miércoles, 30 de diciembre de 2015

Feliz Año 2016

Hasta cierto punto estas son horas mágicas. Se está terminando un año y se esta a horas de comenzar uno nuevo.
Para el año que termina, un Balance. Espero que para todos sea un buen Balance. Un resultado positivo.
Para el año nuevo que comenzará, las esperanzas de que no solamente todo resulte mejor que el anterior, sino que sea el mejor año de la vida de cada persona.
Para quienes leen las Entradas en las cuales, mi unica pretensión es hacer un aporte, que el año 2016, sea el mejor año de sus vidas.
Feliz Año 2016 !!!!!! 

lunes, 28 de diciembre de 2015

Procedimentos en los condominios

Frecuentemente nos estan llegando consultas acerca de las situaciones anormales que muchos condominios deben enfrentar, tanto con los órganos de la Administración, como con el trabajo de los Conserjes.
Sin embargo, muchas de esas situaciones, sino todas, se podrían evitar si el condominio tuviera implementado un Manual de Procedimientos Operativos.
"Lo que sucede es que nos falta tener  más organizado el trabajo"
"Aqui nunca se ha indicado como se deben hacer las cosas"
"En nuestro condominio siempre se ha trabajado mal" 
"En la práctica estamos sujetos a lo que nos indique el Administrador" 
"Nunca nos hemos preocupado de desarrollar procedimientos de trabajo, sabemos que es necesario pero no lo hemos hecho"
Esos y otros son los comentarios más frecuentes que hemos recibido, ya sea por teléfono o en correo eléctronico. 
Todos saben que falta implementar procedimientos de trabajo, pero no se animan a desarrollarlos. No es sencillo describir comoesarrollar cada trabajo, mas aún cuando son decenas en el caso de los condominios.
 Nosotros nos hemos dado ese largo trabajo.
Ahora disponemos de un Manual de Procedimientos Operativos con más de 70 procedimientos que se desarollan al interior de un condominio.
Sabemos que nos pueden faltar muchos, pero mas de 70 ya es un número importante.
Los hemos separado en Procedimentos de
* Las Asambleas
* El Comité de Administración
* El Administrador
* Los Conserjes
El Manual de Procedimientos Operativos, estará disponible desde los primeros días del año 2016.
Si necesita mayor información, escribamos a editor@eladministrador.cl

martes, 22 de diciembre de 2015

Cámaras de seguridad versus derechos constitucionales

Con seguridad, en aquellos condominios en los cuales se han instalado camaras de seguridad, lo han hecho con la finalidad de utilizarse como un sistema inhibidor de acciones delictuales.
Creo que ese ha sido el objetivo que deben  de haber ponderado, tantos las Asambleas como los Comités de Administración, que han adoptado esa desición. Claro está que en muchos casos ni siquiera han debido adoptar esa desición, pues el condominio, originalmente fue construido con esas instalaciones.
Hago este alcance previo, en atención a que en el día de hoy,  han presentado recursos legales en contra de unos globos con cámaras de vigilancia, que surcaban los aires de dos comunas en la región de Santuago.
El argumento de esos recursos jurídicos, dice relación con que se violenta el derecho a la privacidad de las personas.
Ahora bien centremonos en los condominios.
Si se ha presentado un recurso en contra de globos que tienen una cámara de vigilancia en altura, podrá ser previsible que en alguna oportunidad se presente en contra de un condominio, pienso que puede ser.
Mas aún cuando una de las cualidades que se destacan de esas cámaras es el control a distancia.
Adonde quiero llegar.
Quiero llegar a que esa situacion debe estar debidamente reglamentada en el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, del condominio y además señalizar que existen esas instalaciones. Asi todas las personas que ingresen al condominio saben que estan siendo grabados.
Pero eso no es lo más importante.
Lo mas importante es resguardar la privacidad y honra de las personas, mediante la implementación de normas que ordenen el uso de las imagenes que se hubieren conocido a traves de las pantallas de control.
Para ejemplo un boton.
Pueden los Conserjes o cualquier otra persona, obtener fotografías de algunas imagenes que se encuentren mirando??
Pueden los Conserjes u otra persona hace una copia de algunas imagenes o de un dusco duro??.
Esas situaciones pueden constituir una agravio para la o las personas que han sido fotografiadas o copiadas, y por supuesto el dueño de las instalaciones, es decir, el condominio, es el responsable del manejo de dicha información.     
Con ello se estaría vulneranndo el derecho constitucional a la privacidad y a la honra de las personas.
Atención pues al trabajo con las cámaras de vigilancia.

