jueves, 22 de septiembre de 2016

Los resultados

Finalmente el tratamiento de los riesgos nos indicará por ejemplo que podemos:
  • Eliminar la fuente del riesgo.
  • Aceptar la dimensión del riesgo.
  • Modificar la probabilidad del riesgo
  • Modificar las consecuencias del riesgo
Cualquiera de esas consecuencias será en beneficio del condominio y de sus comuneros. Los valores de gastos comunes en muchos casos es de un alto valor y de alguna manera se debe influir para que ellos no aumenten, o que de aumentar, sea porque los gastos son del todo necesarios y sobre todo sean transparentes.
Por ejemplo, si no desea que exista el riesgo de pérdida de dinero por Caja Chica, se suspenden los gastos de Caja Chica y todo se paga con cheques, sencillo pero eficaz.
Si se desea que todos los dineros sean depositados, se puede elegir las alternativas de transferencias electrónicas, pago con cheques cruzados y sobre todo que todos los pagos en efectivos, sean acreditados por un deposito por cada pago efectuado.
Las consecuencias de pérdida de dinero, -de existir o no- con la implementacion de dichas acciones, se reducirá de manera notoria en el caso de existir, o no existirá la tentación de generarlos cuando no existan.
Pero, finalmente se habrá realizado un trabajo enfocado a que todos los comuneros, paguen el valor justo que les corresponda, y especialmente de manera transparente y sabiendo que existen los procedimientos que estan trabajando para que el dinero que están pagando, llegue al destino que efectivamente corresponde. 
 

Veamos ahora algunas de las acciones que

se pueden desarrollar para el tratamiento del riesgo de uso indebido del dinero del condominio.
Una de las primeras, es determinar si la adquisición del bien o servicio es necesaria. No se debe andar inventado trabajos y todas las compras deben estar justificadas incluyendo el detalle de aquellas que se realizan por Caja Chica.
Luego, al momento de firmar, todos los cheques deben estar respaldados por un documento, sin excepciones.
Lo anterior ya significa un control de alguna persona, que puede ser un Revisor de Cuentas, integrante del Comité de Administración.
Sin embargo, todos los meses el Adminisrador debe entregar a los copropietarios el detalle de los gastos efectuados y del dinero existente en la cuenta corriente del condominio, además de otros Activos, como por ejemplo cheques por cobrar, nómina de deudores morosos, y similares.
Una situación obligatoria y que en muchos casos no se cumple, es -al menos- la Rendición Anual del Administrador, pero no una suma de los Ingresos versus los Egresos, sino que una Rendición en la cual se entreguen aspectos cuantitativos y cualitativos del desempeño en el año.
Podría ser por ejemplo, el detalle de los trabajos que se han realizado en el año, en comparación al Plan de Trabajo que se ha entregado en el año anterior, allí se puede apreciar si lo que se presupuestó, se ha cumplido.
Finalmente, una opinión externa a traves de una Revisión de Cuentas.
Esas son algunas de las acciones que cualquier condominio puede establecer para el tratamiento del riesgo de la utilización indebida de sus dineros.

   

