lunes, 30 de mayo de 2005

Funciones del Administrador

Quiero detenerme un momento en una de las funciones que la ley de Copropiedad le asigna al Administrador. Esta función se encuentra contenida en el artículo 23 de la ley, y dice que son funciones del Administrador "..., velar por la observancia de las disposiciones legales y reglamentarias sobre copropiedad inmobiliaria y las del Reglamento de Copropiedad; ..." La idea que deseo transmitir es que además de lo que generalmente se piensa de que el Administrador se encuentra obligado a respetar la legalidad, esa es una función claramente señalada en la ley, en consecuencia los señores Administradores no pueden desconocer la norma o su espiritú. Los Administradores no solamente deben hacer cumplir las normas a los señores copropietarios, sino que también a la Asamblea y a los integrantes del Comité de Administración. La ley radica en la persona del Administrador la función de velar por el cumplimiento de las normas legales sobre copropiedad inmobiliaria, en consecuencia si la Asamblea o uno o mas miembros del Comité de Administración la sobrepasan o intentan sobrepasarla, debera ser el Administrador quien deberá indicar esa circunstancia. Por supuesto que el Administrador debe ser el primero en cumplir las normas legales. En resumen, el Administador deberá velar por la observancia de la normas legales y reglamentarias, como también del Reglamento de Copropiedad de su comunidad. Esa observancia deberan cumpirla todos los actores -incluyendose el mismo Administrador- que se encuentren involucrados en la Administración o gestión de una Comunidad de Copropietarios y de quienes se relacionen con ella. Por tanto, ninguna persona o entidad, puede arrogarse más atribuciones que las que legalmente les corresponden. Los Administradores o integrantes del Comité de Administración e inclusive las mismas Asambleas deben ceñir su actuación a lo señalado en las normas legales. Todos hemos leído o escuchado sobre personas que creen que por desempeñar un cargo eminentemente temporal, se arrogan atribuciones mas alla de lo que le permite la ley. Eso se debe terminar.

martes, 24 de mayo de 2005

Contabilidad de un Edificio

Hace algun tiempo me desempeñé como Contador de una comunidad de copropietarios. Fue una buena experiencia, a pesar de los muchos cambios que introduje. En primer lugar la contabilidad debe ser utilizada como un medio eficaz de información, tanto a los órganos de la administración como a los señores copropietarios. A los órganos de la adminitración, pues a ellos les puede servir en su labor de gestión, y a los copropietarios les debe servir para visualizar que sus gastos comunes han sido invertidos de buena forma, en los conceptos que las leyes y/o que ellos mismos han definido. He visto algunos informes contable y si bien es cierto los copropietarios no entienden mucho los informes por su carga técnica. Los mismos informes no hacen mucho para mejorar esa situación. Me recuerdo que en los informes incorporaba una análisis porcentual de lo ingresos y gastos, pues es muy diferente analizar un informe solamente de pesos con otro que además le diga en forma porcentual como se generarón los ingresos y como se invirtieron. También el informe lo utilizaba para que se informara porcentualmente la deuda de cada unidad, tratando que sirviera de incentivo para que todas las unidades tuvieran un porcentaje igual a cero en la nómina de deudores morosos. Tanto sirvió este tipo de información que incluso varias unidades se encontraban en un momento pagando por anticipado sus gatos comunes. Todos los contadores saben hacer un análisis financiero de los estados de resultados de las contabilidades que mantienen en sus carteras. Esa misma experiencia deben traspasarla a los informes contables de las comunidades de copropietarios. Esa información les puede facilitar mucho la comprensión del destino de los valores de la comunidad, circunstancia que generalmente genera preocupación o deconfianza entre los copropietarios. Lo mejor es la transparencia y la buena información.

lunes, 23 de mayo de 2005

Seguridad en Edificios y Condominios

Hay que preocuparse de la seguridad en los condominios, sobre todo ahora que la preocupación por los délitos contra las personas se encuentra entre las necesidades mas urgente de la población.

¿De que seguridad se debe preocupar el Administrador?