Y como ha resuelto usted la obligacion de informar??

Por mi experiencia pocos administradores de condominios conocen la Obligación de Informar los riesgos del trabajo.
Algo conocen pues han escuchado acerca del Derecho a Saber, pero la idea finalmente es más profunda que ello. 
Para mi no es lo mismo ya que la norma legal hace recaer en el empleador, la obligación de informar los riesgos del trabajo a sus trabajadores, en ninguna parte de la norma en comentario hace mención a un "Derecho del Trabajador".
Todas ls personas tenemos ciertos derechos y cada uno sabe como los aplica. Tambien tenemos algunas obligaciones, las tributarias tan de moda, el Estado se preocupa que las cumplamos.
En el aspecto laboral el trabajador no tiene un "derecho a saber", es el empledor a quien se le ha asignado una responsabiidad, cual es, informar de los riesgos del trabajo a sus dependientes. 
En cualquier demanda laboral producto de un accidente, el tribunal no investiga acerca de como el trabajor hizo uso del derecho a saber, eso no sale a relucir.
Lo que si se solicita es conocer en forma detallada y verificable, como el empledor cumplió oportunamente con su Obligación de Informar los riesgos del trabajo. 
En consecuencia, entre ambas situaciones, existe mucha, pero mucha diferencia.
Por lo mismo le consulto a usted amable lector ¿cómo ha solucionado en su organización este aspecto tan importante?
Muchas, pero muchas veces mas de lo conveniente, se ha copiado un Reglamento de aquellos muchos que circulan en internet, pensando que se ha hecho un buen trabajo y se ha ahorrado algunos pesos al empleador.
Nada mas lejano de la realidad. Se ha engañado uno mismo y al empleador.
Dar solución a la obligación de informar es sencillo, pero se debe saber como hacerlo y desafortunadamente en el último tiempo he debido analizar Reglamentos confeccionados por profesionales del derecho,  que no saben como hacerlo, y también han copiado sobre éste tema, tan importante para el empleador.
Por lo msimo, le pido analizar su situación particular y ver como ha resuelto éste importante tema, que por supuesto, no es importante porque lo diga éste editor, sino más bien, por lo que dicen las sentencias en aquellas demandas por accidentes del trabajo.
Solicite su Reglamento desde aqui.

domingo, 20 de diciembre de 2015

Contratación de seguros en condominios

La obligación es la de contratar un seguro de incendio para los espacios comunes y también de incendio para aquellas unidades que no han contratado en forma particular su propio seguro.
Ahora bien, será necesario  contratar el adicional de sismo.
En mi opinión, si que se debe contratar el adicional de sismo.
Vivimos en un territorio en el cual una de sus características es la frecuencia de sus terremotos.
Esa importante característica de nuestro territorio no debe ser pasada por alto en los condominios, ya que si en un edificio se generan daños por causas de un sismo, los valores que se van a ver involucrados son muy elevados, lo que eventualmente podrían impedir que los copropietarios asuman las reparaciones.
Al contratar un seguro la idea fundamental, es traspasar esa responsabilidad a la empresa en la cual se  contrata el seguro, es una eventualidad que puede o no suceder, pero si llegara a suceder, se tiene el respaldo de la cobertura que entregue la póliza.
Por lo mismo si no se contrata el seguro, esa responsabilidad recae en los mismos copropietarios.
Esta materia puede ser respondida con mucho más exactitud, por aquellos copropietarios que durante los terremotos han sufrido la pérdida de sus propiedades, al no contar con un seguro que entre sus adicionales hubiera tenido el de sismo.
He conocido el caso de un edificio que en el año 2010, sufrió importantes daños, pero estaba asegurado y recibió una importante indemnización.
Pero luego no ha contratado el adicional de sismo para no elevar los gastos comunes, en circunstancias que los copropietarios creen que sí se encuentran cubiertos en caso de un nuevo terremoto. En ese caso la responsabilidad la están asumiendo tanto el C. de Administración como el propio Administrador.
La intención de ésta Entrada en llamar a una reflexión a aquellos Administradores e integrantes de los C. de Administración, que no cuentan con un seguro de sismo, reconociendo que nuestro territorio es indudablemente sísmico. 
 