Un beneficio de las Revisiones de Cuentas

en los condominios, dice relación con la disminución de los resultados respecto a aquellos en los cuales no se ha realizado ninguna Revisión de Cuentas.
Veamos. En muchas ocasiones, mas de las que se quisiera conocer, nos contactan para solicitar ayuda respecto a las situaciones irregulares que se presentan en los condominios.
Cualquier condominio esta expuesto a que sus dineros no tengan el destino que pensamos debieran tener, cual es financiar los gastos comunes ordinarios y extraordinarios. 
Pero en el proceso existe una diversidad de riesgos que en muchos condominios se hacen presente de manera frecuente, por ejemplo:
  • Préstamos al personal de trabajadores.
  • Cálculos mal efectuado del porcentaje o valor del Fondo de Reserva.
  • Compras que no llegan al condominio.
  • Rendiciones de Caja Chica con documentos que no son compras para el condominio.
  • Rendiciones de Cuentas de Caja Chica, con documentos muy retrasados en el tiempo.
  • Pagos mal efectuados de cotizaciones previsionales.
  • Préstamos al personal no descontados.
  • Compras de bienes o servicios por valores sobrevalorados.
  • Compras mayores sin exigir un Contrato de Servicios, garantías, y otros cumplimientos legales.
  • Compras sin exigir las respectivas facturas.
  • Rendiciones de Caja Chica por valores excesivamente elevados.
  • Asignación de trabajos a personas sin eperiencia demostrable en el área respectiva.
  • No deposito de todos los dineros recaudados como pago de gastos comunes.
  • Y, otras decenas de situaciones similares.
Todas esas situaciones son riesgos a los cuales todos los condominios se encuentran expuestos, con mayor o menor enfásis.
En consecuencia, si no existen al menos un control de los procesos de manejo de los dineros, la severidad del riesgo de presentarse en un condominio, será alta, pues no existe control alguno sobre dicho manejo de dinero, y eventualmente pueden presentarse todas y otras situaciones como las señaladas.
Sin embargo, si existe una Revisión de Cuentas, muchas de esas situaciones, si se han producido podrán ser detectadas y posteriormente implementar los controles para que no vuelvan a repetirse.
Digamos que en una Revisión de Cuentas, no se encuentran todas las situaciones que ponen en riesgo el destino de los dineros, no es obligatorio encontrarlas. Nadie está obligado a lo imposible, reza un antiguo aforismo legal.
Pero digamos que del 100 por ciento, se detecta el 70 por ciento, de las situaciones incorrectas.
Tenemos entonces un porcentaje residual del 30 por ciento de situaciones no detectadas, circunstancia que evidentemente es favorable para el condominio, la severidad del riego se bajo en un 70 por ciento.
Ese 70 por ciento, significa la efectividad del trabajo de Revisión de Cuentas, que no solamente debe medirse en los valores compromertidos, sino que mas importante aún, en la detección y detención de esas situaciones de riesgo.
Por supuesto que en algunas ocasiones existen razones que no pueden solucionarse de inmediato, y se continuan produciendo pérdidas de dinero. Pero aquí, lo importante es haber detectado la situación, pues más temprano que tarde, también se deberán detener esas situaciones.
Pero para ello, los comuneros deben entender la situación, y defender los intereses del condominio por sobre otros intereses particulares.
   

martes, 20 de septiembre de 2016

35 son los fallecidos en accidentes del tránsito

durante este fin de semana largo.
Muchas personas lo consideran un fracaso.
Pero ¿será verdaderamente un Fracaso?
En mi opinión no lo es.
Habría que pensar cuántas serían las victimas si no se efectuara una campaña de prevención de accidentes del tránsito, con seguridad muchas más. Lo dificil es sabe cuántas serían esas victimas sin las campañas.
Entonces el resultado se podría leer como cuántas personas estan con vida, como resultado de la o las campañas de prevención, ese es el tema que se debe resaltar, pero aún cuando fuera una sola persona que se hubiere salvado, ya la campaña valió la pena.
Hace muchos años que no escribo de esta importante tema, pues cada año fallecen más de 1.500 personas y otras miles quedan con heridas, tanto fisicas como sicologicas, es una verdadera catastrofe la que se vive cada año con los accidentes del tránsito.
Un tema que debiera abordarse dice relación con las victimas que se encuentran cometiendo un delito al momento del accidente o tratando de escapar de la policía, ellos no debieran ser considerados como victimas de accidentes del tránsito o al menos tenerlo controlado en las Estadisticas de una manera separada. 
Finalmente tener totalmente disgregada la información por las causales del accidente es una buena opción, pues allí se podrá apreciar cuales son las causas más frecuentes de esos accidentes y enfocar allí las campañas de prevención, que me imagino es lo que se hace.
Ahora bién, fracaso sería no hacer nada pero se hace y con miles de Carabineros en las calles, con cientos de miles de semaforos funcionando correctamente, con mejoras notorias en las condiciones de las carreteras, entonces no es un fracaso, seguramente es un triunfo que se hayan salvado muchas vidas.
Llegar a 0 fallecido en una circunstancias como las del fin de semana pasado, es muy dificil, pero creo que la intención es bajar la cantidad de fallecidos con respecto del año anterior y así sucesivamente, pero el analisis debe ser más profundo, y por ejemplo indicar cuántos vehiculos salieron de Santiago el año pasado comparado con el actual, allí ya se podría obtener un Indice de comparación y así incluir otras variables que hagan un estudio mas completo.
Pero indicar solamente con la cantidad de fallecidos que la campaña de prevención fue un fracaso, creo que es un gran error.
editor 