Seguridad del Condominio (seguridad privada)

Prevención de Accidentes

  • Instalaciones

Prevención de delitos

  • A la propiedad
  • A las personas

Seguridad de las personas (habitantes de la comunidad)

  • Prevención de accidentes en el hogar
  • Prevención de accidentes en el Condominio

Seguridad de la información (existe información privada)

  • Cuidado sobre el acceso de la información

Seguridad sobre la Responsabilidad Legal (Responsabilidad extracontractual)

  • Cumplimiento de las normas legales
  • Plan de Emergencia
  • Reglamento Interno de Seguridad e Higiene
  • Derecho a Saber
  • Capacitación
  • Prevención de Riesgos Laborales

En cada uno de esos temas el Administrador debe saber adoptar las medidas necesarias con la finalidad de prever la ocurrencia de algún siniestro.

Es necesario estar siempre preocupado de ello, y se deben conocer las razones que pueden originar o desencadenar la ocurrencia de un hecho no deseado.

Ello permite mantener un Sistema de Seguridad Integral. Todo es perfectible, cada cierto tiempo se puede poner a prueba y arreglar los aspectos débiles del sistema de seguridad.

domingo, 22 de mayo de 2005

Determinando objetivos

Cuántos y cuáles son los objetivos de un Administrador de Edificios. Por cierto son mas de uno. Existen objetivos de corto, mediano y largo plazo. Fáciles de cumplir y otros más complicados. Veamos. Por cierto un Administrador debe tener más de un objetivo que alcanzar en el desempeño de sus funciones. Es imposible que tenga un sólo objetivo. En el aspecto de recaudación de gastos comunes, su objetivo debe ser el lograr que todos los señores comuneros efectúen sus pagos cuando corresponde. Pero si existen deudores morosos, su objetivo debe ser la regularización de esas cuentas lo más pronto posible. En el aspecto de prevención sus objetivos debieran ser, mantener actualizado el Plan de Emergencia, mantener implementado el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, prevenir en lo posible accidentes de trabajo (y prestar la atención más expedita posible cuando ellos ocurran), seguros contratados. En el aspecto administrativo, mantener la información laboral y previsional al día, contratos de trabajo actualizados (por lo menos una vez al año deben ser actualiados), sueldos e imposiciones previsionales pagadas, feriados, horas extras, contratos de honorarios, libro de asistencia, retención de impuestos, documentación a disposición de los señores comuneros, listado de copropietarios, etc. todo al día. En el aspecto técnico: mantenciones preventivas de instalaciones, reparaciones cuando correspondan, aseo y limpieza del condominio, mantención de planos de instalaciones, etc. Tambien debe ser uno de los objetivos de los Administradores su propia capacitacion, su perfeccionamiento personal, el de los trabajadores de su dependencia, proporcionar una información oportuna y transparente, una buena atención a los comuneros y público en general, la protección de la responsabilidad de la comunidad, el pago oportuno de lo servicios contratados, rendición de cuentas en forma completa y oportuna, etc. La idea que deseo transmitir es que el Administrador de Edificios, debe saber que tiene muchos objetivos que cumplir, unos más importantes que otros, unos más simples que otros, pero el cumplimiento de cada uno de ellos, le ayudará a satisfacer en mejor forma la necesidades que poseen los copropietarios de una comunidad. Los objetivo no se cumplen en forma lineal, uno tras otro, sino más bién, se van cumpliendo en forma funcional y de acuerdo al transcurso del tiempo, por ejemplo, en un determinado mes me puedo poner como objetivo cumplir todas la obligaciones que impone la ley de accidentes del trabajo, en otro con las obligaciones de la misma ley de copropiedad inmobiliaria (plan de Emergencia, seguro de incendio, listado de copropietarios, entre otros), por otro lado el mantener al día los sueldos y las imposiciones previsionales se va cumpliendo con el transcurso del tiempo, etc. Entonces la idea es -a manera de ejemplo-, diseñar un catastro de todos lo objetivo que se deben cumplir y comenzar a desarrollar las actividades necesarias a objeto de llegado fines de año, demostrar un trabajo consistente y permanente.