sábado, 19 de diciembre de 2015

Accidente en condominio

Hace apenas algunos días ha ocurrido un accidente en un condominio. Un trabajador que limpiaba vidrios, cayó desde unos 26 pisos, con consecuencias fatales.
El accidente ya ha ocurrido, y no se puede hacer nada para solucionar las situaciones que originaron o que se analizaran en la investigación del accidente.
Veamos.
El accidentado era un trabajador dependiente o independiente?. Si es dependiente, se analizará que hizo el empleador respecto al trabajador y dos aspectos esenciales, si se le había entregado un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad y también si se le habían informado los riesgos del trabajo.
Si es trabajador independiente, se analizará que hizo el condominio como medidas de prevención de riesgos. No olvidemos que estaba trabajando en sus instalaciones.
Luego, cómo es posible que se cortaran todas las cuerdas, ya que al parecer eso fue lo que sucedió.
Las cuerdas que se utilizan no son para soportar 100 o 200 kilos, son para soportar 1.000- 2.000 kilos, además que debió de haber tenido una cuerda de vida, que lo protegía si las cuerdas del sillin o andamio colgante, se cortaran.
Un tema super importante dice relación con su dependencia o no de un empleador. Si era dependiente, se encontraba cubierto por la ley de accidentes del trabajo, pero si trabajaba en forma independiente, puede ser que no hubiere cotizado para estar cubierto por dicha ley.
Y el daño moral de su familia, ¿quién lo asume?
Cuándo me comentaron el accidente, y luego de sentir el pesar por la victima, pensé en la comunidad de copropietarios, va tener que contratar una buena defensa legal, lo mismo, su empleador si fuera dependiente.
Se ha perdido una vida y luego todo se reducira a demostrar que en el accidente no se tuvo ninguna responsabilidad.
En estos casos es donde sale a relucir la real importancia del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, y el cumplimiento de la Obligación de Informar los riesgos a los trabajadores. Sin haber cumplido estas dos exigencias básicas, la eventual demanda ya ha sido perdida o ganada, según sea el caso.
Analice entonces cómo es su situación.

martes, 15 de diciembre de 2015

Las acciones se deben acreditar documentalmente

Muchas de las tareas de un Administrador de un condominio, se realizan a traves de llamadas teléfonicas, por ejemplo, una liquidación de un siniestro.
Mas o menos es asi, se llama al Corredor para informarle del siniestro, se entrega el detalle del porque ocurrió, el lugar preciso del condominio, y los daños sufridos.
El Corredor o Compañía de Seguros, escuchará y efectuará sus comentarios, pero al final de la conversación le dirá, que por favor le envié todos los antecedentes por correo electrónico.
Luego sigue el trámite de la Liquidación y se solicitan o envián antecedentes referidos al siniestro, pero todo a traves del correo electrónico, hasta el momento de obtener la Liquidación del Siniestro.
Pero esa Liquidación es apelable también , el asegurado la puede rechazar, y se debe volver a realizar la evaluación de los daños.
Para finalmente obtener una Liquidación definitiva y el pago de la indemnización si corresponde.
Lo que deseo transmitir dice relación con la comunicación que corresponde realizar para llegar al término de la Liquidación, ella queda escrita en los correos electrónicos intercambiados entre los actores: Asegurado, Corredor, Liquidador y Compañúa de Seguros.
Lo que se desea transmitir a través de ésta Entrada, es lo siguiente: Si el Administrador no puede acreditar toda la comunicación anterior, quiere decir sencillamente que no hizo el reclamo original.
Todo el trámite requiere obligatoriamente trámites escritos, comenzando por la Denuncia del Siniestro, y si su Administrador no puede acreditar ello, la verdad es que debe preocuparse.
Si el Administrador informa todo en forma verbal pero no acredita a traves de documentos escritos , ninguna acción que haya realizado, la situación es complicada.
Entonces cuando vea ésta materia, y luego de solicitarle infomación verbal al Administrador, pidale que le entregue una copia de toda la comunicación realizada con el fin de obtener los resultados perseguidos por la Denuncia del Siniestro.