domingo, 18 de septiembre de 2016

Bueno, ya pasamos un año sin un terremoto

lo que también quiere decir que estamos un año mas cerca que se produzca uno.
Algunos condominios se han preocupado de desarrollar e implementar el Plan de Emergencias que les es exigido por la ley de copropiedad, para enfrentar algunas situaciones de emergencias conocidas por ejemplo un terremoto, un maremoto un incendio y otras situaciones similares.
Pero que va a suceder cuando eventualmente suceda un sismo de una magnitud no conocida o un maremoto de igual naturaleza.
Por ejemplo cuando sucedió el incendio de Valparaíso hace ya dos años, un incendio no tenía una emergencia similar anterior en la ciudad y en la cual se quemaron miles de casas y otras miles de personas quedaron danmificadas, esa es hoy una situación conocida que no debiera volver a generarse.
Sin embargo por ejemplo el terremoto de Valdivia en 1960, y su posterior maremoto, son situaciones generadas por la naturaleza que no sabemos cuando se pueden volver a repetir, pero por ejemplo hoy si se generará un terremoto de mayor magnitud, ¿cómo lo podríamos enfentar? y ¿qué consecuencias podría generar?.
Para muchas situaciones somos muy vulnerables, no estamos preparados para enfrentarlas.
Veamos un ejemplo sencillo, la sequía que enfrentan centenares de comunas desde hace algunos años, ¿cuánto tiempo más lo podrán soportar? sin que el Estado se ponga al día y se construyan las obras que ayuden a mitigar sus efectos.
No pensemos ni por un momento que todas las eventuales situaciones de emergencia estan bajo control, sino todo lo contrario y por ello el trabajo de planificación es tan importante, determinar cuales son los medios y la forma en que se actuará es un trabajo de todos quienes tienen alguna responsabilidad al frente de sus organizaciones.
Es por ello que contamos con mas de una decena de software que contribuyen de una gran  manera a desarrollar esa planificación, mucho del trabajo ya esta hecho en cada aplicación, y el usuario debe adaptarlo a sus propias exigencias y necesidades, pero ya es un gran avance el tener una valiosa ayuda para su trabajo.
Como ya he indicado en varias oportunidades hoy tenemos la oportunidad para trabajar intensamente en prepararnos para enfrentar las emergencias del mañana, aprovechemosla.
Mas información a editor@eladminisrador.cl
editor      