viernes, 20 de mayo de 2005

Manejo de crisis

Infortunadamente estamos viendo una situación muy lamentable que se encuentran enfrentando en el Ejercito de Chile. Sin hacer criticas, ha llamado la atención el manejo -al parecer descoordinado- de la información acerca de las personas que hasta el momento se encuentran extraviadas en la pre cordillera. Esa situación puede empeorar la percepción que tiene la ciudadanía de la labor que efectúa el Ejercito para superar esta crisis. Luego de pasado estos momentos, apareceran muchas persona criticando al Ejercito, a los oficiales y a cualquiera otra entidad que estuviera involucrada. Quiero en estos momentos pensar un poco en un Cabo y un Teniente que se devolvieron a buscar a unos soldados que estaban quedando pérdidos. Ellos los reunieron y guarnecieron, fueron los 50 que aparecieron sanos. Vi en las pantallas a una madre que se preguntaba y reclamaba que ellos estuvieran salvos en circunstancias que su hijo aún no aparecía. Su hijo se encontraba bajo el mando de esas dos personas, pero al parecer no se encontraba entre los rezagados. El pesar de esa madre es muy comprensible. Sobre todo para quienes somos padres. Pero ese Cabo y Teniente tuvieron que adoptar una desición en medio de un fuerte temporal y viendo que los jovenes estaban quedando "botados" decidieron ir en su ayuda. En la practica, lo entiendo asi yo, los salvaron. En el fuero interno de esos dos soldados deben creer que han salvados muchas vidas, y creo fuertemente que ello es efectivo. Sin embargo, para otras personas apareceran como responsables de haber abandonado a sus soldados. Una misma desición provoca dos interpretaciones totalmente distintas. Espero que las desiciones que en todo momento se adoptaron, hallan sido las mas correctas de acuerdo a las circunstancias que estaban enfrentando. Criticar luego de los hechos es fácil. Pero las personas que se encontraban allí deberan develar toda la verdad de lo ocurrido. Espero por cierto que los 41 soldados que no aparecen, vuelvan sanos y salvos. Ahora bien, muchos administradores debemos sacar lecciones de estos sucesos y otros menos drámaticos que ocurren con frecuencia en nuestras vidas. La caida del avión en Portezuelos; un incendio en un edificio en Viña del Mar; un asalto a una residencia de un condominio; un accidente laboral grave, etc. todos esos sucesos son crisis que deben enfrentar quienes son los afectados y/o responsables. Los condominios ¿tienen sus Reglamentos Interno al día?, ¿su Plan de Emergencia implementado?, ¿han informado de los riesgos laborales a sus trabajadores?. Estas son situaciones básicas que deben mantenerse al día para -llegado el momento- enfrentar en mejores condiciones un "manejo de crisis". Luego viene enfrentar a la prensa.

martes, 17 de mayo de 2005

Descanso obligado

Durante los últimos 6 días he debido soportar una fuerte gripe que me mantiene en cama muy complicado. Durante estos días he debido presentar Licencia Médica, a objeto de justificar mi insistencia al trabajo (clases) pero ciertamente, lo que verdaderamente me ha complicado es la enfermedad que en esta oportunidad me atacó en forma muy rápida y muy fuerte. Afortunadamente ya me encuentro recuperando y espero comenzar a escribir en los próximos días sobre los temas que nos importan. Si alguién vió en el Canal de Tv del Senado de Chile, el seminario Desigualdad de Oportunidades: La verguenza de Chile, habrá apreciado que algunas de la ideas que trató de incluír en mis entradas, en forma muy rudimentaria por cierto, fueron incluídas por algunos panelistas de dicho seminario. Espero que salgan resultados concretos de dicho seminario organizado por la revista Capital. Por lo demás creo que debiera ser más difundido, conocido en los liceos y universidades. Comence a leer durante mi gripe el Libro Atrevete a Triunfar, y transcribo un párrafo que a su vez es la transcripción de un dialogo de la Serie Star Wards episodio El Imperio Contraataca: Yoda, el maestro Jedi, trata de implantar en Luke Skywalker los medios para adquirir la "fuerza", que es el poder más grande del universo. Dice a su alumno: "No existe el intentar, Luke. Lo único que existe es el hacer o el no hacer." Bueno espero que se comprenda, a buen entendedor pocas y buenas palabras.