sábado, 12 de diciembre de 2015

En la confianza está el peligro

De esta forma comenzamos nuestra página  acerca de las Revisiones de Cuentas.
Pero vamos traduciendo el dicho.
Seguros Generales. La Póliza no tiene seguro de sismo. la verdad es el Comité de Administración no sabia, pero estaba seguro que el condominio tenía que contar con dicha cobertura. ¿Que le sucedería al propio Comité frente a un terremoto en el cual el condominio no se había percatado que el Administrador no había incorporado la cobertura de sismo en su Póliza de Incendio.? y ¿que les pasaría a los copropietarios que ni siquiera sabían de esa situación, pero que estaban seguros que debían contar con la cobertura??
Pago de Cotizaciones. Si usted revisa el pago de las cotizaciones les pueden mostrar las planillas pagadas, incluso en el caso que se paguen aún con planillas de papel. Primer error pagar con dichas planillas.
Pero aún cuando se paguen a traves del Portal Previred, quien asegura que se estan pagando correctamente.?  El asunto aritmetico estará bien, pues el Portal los calcula, pero ¿el contenido de las cotizaciones y pagos efectuados??
Caja Chica. Si no es absolutamente necesario, no implementen el pago a través de Caja Chica. Analice sus pagos por Caja Chica en forma mensual, que cantidad suman dichos pagos, es una cantidad importante y por conceptos que no pueden hacerse de otra manera, o es una cantidad mínima. Si es una cantidad mínima, elimine de inmediato la Caja Chica. 
Si es una cantidad muy importante, tampoco está bien, revise el movimiento de Caja Chica. Sobre todo si la Rendición de Cuentas se realiza con un tiempo superior a un mes.
Remuneraciones. Se estan pagando bien las remuneraciones, estan bien efectuados todos los descuentos, Estan descontados todos los Anticipos y los préstamos.
Conducta ética. Usted ha sabido o peor aún sufrido una falta a la verdad de su Administrador, que tenga que ver con el manejo financiero de su condominio.
En este aspecto el Administrador ha participado de alguna acción incorrecta para arreglar la propia comisión de sus errores u omisiones.
Practicamente todas esas situaciones y muchas otras, es posible detectarlas a traves de una revisión de cuentas, siempre que se encuentren ocurriendo.
A veces se comenta que en la confianza está el peligro, pero ciertamente no se sabe dimensionar cual es el peligro, porque incluso se desconce ese peligro, pero aún asi se mantiene la confianza.     
Finalmente se puede tener confianza en una persona que dice si a todo, y se descontrola cuando se  le habla de la falta de transparencia.
Espero que usted no vaya a ser otro de los integrantes de un comité de administración que vaya quedando con la boca abierta cuando se le vayan señalando todos y cada uno de los errores y omisiones de su condominio, y se le pregunte, ¿que hizo el Comité de Administración para evitar aquello?.

jueves, 10 de diciembre de 2015

Reglamento Interno de Higiene y Seguridad

Existe la mala, pésima costumbre de los Administradores de condominios que para solucionar el tema de la implantación del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, en adelante CPHS, copian uno de internet le cambian el nombre y lo implementan en su condominio.
Y ni siquiera saben lo que estan implementando.
Un ejemplo de lo que he encontrado en esos Reglamentos. Señalan que la obligación de informar a los trabajadores los riesgos del trabajo, se cumplirá a traves del Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
Y el condominio por la cantidad de trabajadores existentes, no tiene la obligación de tener un funcionamiento dicho CPHS. 
Entonces la consulta es, si han implementado esa forma de entrega de información cómo lo hacen si no tiene ese Comité?
Esta situación  no es para nada irrelevante para un empleador.
Otro error comun en esos reglamentos de los condominios. 
Se señala que la empresa puede decidir cerrar total o parcialmente las actividades y otorgar a todo el personal un feriado colectivo.
Si usted piensa que no es verdad le puedo indicar que he visto varios e incluso uno de ellos, desarrollado por especialistas jurídicos.
Otro error referido al CPHS,  cuando el Comité Paritario compruebe que un accidente o enfermedad profesional se debió  a negligencia inexcusable del trabajador, lo comunicará al Servicio de Salud respectivo para los efectos pertinentes. 
Pero si no se tiene CPHS. Al menos en el condominio que estableció esta norma en su Reglamento.
Podría seguir enumerando otros errores, pero al escribir esta Entrada la intención era detenerme solamente en el primero de los señalados: la forma de informar los riesgos a los trabajadires.
Este es un tema de la mayor relevancia, por decirlo de alguna manera, el segundo luego de haber implementado el propio Reglamento Interno.
Debe saber el lector que he estudiado mas de 2 centenas de sentencias sobre accidentes del trabajo y en todas, sale a relucir los temas que he tocado: el Reglamento Interno y la obligación de informar los riesgo del trabajo.
Y desafortunadamente en todas las sentencias son principalmente desfavorables para el empleador, por no haber cumplido las dos o la segunda de dichas obligaciones laborales.
Entonces, primero verifique que tiene el Reglamento y luego que esta correcta la forma de informar los riesgos del trabajo.