miércoles, 14 de septiembre de 2016

Ya ha pasado casi exactamente un año

y no hemos vuelto a enfrentar un terremoto.
Como se recuerda, el último fue el día 16 de Septiembre del año pasado en la cuarta región, y mañana ya se estaría cumpliendo un año sin terremoto.
Lo cierto, sin embargo, es que un día más que pasa sin terremoto, es un día más cercano del próximo terremoto, en esto no hay que engañarse, y muchas personas se encuentran preocupadas de que un nuevo sismo se produzca en un breve plazo.
Cada día la presión entre las placas aumenta y solamente se debe esperar que llegue el momento en que se produzca una fractura y seguidamente venga el sismo.
Pero bueno, las técnicas constructivas permiten que se enfrente un sismo con la seguridad que las estructuras no se van a derrumbar, lo que se debe trabajar, y mucho,  es la forma en que cada persona debe enfrentar la situación, en otras palabras la sicología de la emergencia.
Pero también se debe trabajar en la forma en que se comunica por ejemplo, la circunstancia que se debe evacuar producto de la alerta de maremoto.
Luego de un terremoto la gran mayoría de las personas estan enfrenando internamente una crisis, la que se ve aumentada ya con la noticia de alerta de maremoto, y más se aumenta con todas las sirenas y avisos de todas las instituciones que colaboran con la emergencia.
Es mucha la presión que se impone sobre personas que no estan acostumbradas, entrenadas ni preparadas para esa presión, pensando además que ellas mismas estan en medio de muchas otras personas que estan evacuando.
Pero lo que se debe analizar es que no todas las personas deben evacuar hacía las zonas de seguridad, sino que solamente aquellas que se encuentren en lugares vulnerables, y una persona que se encuentre en un piso 6, o superior, ya está en una zona de seguridad, sacarla de esa zona para exponerla a un caos en las calles, le puede afectar de manera importante.
En definitiva se debe trabajar la evacuación vertical, especialmente de quienes deban abrir las puertas de los edificios que pemitan esa evacuación, de lo contrario de nada sirve que las personas sepan que pueden evacuar verticalmente pero ¿hacía donde', si las puertas estan cerradas.
La verdad es que en esta materia se debe trabajar día tras día, y el no hacerlo significa que todo se está dejando al azar, a la buena o mala suerte de cada uno.
En algunos edificios de Coquimbo, aún persisten las consecuencias del terremoto del año pasado, lo sé pues algunos copropietarios me han escrito y solicitado cierta colaboración, y las razones que mas se escuchan dicen relación con la inexistencia del Plan de Emergencias.
Trabajemos entonces, intensamente, en la preparación para una situación de emergencia, es el camino a seguir para enfrentar de una buena manera el siguiente terremoto.
editor    
       

El cumplimiento de la Obligación de Informar

los riesgos del trabajo, pasaron a fiscalizar a un empleador, a la cual le confeccionamos el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, para sus dos empresas en el año 2012.
Estaba preocupado el empleador ya que le dieron un plazo para presentar los antecedentes que demostraran que ha cumplido con esa obligación que muchos conocen como el Derecho a Saber.
Conversamos varios minutos y como el empleador tenía Reglamento a la mano, lo revisamos de inmediato y le expliqué de manera detallada como tenía ya solucionada dicha exigencia.
Citando literalmente las normas legales pertinentes, le expliqé la manera de como se cumplía dicha exigencia y no solamente ello, sino que con ejemplos, también le comenté las consecuencias a las cuales se exponen los empleadores que no tienen  cumplida la exigencia, e implementan normas que hacen imposible su cumplimiento.
Quedó absolutamente claro, que sus empresas ya cumplian las exigencias por las cuales fue fiscalizado, si embargo, y con la finalidad de cumplir cabalmente las nomas sobre la materia, nos ha encargado la actualización de sus Reglamentos Internos de Higiene y Seguridad.
Desafortunadamente existen muchos empleadores, y entre ellos muchos administradores de condominios, que desconocen esta delicada materia, y en razón que ignoran las normas vigentes, no le dan la importancia que merecen, pensando que si ellos no conocen las normas, ellas no existen o no tienen importancia.
Con ello, exponen de manera imprudente, la responsabilidad legal del empleador en caso de una demanda por un accidente del trabajo.
Revise pues su situación, y escribános si requiere dar una solución adecuada a este importante tema laboral.    