martes, 10 de mayo de 2005

Evaluacion Siniestralidad Accidentes del Trabajo

A partir del 1° de Julio próximo, todas las empresas seran evaluadas para determinar la cotización adicional diferenciada que les corresponde para por el Seguro Social contra Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales, de la ley 16.744. Esta evaluaciión de la Siniestralidad Efectiva de la empresa, se realiza cada dos años para fijar el porcentaje de cotización adicional que le corresponde pagar. Este proceso le permite a las empresas acceder a exenciones, rebajas o sufrir recargos en sus cotizaciones adicionales por el Seguro Social señalado. En el caso de las empresas adheridas al INP, éste proporciona la información y los distintos Servicios de Salud del país notifican a las empresas. Las empresas adheridas a alguna Mutualidad, son evaluadas por éstas. Entre los requisitos necesarios para acceder a una rebaja y exención de la cotización, se encuentra mantener implementado el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, estar al día en los pagos de cotizaciones, mantener en funcionamiento el Comité Paritario de Higiene y Seguridad (si la empresa tiene mas de 25 trabajadores) o un Departamento de Prevención de Riesgos Profesionales, si la empresa tienen mas de 100 trabajadores. Si la empresa tiene una tasa adional recargada, y no puede acreditar el cumplimiento de los requisitos que les sean exigibles, debe mantener su tasa adicional por dos años.

Accidentes, Responsabilidad legal e Indemnizaciones

Que ocurriría si en su condominio se produjera un accidente de su personal o una tercera persona, con victimas fatales.

¿Se encuentran preparadas las condiciones administrativas para enfrentar una demanda por indemnizaciones reparatorias por cantidades millonarias?

En mis intervenciones en este Blog he señalado varios aspectos acerca de los cuales todas las comunidades deben adoptar decisiones en ese sentido, a mayor abundamiento, el número 11 del artículo 26 del DS 46, Reglamentario de la ley de Condominios, dispone que es función del Administrador “Adoptar o proponer al Comité de Administración medidas tendientes a precaver la ocurrencia de accidentes y a resguardar la integridad personal de los copropietarios y sus familias, así como sus bienes, ...”

El número 1, del mismo artículo dispone “Cuidar los bienes de dominio común

La responsabilidad extracontractual también es un bien de la comunidad, y hay que resguardarla lo mejor posible, se debe precaver eventualidades a objeto de no verla comprometida.

El Comité de Administración y el Administrador de su condominio tienen mucho que decir en estos aspectos.

La labor de un miembro del Comité de Administración no es precisamente el demostrar poder; hacerse acreedor a ciertos privilegios que no existen; denostar a personas en las Asambleas de copropietarios; efectuar críticas infundadas, no. Eso se encuentra muy lejos de las funciones del cargo.

Los miembros del Comité de Administración tienen la responsabilidad de dirigir eficazmente a su comunidad desarrollando sus mejores esfuerzos y conocimientos, si no los tienen acepten de buena gana las sugerencias e incluso las criticas, de quienes sí los tienen.

Personalmente le recomendé a un Presidente de un Comité de Administración que para la Administración del Edificio se utilizarán algunos conocimientos de la ciencia de la administración, concretamente de la Teoría General de Sistemas, la respuesta fue que esa Teoría se encontraba añeja, en desuso.

Sin embargo, no se utiliza ningún procedimiento o herramienta técnica en la Administración, sólo se limitan a cobrar y pagar. En definitiva solo a administrar los pocos recursos económicos de la comunidad, pero planeación de corto o largo plazo nada, coordinación nada, Plan de Emergencia, cero, Reglamento Interno de Seguridad e Higiene, cero, información de los riesgos laborales a los trabajadores, cero.

La labor del Comité de Administración es importante en el resguardo de la responsabilidad de la comunidad. Esa labor provoca el aumento o disminución de la calidad de vida de los comuneros.

miércoles, 4 de mayo de 2005

Derechos ciudadanos en materia tributaria.

Con gran satisfacción leí en la pagina del senado, que el Senador Baldo Prokurica, ha presentado una moción a objeto de protejer los derechos de los contribuyentes ante acciones arbitrarias del Servicio de Impuestos Internos, o por lo menos para obtener una atención adecuada a las personas que deban recurrir a ese Servicio. Todo ello motivado en parte por la actuación del servicio en la última operación renta. Las personas que aún no se enfrentan a las actuaciones del Servicio, deben meditar que mas temprano que tarde deberan trabajar en cierta medida supervigiladas por este servicio, pues conoce las Boletas de Honorarios que emite el contribuyente, los sueldos y/o pensiones que obtiene, los intereses que gana en las instituciones financieras, las facturas que emite (más adelante esta será una obligación para gran parte de las empresas), conocerá pronto los bienes inmuebles que arrienda. En fin al parecer no quedará nada que uno pueda hacer, sin que no lo sepa este servicio. La situación provocada por la no entrega de formularios ciertamente atenta contra los derechos de los contribuyentes y la obligación de efectuarla por Internet, en mi opinión también, se coarta la libertad que tiene cada persona a declarar sus impuestos como estime pertinente. Como el mismo Senador señala, otros paises ya cuentan con una carta de derechos ciudadanos en materia tributaria. Chile debiera ser uno más de ellos. Señala en parte el Senador “en Chile los contribuyentes están muy desamparados porque en todos los países desarrollados existen instancias para defender al contribuyente, ya que mal que mal, el contribuyente es el que le paga el sueldo con sus impuestos, al Presidente de la República, a los ministros, parlamentarios, organizaciones del Estado que tiene por objeto ayudar a los más desposeídos y a los propios funcionarios del Servicio de Impuestos Internos (SII)”. Espero entonces que la mocion presentada por el senador Prokurica, -por la importancia de la materia- llegue a buen puerto, aún cuando para ello, deba contar con el patrocinio del del Ejecutivo.

