jueves, 29 de diciembre de 2016

Software Plan de Emergencias de Protección Civil

El terremoto en el sur. Las marejadas que ya suman en conjunto mas de 240 días en el año. la prolongada sequía de mas de una centena de comunas en el país, que también afecta por ejemplo a Perú y a Bolivia.
Las olas de calor. Los incendios forestales y poblacionales. Los vientos fuertes como se han dejado sentir hace unas dos madrugadas en Punta Arenas y otras ciudades del Sur Autral.
Todas esas situaciones deben ser trabajadas en el Plan de Emergencias de Protección Civil de una comuna, y muchas más.
Pero también se debe efectuar un trabajo de Evaluación de Riesgos, y para ello se disponen de varias metodologías de evaluación, algunas mas complicadas que otras.
También debe desarrollarse un Inventario de Medios y Recursos que se puedan disponer para hacer frente a una emergencia, sean esos Medios y Recursos de propiedad de la municipalidad o no.
Se debe tambien desarrollarse los Protocolos de Actuación para casos de emergencias, una gran cantidad de protocolos.
Las comunicaciones son importantes. mientras más veloces, es mejor. En una prueba, un mensaje de SMS, ha aido entregado al telefono de destino en 4 segundos.
Todas estas actividades se deben incorporar para el desarrollo de  un Plan de Emergencias de Protección Civil para una comuna, es un trabajo tícnico pero disponemos de una solución única en el país.
Nuestro software Plan de Emergencias de Protección Civil, le permite a una comuna acceder a una herramienta de trabajo que les facilitará en gran medida el trabajo de planificación de su Oficina Comunal de Protección Civil.
Si necesita mas información escribanos a: editor@eladministrador.cl 
editor 

miércoles, 28 de diciembre de 2016

Son discriminatorias algunas normas del Reglamento de Piscina???

