10 Razones para los Procedimientos Operativos

Mínimo de Chesire – empezó Alicia tímidamente, pues no estaba del todo segura de si le gustaría este tratamiento: pero el Gato no hizo más que ensanchar su sonrisa, por lo que Alicia decidió que sí le gustaba-. Minino de Cheshire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?

– Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar – dijo el Gato.

– No me importa mucho el sitio… – dijo Alicia.

– Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes – dijo el Gato.

– … siempre que llegue a alguna parte – añadió Alicia como explicación.

– ¡Oh, siempre llegarás a alguna parte – aseguró el Gato- , si caminas lo suficiente!

Usted es integrante del Comité de Administración o Administrador de un condominio, o  de varios condominios, y ¿sabe cuál es el camino que se debe tomar para llegar al lugar de que desea llegar?.

Razón 1 de los Procedimientos Operativos Indican un camino

Tal y como se lo ha indicado el Gato a Alicia en el dialogo anterior, si no se sabe hacia se dirige, cualquier camino da lo mismo. Siempre se llegará a un lugar, aun cuando dicho lugar no sea al cual se debiera de haber llegado.

Los Procedimientos Operativos constituyen el camino sobre el cual debe transitar el actuar de la comunidad, para llegar a un lugar seguro, sin contratiempos originados al interior de la Administración del propio condominio.

El camino para las Asambleas, para el actuar del Comité de Administración, del Administrador y de los Conserjes, indicado paso a paso como hacerlo para efectuar una buena gestión.

Razón 2 de los Procedimientos Operativos Constituyen una herramienta de trabajo

Si al hombre e le entrega una buena herramienta, sin duda va a conseguir mejores resultados, que sin ella, en cualquier ámbito, y como aquí nos preocupa la administración de su condominio, los Procedimientos constituyen una buena herramienta para obtener los mejores resultados.

En consecuencia, su condominio va a trabajar mejor con los Procedimientos Operativos, comparado con una situación a que no tiene procedimientos escritos.

Razón 3 de los Procedimientos Operativos Aumentan el conocimiento

Quién puede señalar, “yo lo sé todo”. Tendría que ser muy arrogante para hacerlo. Todos podemos aprender más, -lo hacemos día a día-, y sin duda entre los Procedimientos Operativos, usted puede encontrar materias que no tenía contemplado realizar en la administración de un condominio.

Toda persona puede tener mejores resultados con mayores conocimientos, y en la administración e un condominio, esos conocimientos son muy necesarios.

La administración no es solamente controlar los gastos comunes como una operación aritmética. Existen otros conocimientos que se deben aplicar para lograr una buena gestión en su condominio.

Razón 4 de los Procedimientos Operativos Disminuyen el desorden y la incertidumbre

El condominio es un sistema en sí, y todos los sistemas tienden a desorganizarse, ello se conoce como entropía, cuando no se aplica sobre ellos una medida de orden. Para mantener el orden se aplica la entropía negativa, que constituye información para mantener la organización en el sistema.

Los Procedimientos Operativos, constituyen esa información necesaria para que la administración de su condominio no se desorganice con el trascurrir del tiempo.

Con ello, se disminuye el desorden que naturalmente se puede generar con el tiempo en su condominio, y a la vez repercute de manera importante, en la reducción dela incertidumbre de saber si se están realizando bien o no las tareas de la administración.

Razón 5 de los Procedimientos Operativos Fijan un estándar de trabajo

En cualquier momento, la asamblea de copropietarios, puede solicitar una revisión a los procedimientos que se están desarrollándose en el condominio, pero no existiendo esos procedimientos no es posible revisar nada.

Nuestros Procedimientos, le entregaran un estándar de trabajo, están señalando que es así, de ésta manera, como el condominio requiere que se efectúen los trabajos, y a todo nivel.

En otras palabras es el piso, respecto de la calidad, de cómo se deben efectuar todos los procedimientos al interior de su condominio.