martes, 3 de mayo de 2005

Esta sí es buena noticia.

El mes pasado en forma irónica titulé un post como "Una buena noticia" pues se habían reducido un poco las muertes por accidentes del tránsito. Sin embargo, durante el mes de Abril efectivamente hubo un fuerte descenso en esas muertes, pues en promedio debieran haber llegado a las 150 y 600 en los cuatro meses. Solamente ocurrieron unas 114 muertes y acumuladas 556 aproximadamente. Es decir hubo un fuerte descenso de alrededor de 44 personas que no fallecieron. Un verdadero logro. Todas las personas debieran estar un poco mas alerta en sus desplazamientos por la via pública o en vehículos de transporte. Jamás ir colgando en las micros, nunca. Menos los estudiantes. Siempre habrá una solución para ellos en su establecimiento. Los trabajadores, salir mas temprano de sus hogares. Es efectivo que si una persona llega todos los días atrasados a su trabajo, puede llegar a constituír una causal de término de contrato, pero esa situación no puede ser más poderosa que descuidar su propia vida. Esta es más importante de todas maneras. Resumiendo, Abril fue un mes que al parecer representa un cambio en las actitudes de las personas. Una mayor preocupación por su vida. Estas son noticias que debieran ser titulares en los noticiarios de televisión, incentivar el cuidado de la vida. También los señores conductores tienen mucha responsabilidad en que las muertes se reduzcan. Deben viajar con las puertas cerradas y evitar que los pasajeros viajen "colgados" en sus vehículos. Para terminar un deseo: que este mes de Mayo tambien sea un mal mes para las estadísticas, que el comportamiento de los conductores y peatones sea responsable y asi evitar tragedias que provocan tanto dolor en tantas familias..

Término de Operación Renta

El próximo Lunes 9 se terminan de efectuar las Declaraciones de Impuestos a la Renta, para aquellos contribuyentes que solicitan devolucion de valores retenidos o pagados anticipadamente como pagos provisionales mensuales. Este año el Servicio de Impuestos Internos pretendió que el 100% de las declaraciones fueran efectuadas por Internet. Creo que abusó del poder que posee y todos los problemas que se han conocido así lo demuestran, ¿Cómo es posible que no se hayan siquiera vendido los formularios como antes? ¿Qué se haya tenido que llegar a interponer un recurso de protección para que SII entregara formularios? Este año en mi opinión el Servicio abuso del derecho. Que ello sirva de lección para futuras operaciones de renta y también para que los contribuyentes se encuentren preparados para lo que deberan afrontar en el futuro. Ciertamente las exigencias tributarias que nos imponga el Servicio no serán menores. Desde hace un tiempo ya, el Estado, a través del Servicio, se ha preocupado de percibir a través de las declaraciones de impuestos via Internet, todos los dineros en forma inmediata por las transacciones electronicas, pero a un costo que deben soportar los propios contribuyentes, pues esas transacciones no son gratuitas. Con las facturas eléctronicas el Servicio controla bien los montos del Iva, (y los resultados de las empresas) pero con seguridad se han perdido muchos puestos de trabajo en las imprentas y la obligación de emitir esas facturas, irá en aumento en los próximos años. También el Estado pierde ingresos por la menor facturación de Iva por las imprentas. Encuentro muy bien los avances tecnologicos del Servicio de Impuestos Internos, lo que no encuentro nada de bien, es que muchos de ellos se hagan a costa de los contribuyentes y trabajadores.