Es una problematica que se está discutiendo hace varias semanas tanto por la TV, como por algunos medios impresos.
Hace algunas semanas una copropietaria denunció a traves de la TV, que otra copropietaria había solicitado que la hija de su Asesora del Hogar, no utilizara la piscina, pues existian normas en ese sentido en el Reglamento de la Piscina de su condominio.
Luego vinieron las diversas opiniones de varias personas algunas señalando una clara discriminación y otras las menos, en sentido contrario.
Quedó finalmente instalada la idea que se estaba frente a una situación de discriminación arbitraria.
La situación exacta fue que la hija de una Asesora del Hogar, estaba en la piscina del condominio con dos niños menores y otra copropietaria solicitó que se le indicara que saliera del lugar.
Las personas que opinaron expusieron sus propios puntos de vista, pero ninguna, ninguna, pensó siquiera que la situación de la piscina se encuentra normada por un Decreto del Ministerio de Salud.
Entonces se debe incluir necesariamente en el análisis, la circunstancia si se han cumplido las normas legales, antes de señalar que es una discriminación arbitraria.
Digamos primero que el concepto discriminar es neutro: para efectos estadísticos puedo discriminar por edad, sexo, altura, peso, nacionalidad, color de piel, color de cabello, color de ojos, en fin puedo poner los atributos que desee para el análisis.
Entonces, cuando se agrega un exigencia sin argumentos, se está frente a una discriminación arbitraria, y ese es el problema en el caso de la piscina. 
Para ello voy a comenzar señalando un ejemplo, el transporte en buses del Transantiago.
Allí se movilizan millones de personas cada día, muchas no validan el pago de su pasaje, y eso es posible apreciarlo todos los días.
Si un Fiscalizador sorprende a una persona que no ha validado su tarjeta, lo hace bajar y además, lo sanciona con una multa.
La explicación, no ha cumplido el requisito para viajar en el Bus, cual es: validar el pago de su pasaje con su tarjeta. ¿Alguna persona puede pensar que hacer bajar a una persona del Bus es una discriminación arbitraria?
Y asi, se pueden indicar cientos de ejemplos en los cuales para realizar una actividad, previamente se debe cumplir uno o mas requisitos.
Veamos otros ejemplo: Para integrar el comite de administración se debe ser propietario, conyuge o representante legal de una persona jurídica que sea propietaria en el condominio.  Un hijo de un propietario, si el mismo no tiene un porcentaje de propiedad de la unidad, no puede incorporarse al C. de Administración, un arrendatario tampoco. Y no se está discriminando, se estan haciendo valer los requisitos exigibles.
Para ser Administrador del condominio, el C. de Administración o la asamblea exigen ciertos requisitos, por ejemplo haber cursado estudios en administración de condominios.
Para ser elegido Presidente de la República, Senador, Diputado, Alcalde, Concejal, etc. se deben cumplir algunos requisitos y quienes no los cumplan, no pueden acceder a dichos cargos.
Veamos ahora, ¿se debe cumplir algún requisito para usar la Piscina de un condominio?
La piscina del condominio, no es una Piscina de uso publico general, el Decreto la señala como una Piscina de uso público restringido, es decir que solamente algunas personas la pueden utilizar.
Cuales son esas personas??
El mismo Decreto señala que son aquellas que cumplan previamente algunos requisitos, y esos requisitos pueden ser razonablemente: 
a) ser copropietario en el condominio y sus familiares residentes
b) ser arrendatario en el condominio y sus familiares residentes, y
c) tener la tenencia de una unidad del condominio a cualquier otro título, y sus familiares residentes.
Pero ¿pueden otras personas usar la piscina de acceso restringido?
En algunos condominios se acepta que las visitas a residentes puedan usar la piscina, pero restringido a ciertos días y cantidad de visitas por unidad. Normalmente en estos condominios, los fines de semanas y días feriados, la piscina la pueden utilizar solamente los residentes.
En otros condominios, no se acepta que las visitas utilicen la piscina níngún día.
Se debe tener en mente además, que las piscinas de los condominios son generalmente piscinas con una capacidad muy limitada respecto a los propios residentes.
Ahora bien, para que una visita pueda usar la piscina debe estar de manera permanente acompañada de un residente adulto del condominio al cual visita.
En otro sentido, los niños menores, siempre deben estar acompañados de uno de sus padres al menos o de alguna persona adulta responsable en otros casos, para niños mayores de 10 años por ejemplo.
Todo ello, con la finalidad de proteger la responsabilidad legal del condominio, frente a un accidente en la piscina. 
Entonces, tenemos que un Decreto del Ministerio de Salud, actualmente vigente, faculta al condominio a señalar los requisitos que puede establecer para las personas que quieran utilizar la piscina.
Los copropietarios son los dueños de la instalación y pueden indicar, el período de uso, los días, el horario de uso, los días y horarios de mantención, las normas para evitar accidentes por inmersión, las normas para evitar la contaminación del agua, y en general todas las normas que estimen oportunas, entre ellas, quines pueden usar la piscina.
En su caso, que los dependientes de las unidades y del propio condominio, no puedan usar la piscina.
Este análisis se podría hacer tambien entonces con el gimnasio, la Sala de Eventos, el Quincho, la Sala de Negocios, la Sala de Computación, la Lavanderia, y en general, con cualquier otra área común.
En el caso denunciado la joven a la que se solicitó que saliera del área de la piscina no era un adulto y en esa circunstancia estaba exponiendo la responsabilidad legal de todo el condominio, de todos los copropietarios y no estaba acompañada de una persona adulta de la unidad a la cual estaba visitando.
En el caso en cuestión lo que se puede discutir es su calidad de visita, pero eso lo pondera la dueña del departamento.
Lo que no se puede discutir es que no es una persona adulta, no estaba acompañada de un adulto de la unidad a la cual visitaba, y además se estaba exponiendo la responsabilidad legal del condominio.
Ahora bien, se señala en los Reglamentos Internos, que si una Asesora del Hogar, adulta, debe acompañar a un niño a la piscina, lo puede hacer con la vestimenta adecuada para la piscina, es decir con traje de baño.
Pero eso esta normado en el propio Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para píscina de uso público restringido.
Entonces señalar que se esta discriminando arbitrariamente, solamente porque una persona lo puede creer, no es tan ajustado a la realidad, pues quienes usan la piscina deben cumplir ciertos requisitos que el condominio establece ante de autorizar el uso de piscina.
Lo que faltó al parecer, es que el Adminisrador, entregara a cada departamento una copia del Reglamento de Pisicna.
Ahora bien, si con todo lo expuesto, un copropietario desea que esas normas sean modificadas o anuladas, lo debe realizar a través de la asamblea de copropietarios, y si la asamblea decide modificarlas, se cambian, pero si la asamblea decide mantenerlas, asi se debe hacer.
He confeccionado centenares de Reglamentos Internos de Higiene y Seguridad para Piscinas de uso público restringido, y en ningun condominio que se haya implantado se ha tenido problemas, pues además del Reglamento, se entrega un Recibo en el cual se señala que cada unidad ha recibido copia del Reglamento y se compromete a cumplir con sus dispociciones.

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domingo, 25 de diciembre de 2016

El error del SHOA

1 hora exacta es la diferencia informada entre la llegada de las primeras olas en un comienzo 13.21 de la tarde y la hora en que definitivamente quedó la información 12.21. Diferencia 1 hora exacta.
La información entregada por la ONEMI, para referirse a esta situación es que ellos reciben la información -me imagino del SHOA- y luego la procesan, y de allí salió la hora definitiva.
El SHOA tuvo problemas para el 2010, y éste error -si se cometió en el SHOA- no puede ser dejado pasar sin una explicación más completa.
Que pasa si la ONEMI no revisa la información y de verdad ocurre un maremoto mas importante??, la población habría estado esperando las olas para las 13.21 y hubieran llegado a las 12.21.  Nos merecemos una explicación creible y completa.
Cual fue el error?
Que medios o procedimientos, utilizó la ONEMI para obtener en Santiago un horario diferente de la institución técnica por excelencia en la materia, como es el SHOA.?
Ahora si la explicación no la entrega la ONEMI, necesariamente la debiera entregar el SHOA.
Vamos a esperar esa explicación.
 