Razón 6 de los Procedimientos Operativos Los conocimientos son del condominio

En forma periódica se cambian los integrante de los comités de administración y también al administrador, y naturalmente asumen esos cargos nuevas personas, con sus propios conocimientos y experiencias.

Esos nuevos conocimientos y experiencias, generalmente pueden no estar alineados de la misma manera de quienes desempeñaron los cargos en forma anterior, y en razón de ello, su condominio puede estar retrocediendo en la forma de trabajar.

El conocimiento de los Procedimientos Operativos, es por decirlo de alguna forma, propio de la mente del condominio, pensando que es una persona jurídica, y en consecuencia cualquier persona que llegue a desempeñar los cargos, debe trabajar de acuerdo a esos conocimientos, pero que por supuesto, es posible mejorarlos.  

Razón 7 de los Procedimientos Operativos Cerca de 100 Procedimientos

Pensemos un momento y averigüe usted, cuántos procedimientos de trabajo están escritos en su condominio.

Si no tiene ninguno, usted mismo tiene la respuesta.

Ahora, pensé cómo podría trabajar su condominio, con cerca de 100 Procedimientos Operativos, tanto para el desarrollo de las Asambleas, del trabajo de Comité de Administración, del trabajo del Administrador y de los Conserjes.

Es posible reconocer que podría cambiar la situación, pero para mejor, nunca podría ser al contrario. Piense usted en aquellos condominios en los cuales se generan múltiples situaciones que alejan cada día más a unos con otros copropietarios.

Razón 8 de los Procedimientos Operativos Una inversión muy menor

Si su condominio encargara la redacción de estos Procedimientos Operativos, con absoluta seguridad debería invertir varios cientos de miles de pesos, tal algunos millones.

Sin embargo, como ya habrá advertido, la inversión será muy menor, solamente $ 90.000 (Noventa mil pesos), por los cuales se le remitirá la respectiva Boleta de Honorarios.

Una inversión bastante menor, para los beneficios que podrá obtener trabajando con los Procedimientos Operativos. Una sola situación que pueda solucionar particularmente en cualquiera de los niveles en que se trabajan, ya habrá compensado la inversión.

Razón 9 de los Procedimientos Operativos Una reflexión

Se han destacado 10 razones muy adecuadas para ayudarlo a tomar una decisión. Estará de acuerdo con que ellas son razones de importancia, y ni cualquier comentario.

Es todo cuánto puedo hacer. Transmitirle las razones por las cuales su condominio debiera adoptar los Procedimientos Operativos.

Muchos condominios sufren verdaderos desastres por no tener procedimientos de trabajo, y esos desastres los deben pagar siempre los copropietarios, a pesar incluso que alguno o más de alguno, sea causado por un mismo copropietario, con un mal desempeño en su cargo de integrante del Comité de Administración.

De esas situaciones, nos llegan consultas día tras día, y a veces casos dramáticos por su cuantía.

He querido transmitirle algunas buenas razones en las cuales pueden influir los Procedimientos Operativos en su condominio, con seguridad serán un aporte, tal y como lo han sido para quienes ya lo han adquirido.   

También he querido transmitirle mis experiencias adquiridas en el desempeño de las profesiones que poseo: Contador, Técnico en Administración; Técnico en Gestión de Negocios; Técnico en Prevención de Riesgos; Diplomado Administrador de Edificios y Condominios; Experto en Planes de Autoprotección, Diplomado en Protección Civil y Gestión de Emergencias.

El trabajo que se pretende finalmente es proporcionar soluciones, y en los condominios encontrara bastantes.

Razón 10 de los Procedimientos Operativos Y, también los procedimientos para las emergencias

Antes de finalizar, y tal como lo hacemos, con otros servicios, en este caso, le complementaremos sus Procedimientos Operativos con un obsequio muy pertinente: Procedimientos Operativos para casos de emergencias.

Son cerca de 40 Procedimientos, que le serán de utilidad para enfrentar diversas situaciones de emergencias, que se pueden enfrentar en cualquier momento en su condominio.

Santiago Escárez San Martín

editor@eladministrador.cl