El resultado de una revisión de cuentas

He terminado un trabajo de revisión de cuentas de un condominio, muy acotado el trabajo, pero a la vez muy importante.
Tambien a traves de mi vida laboral he desarrollado muchos trabajos similares.
Pero lo cierto es que nunca había encontrado tantos errores y malos manejos en el ambito financiero. Las evidencias encontradas dan cuenta sino de un trabajo deliberado de hacer las cosas mal, al menos hacerlo con total irresponsabilidad y desconocimiento.
No debo dar cuenta de lo detectado, pero son errores y malos manejos impresionantes, que nunca pense poder encontrar. 
Lo que si puedo señalar: lo primero que hice al comentar con el Adminisrador sobre el trabajo de la revisión de cuentas, fue recomendarle que no tratara de engañarme, y justamente fue lo que hizo, no en una sino en varias situaciones. 
Lo anterior me puede demostrar que el mal manejo no puede ser el resultado solamente de errores, pero ello se debe acreditar en forma fehaciente y estoy solicitando antecedentes para lograrlo.
Entre esos antecedentes he solicitado al condominio que se debe revisar, al menos los ingresos de gastos comunes de los dos últimos años y verificar el destino de los valores recaudados, -sería aun cuando podría significar mucho para mi en forma profesional-, muy malo para el condmonio si se verificarán las dudas que he presentado.
Desgraciadamente por las evidencias encontradas, lo mas probable es que se conviertan en realidad.
Al evaluar al Administrador he considerado dos aspectos; consideraciones técnicas para el desarrollo de su trabajo, y consideraciones éticas en su actuar, y lamentablemente no se en cual de las dos sale mas mal evaluado.
No estoy exagerando. Y tal vez quede corto en señalar lo anterior.
Finalmente mañana entregaré el Informe al C. de Administrador, y ya se verá cual es el resultado.
El trabajo realizado me permite recomendar que los condominios deben efectuar prácticamente en forma obligatoria una revisión de cuentas cada cierto tiempo. Si se piensa que ello no es necesario, bien, pero ya está dicho.
Tal vez las personas que no desean efectuar una revisión de cuentas piensen en el costo de ella, pero si existen problemas, puedo asegurar que el costo será mucho menor que los eventuales daños patrimoniales que pueda sufrir un condominio.
El daño en este caso es de varios millones de pesos y creo razonablemente si se hace la revisión recomendada, que el valor hasta se pueda hasta triplicar.
En nuestra página a la cual lo redirijo, usted podrá apreciar como iniciamos nuestra presentación: en la confunza está el peligro. 

domingo, 6 de diciembre de 2015

Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para piscinas en condominios