lunes, 12 de septiembre de 2016

El resultado de una Revisión de Cuentas

tiene sentido en dos direcciones:
1.  Se encuentran situaciones irregulares que deben ser modificadas y,
2.  Se está trabajando correctamente y ello debe ser fortalecido.
No en todos los condominios se trabaja mal, en algunos se trabaja de manera conciente, pensando en que se manejan fondos de terceros que son los copropietarios, y pensando además que el trabajo se debe realizar de manera correcta.
Este trabajo además de reconocerlo se debe fortalecer, y ello es posible hacerlo por ejemplo, implementando procedimientos operativos de trabajo y repítiendo anualmente las Revisiones de Cuentas.
De esa manera no solo se mantiene el estandar de trabajo, sino que también es posible mejorarlo.
El problema se presenta cuando en los condominios se encuentran situaciones alejadas legal y moralmente de las normas vigentes y principios éticos.
Un ejemplo, un Administrador compra tinta para imprimir de color, y nunca ha entregado un solo documento impreso en color a los copropietarios, compra cafe de 400 gramos y nunca lo ha entregado al Conserje, se le entregan resmas de hojas para imprimir y tinta negra, y cobra por las liquidaciones de remuneraciones, y algunos documentos son impresos en hojas reutilizadas de otro condominio. Estas son situaciones de bajo valor. También -el el mismo condominio revisado- se presentan situaciones de algunos millones de pesos.
En un condominio, se rindió cuenta de los ingresos del año 2015, y faltó una cantidad de dinero, que se trató de respaldar con documentos del año 2013, y por el valor exacto a la diferencia existente. Lo que se puede pensar es que quién realizó la Rendición de Cuentas, sabía con 2 años de anticipación que se iba a producir esa diferencia. ¿O puede ser otra la situación?.
En un condominio no se depositaba todo el dinero que se recibía en efectivo por concepto de gastos comunes pero siempre aparecian decenas de boletas de compra de materiales de construcción. Luego de la Revisión de Cuentas, se depositan todos los valores en efectivo, y resulta que ahora inexplicablemente no existen boletas de materiales de construcción.
Hace muchos años realizaba estos trabajos en muchas ciudades del país, afortunamente tenía un superior muy exigente y no le gustaba terminar un trabajo sin encontrar alguna situación que debiera ser modificada, asi que revisabamos todo.
Los trabajadores ya nos conocian, y en varias oportunidades ellos mismos nos indicaban algunas situaciones a objeto que no los llamaramos luego a dar explicaciones. Luego de una semana de intenso trabajo, finalmente terminabamos en una reunión cordial el último día de trabajo, en la despedida.
Entonces personalmente tuve que realizar cientos de mis propias rendiciones de cuentas correspondiente a los valores que se nos entregaban para costear cada uno de los viajes.
Y de tanto revisar documentos, casi se conocen de vista aquellos que no corresponden, aquellos que han sido incorporados para acreditar un situación diferente.
También conversaba con un amigo que luego en otra organización realizaba un trabajo similar. Se aprende tambien de esas conversaciones.
Por ejemplo, que se puede pensar si en un condmonio se le entrega un trabajo por varios cientos de miles de pesos a un contribuyente que no ha tenido timbraje de documentos desde hace aproximadamente 15 años. Luego ese contribuyente, crea una empresa y se le entrega ahora un trabajo por varios millones de pesos.   
Existiendo decenas de empresas a las cuales se les podría haber cotizado el mismo trabajo. Cotizaciones que tampoco se realizaron.
En otro condominio se le entregó un anticipo a un contribuyente pero no se le exigió una factura para la entrega del cheque. Recién luego de varios días de efectuado el pago al contribuyente se le timbraron algunas facturas. Entonces si se le hubiera exigido la factura antes de entregar el cheque, no podría haber realizado el trabajo.
Y suma y sigue. Se podría escribir mucho sobre las situaciones que se encuentran en una Revisión de Cuentas, pero por ahora basta con lo citado.
Pero lo importante, lo que realmente importa no es el comportamiento del Administrador, lo que importa es el comportamiento del Comité de Administración, son ellos los que han dejado hacer, no han controlado nada, quienes no se han preocupado o derechamente han actuado contra los intereses del propio condominio, y sobran esas situaciones, mas reprochables aún, pues ellos representan a quienes estan de alguna manera confiando en su labor.
Pero finalmente la Revisión de Cuentas debe ser de utilidad, principalmente como una medida de control al trabajo del Administrador, sin la Revisión de Cuentas, suceden las situaciones irregulares comentadas y lamentablemente, cientos de otras similares.
editor 

 

domingo, 11 de septiembre de 2016

La prevención de hoy es el éxito del mañana,

es una verdad por donde se le mire.
Veamos algunos ejemplos:
Plan de Emergencias para condominios, software con el cual se facilita el cumplimiento adecuado de la exigencia contemplada en el artículo 36, de la ley de copropiedad.
Plan de Emergencias de Protección Civil, software con el cual cada comuna puede desarrollar de una manera muy completa la exigencia contemplada en el Decreto 156/2002, que contiene el Plan Nacional de Protección Civil.   
Plan Integral de Seguridad Escolar, software con el cual cada centro de estudios puede cumplir con la exigencia de una manera que no es muy común en nuestro país. Excelente software para ser utilizado en todos los establecimientos educacionales.
Plan de Continuidad de Operaciones, no es exigible en nuestro país, salvo para instituciones financieras, pero que de manera voluntaria una organización puede implementar y cumplir cabalmente con normas internacionales.
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, muy completo software especialmente desarrollado para ser utilizado en la industria de la construcción y también para el área Forestal y de Áreas Verdes.
Y, varios otros software de igual o mejor calidad.
Planificar en el trabajo de cómo se enfrentaran las emergencias es sinónimo de prevenir. Indicar cuales son los riesgos, pero sobre todo realizar un trabajo poco común en nuestro país que es efectuar la evaluación del riesgo, con alguna de las más de 30 metodologías que se incluyen en los software.
Pero prevenir también es desarrollar los procedimientos de actuación para cada uno de los escenarios que nos toque enfrentar, desarrollar la base de datos de los recursos y medios con las cuales se cuenta para enfrentar las emergencias, la comunicación de esas emergencias a nivel masivo utilizando los SMS, a uno, una cierta cantidad o a todos quienes se encuentren en nuestra base de datos.
La prevención también se debe implementar en el trabajo de las asambleas de copropietarios, del comité de administración, del administrador y de los conserjes. También cuando se contratan servicios de contratistas y en una decenas de otras situaciones sobre las cuales se debe tener y no perder el control de su desarrollo.
Si allí no se trabaja en la prevención, con absoluta seguridad se van a generar la situaciones que posteriormente van a provocar las crisis que normalmente se entronizan en los condominios, como son las crisis financieras, de convivencia y de directivas. 
Pero todas crisis al fin y al cabo.
Mas información a editor@eladministrador.cl

viernes, 9 de septiembre de 2016

Cuando no se tienen argumentos legales valederos,

algunas personas optan por las descalificaciones personales, esa es una situación que una y otra vez se conoce y repite en los condominios.
Todas las discusiones debieran ser técnicas, con el administrador, con los integrantes del comité de administración y en las asambleas, pero muchas veces quienes no tienen argumentos valederos, prefieren seguir un camino retorcido, y comenzar con las descalificaciones personales incluyendo imputaciones de acciones que nunca han sucedido.
¿Quienes son las personas que comienzan con las imputaciones personales?
Obviamente quienes han trasgredido la confianza que en alguna oportunidad la asamblea les confió al elegirlos en un comité de administración o el propio administrador, que actuando en sentido totalmente opuesto para el que fue designado, actúa en contra de los intereses de los copropietarios.
Hoy en la mañana me llamó una copropietaria de un condminio en el cual se han cometido varias irregularidades que luego ni el administrador ni el comité de administración asumen la responsabilidad, y me comentaba de algunas actuaciones que iban en contra de su legitimo derecho a conversar con terceras personas, y en donde el Administrador mediante el uso de un megáfono, le llamaba la atención por dicha conversación, y en donde el mismo administrador, graba a escondidas las conversaciones que sostiene con los copropietarios, para luego, si es pertinente, comentarlo con terceras personas.
Las personas que tienen la razón deben apegarse estrictamente a las normas legales y no salir de allí, mantener en un terreno técnico y legal cualquier discusión, ya que quienes se defienden con otro tipo de argumentos, carecen de la razón legal, ya que si asi fuera, sería su primer argumento en defensa de sus actuaciones.
Pero por supuesto, cuando les conviene acuden a la legislación, pero cuando no, a las descalificaciones personales, son ellos el verdadero cáncer de los condominios y por quienes todos luego deben pagar, literalmente, las consecuencias que se reflejan en los gastos comunes.