Ya estamos francamente en la temporada de piscinas y muchos condoinios aún no normalizan el uso de su pisicina.
Como he comentado en varias Entradas anteriores, existen las siguientes posibilidades:
1.  Contratar personal salvavidas y de primeros auxilios, que deben estar presentes durante todo el tiempo de uso de la piscina o,
2.   Confeccionar un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para el uso de la piscina.
El uso de personas para que cumplan las funciones señaladas en el número 1, va a incidir de manera importante en el total de los gastos comunes de cada uno de los meses en los cuales se use la piscna.
En cambio, la implementación de un Reglamento Interno, que es nuestra Propuesta, prácticamente no se va a notar en el primer mes, y en todos los restantes no tiene ninguna incidencia.
Por varias razones creemos que nuestra Propuesta es la mas adecuada para los condominios, y de hecho son centenares los condomnios de todas las regiones que ya la han aceptado.
Si se toma un ejemplo de cualquier condominio, se podrá apreciar que quienes utilizan la piscina, es la minoria de los copropietarios, muchos usuarios son visitas de ellos, pero muchos copropietarios nunca la han usado ni la usaran. Y ellos son principalmente las personas adultas. Las que pagan religiosamente y en forma oportuna sus gastos comunes. 
El objetivo de nuestra propuesta es entregar a la comunidad las normas que se consideran adecuadas para el uso de la piscina, para prevenir accidentes por inmersión y por la contaminación de las aguas, y con el agregado de evitar un mayor costo en los gastos comunes de los meses de Verano.
La planificación nos indica que los trabajos se deben realizar en forma oportuna. No sirve de mucho que quiera implementar un Reglamento Interno luego de un accidente o luego que sea fiscalizado por la Autoridad Sanitaria y se constate sus faltas a la normativa vigente.
Le invitamos a que visite nuestra pagina en la cual presentamos nuestra Propuesta de trabajo, para la confección de su Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para piscinas de uso público restringido, como es el caso de aquellas construídas en los condominios, hoteles, escuelas, etc.
editor  

Cuidado con la Caja Chica

En mis muchos años de experiencia laboral, incluyendo varios como auditor interno de una empresa a nivel nacional hace ya tambien muchos años, he debido revisar inumerables veces las rendiciones de cuentas de caja chica, que hasta el día de hoy -como profesional independiente- se repiten las mismas tonteras con la finalidad de justificar gastos que no se han generado.
  • documentos incorporados en 2 o mas rendiciones de cuentas diferentes
  • documentos rendidios con más de tres o cuatro meses
  • documentos sin indicar el material que se ha comprado
  • recibos de dinero justificando compras en locales en donde normalmente se emiten boletas y/o facturas
  • no rendición de todos los valores entregados
  • montos millonarios manejados como como caja chica
  • rendicion con documentos por servicios que no prestan los locales que emiten esos documentos  
  • y muchas pero muchas otras situaciones que permiten que se paguen rendiciones de cuentas que incorporan documentos o situaciones incorrectas.
En nuestra página en la cual ofrecemos el servicio de Revisiones de Cuentas, comenzamos señalando que en la confianza está el peligro, y los hechos que se van encontrando en una revisión tras otra, nos entregan cada día el convencimiento de ello.
Ahora bien, en una empresa se tienen los recursos humanos para efectuar esas revisiones de caja chica, ¿pero que pasa en los condominios?. Cuidado allí.
No basta con que los documentos cuadren aritmeticamente con el valor a rendir, existen otros aspectos que también se deben considerar, y como mínimo, que se deje una evidencia de la persona que ha revisado la rendición de cuentas.
Si bien el nombre es caja chica, el daño que se puede ocasionar por ese procedimiento, no es chico, pero lo peor es que practicamente no se piensa que por allí, se puede producir un daño material importante.
Asi que se reitera la recomendación: Cuidado con la Caja Chica. Si puede no utilice éste procedimiento.


viernes, 4 de diciembre de 2015

Más Revisión de Cuentas

Muchos de los trabajos que realizamos dicen relación con la prevención de riesgos, Reglamentos Internos, Plan de Emergencias, etc..
Tambien son muchas las solcitudes para efectuar una Revisión de Cuentas, y deseo comentar cual es la relación entre ambas situaciones señaladas.
¿Cuando se preocupan muchos empleadores sobre las exigencias de mantener un Reglamento Interno e Informar los Riesgos a los trabajadores?, precisamente, cuando ya ha ocurrido un accidente del trabajo y se dan cuenta que no han trabajado las materia de prevención. Muchas veces ya no hay nada que hacer.
Ahora bien, cuando los condominios estiman oportuno efectuar una Revisión de Cuentas, correcto nuevamente, cuando las cosas se han salido de control y la desconfianza es lo que prima.
Han subido los gastos comunes, se han cursado multas laborales al condominio, se ven muchos trabajos que parecen inoficiosos, las cuentas de los servicios básicos se pagan con retraso, etc. etc., es decir existen múltiples evidencias que las cosas no estan funcionando bien.
Entonces, luego de varios años,  se piensa en una revisión de Cuentas o en una Auditoria, ¿pero para que?.
Exacto nuevamente, para confirmar que todo lo malo que se pensaba estaba ocurriendo, ha sucedido ya.
Sirve de algo, confirmar las sospechas. Claro, sirve como experiencia, pues uno piensa que ya no volvera a ocurrir, pero nuevamente sucede.
Ahora si que se debe pensar en la Revisión de Cuentas, pero realizarla antes que puedan ocurrir los hechos incorrectos, como una manera de prevenir esa ocurrencia.
Al menos una vez al año, se debieran revisar los antecedentes de la Administración, que no son pocos, pero se debiera pedir una opinión independiente de como estan funcionando las cosas en el condominio.
A veces se puede estimar que se está trabajando bien, pero también pueden llegar las sorpresas y prácticamente todas, desagradables.
Si quisiera escribir una Entrada extensa, podría perfectamente escribir sobre los problemas que se pueden encontrar en una Revisión de Cuentas, estará toda la tarde en ello, pero la idea es escribir Entradas sencillas, cortas, que no cansen al leerlas, pero a la vez interesantes.
Entonces es el tiempo de la reflexión, ¿será necesario asegurar que las cosas se han estado administrando de buena manera en nuestro condominio?

  
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martes, 1 de diciembre de 2015

Revisión de Cuentas en los condominios

Muchas veces nos escriben para efectuar una Revisión de Cuentas de algún condominio. Todo estaría bien si no fuera del porque escriben cuando ya tienen muchos problenas.
Todos los años se debiera efectuar ua Revisión de Cuentas, no para encontrar algo incorrecto, sino más bien para asegurarse que todo se esta ejecutando en forma correcta.
Existen  varios temas importantes que se deben analizar, por ejemplo: 
  • unos 20 aspectos de los gastos comunes;
  • también unos 20 del aspecto laboral
  • unos 15 de Prevención de Riesgos
  • unos 10 de Emergencias
  • unos 6 de seguros generales
  • unos 15 aspectos referidos a la ejecución de trabajos
  • unos 15 del aspecto financiero, etc.
Y le puedo asegurar que en algunos se pueden encontrar algunas situaciones que se deben corregir, desafortunadamente en algunas ocasiones son muchos los aspectos a corregir, y en forma clara denotan la intención de cometerlos.
Lo peor de todas ls situaciones, es que ellas siempre generan un costo para la comunidad, que los copropietarios pagan sin saber de su ocurrencia, y pensando que todo esta bién.
Un ejemplo. Hoy 1 de Diciembre le pregunté a un Administrador que pasaba con la carta con la cual el organismo administrador al cual estan adheridos, informó en Septiembre al condominio de su nueva cotización adicional diferenciada, que deberá pagar entre el 1 de Enero de 2016 y el 31 de Diciembre de 2017.
Primero no tenía la carta, luego señaló que había una deuda con el organismo administrador, pero no sabía el valor ni de cuando se había generado.
Consulté al organismo administrador y se me entregó la información, existía una péqueña deuda de cotizaciones y se podía solicitar la rebaja de la cotización adicional a 0%.
El Administrador no había hecho nada porque me indicó que tenía planificado hacerlo ahora en Diciembre. En aproximadamente 1 hora ya tenía claro lo que se debía hacer y se le informó al Comité de Administración.
Un poco molesto, le indique que el plazo normal para solicitar esa rebaja era hasta el 31 de Octubre. Insistió que lo tenía programamdo para éste mes de Diciembre.
Ahora se debe pagar la deuda y solicitar la rebaja que comenzaría a efectuarse no en Enero sino que en Marzo del 2016, aún existe un plazo hasta el 31 de Diciembre.
Pero si no se hubiera revisado esa situación, junto con más de un centenar de otras situaciones, no se habría hecho nada, y el condominio hubiera seguido pagando cerca de $ 30.000 mensuales por 24 meses, y ese gasto no es visible para los copropietarios, pues se le indica que esa es la cotización a pagar y no se analiza mas allá.
Solamente por esa revisión  el condominio se ahorrará más de $ 700.000 en los dos próximos años, que si no ocurren accidentes del trabajo, se pueden extender por otros dos años y si sucesivamente.
En fin, lo que deseo transmitir, es la necesidad de efectuar las revisiones de cuentas, aún cuando no se haya llegado a situaciones más complicadas.