 

Evacuar ante la alarma de maremoto, no significa necesariamente

ganar distancia, sino ganar altura.
Y esa circunstancia se puede enfrentar facilmente cuando se debe evacuar una ciudad en la cual existan muchos edificios cerca de la costa, como sucede en la gran mayoría de las ciudades de Chile, Arica, Iquique, Antofagasta, La Serena, Coquimbo, Viña del Mar, Valparaíso, Puerto Montt, por citar algunas.
En esas ciudad se debe enseñar sobre la evacuación vertical, que las personas en lugar de dirigirse a una Zona de Seguridad ubicada en algunos casos a mas de 1.000 metros y en donde debe además cruzar varias calles en las cuales va a encontrar tránsito vehícular, puede dirigirse a un edificio cercano en donde puedar refugiarse a una altura del piso 5 o superior.
En otras ciudades, como está sucediendo en estos precisos momentos, en el Sur del país, luego del terremoto en la Isla de Chiloé, la evacuación debe efectuarse a un lugar en altura.
No existe una receta única, pero podría ser de utilidad conocer la distancia a la que se encuentra la Zona de Seguridad Pública más cercana y saber además cuánto se puede demorar -caminando- la persona más lenta de su familia.
Si, esa persona puede llegar a la Zona de Seguridad, antes de la llegada de las olas, que señale el SHOA, puede elegir esa alternativa. Pero si el tiempo no es suficiente, la alternativa que debiera elegir es la evacuación vertical, es decir subiendo a un piso superior de un edificio.
Ahora, si esta en un terreno elevado, como los cerros de Valparaíso, por ejemplo, no debe evacuar, pues ya se encuentra en un lugar seguro, con mayor razón si en esos cerros se encuentra en un piso superior de un edificio.
En cualquier caso, lo importante es mantener la calma. No solamente es un decir, sino que manteniendo la calma le permitirá razonar de manera adecuada y elegir la alternativa  correcta. Recuerde que frente a una situación como la comentada, es posible que algunas personas no soporten la tensión y pierdan su calma y la hagan perder a terceras personas cercanas. 
Un terremoto es una situación de emergencia. Existen muchas otras que puede enfrentar una ciudad. Sin embargo el terremoto, puede desencadenar y de hecho asi es, otras situaciones de emergencias, por ejemplo un maremoto, deslizamiento de tierras, y otras.

sábado, 24 de diciembre de 2016

Seguros 1

Al momento de desarrollar un Plan de Emergencias también incorporamos la información del condominio, referido a los seguros contratados.
Esta información siempre se demora en ser recibida.
Muchos condominios solamente cuentan con el seguro de incendio para áreas comunes. Algunos no tiene el seguro obligatorio de incendio para aquellas unidades que no tienen  su seguro de incendio de manera particular.
Pero la idea de la Entrada es esta: pocas personas leen las cláusulas de la Póliza, no las conocen, saben que es un seguro de incendio o de incendio con adicional de sismo pero nada mas.
A veces no saben cual es el monto de la cobertura.
Lo cierto es que la Póliza de Seguros prácticamente no la lee nadie, no se conocen sus coberturas, que no son solamentre el riesgo de incendio, es el principal, cierto, pero existen varias otras, no se conocen las clausulas excluyentes, los diferentes deducibles, ni las exigencias a las cuales se obliga el asegurado.
Lo principal como he comentado en una Entrada anterior, es el monto asegurado, el cual debe ser lo mas cercano a la realidad, con la finalidad de evitar la aplicación de la cláusula de prorrateo, que he explicado también en la Entrada anterior.
Llama entonces la atención que cuando se solicita la o las Pólizas de Seguros, sea tan lenta la entrega de la información, que además en mi concepto, debiera permanecer siempre entre los documentos más importantes del condominio.
Entonces, al momento de contratar un seguro de incendio, deben participar personas que conozcan la materia, no contratar un seguro como se contrata un servicio más. Allí, se está traspasando a un tercero, la compañía aseguradora, el riesgo por los daños que pueda sufrir el condominio en caso de un siniestro, que no necesariamente debe ser muy importante para ser indemnizado, basta que se encuentre la cobertura en la respectiva Póliza, y el daño sea superior al Deducible para ese daño.
Pero también puede ser un daño importante que puede llegar a afectar el patrimonio de cada uno de los copropietarios.
La tarea es entonces, conocer la Póliza de Seguros de su condominio, leerla, analizarla y si no sabe alguna situación, consultarla con su Administrador o con el Corredor de Seguros.
Incorporamos la Poliza de Seguros, entre los antecedentes del Plan de Emergencias, habida consideración a que, luego de analizar los medios y recursos de autoprotección, de pocos sirven si, frente a un siniestro y en la eventualidad que se tengan todos los medios y recursos, se sufre un daño y no exista una Póliza de Seguros, que permita la indemnización para recuperarse de los daños sufridos.   
Entonces con ello verificamos que aún cuando el condominio se encuentre bien dotado de medios y recursos para enfrentar emergencias, también se encuentre protegido para la eventualidad de sufrir daños producto de esas emergencias.
 
 

viernes, 23 de diciembre de 2016

Felices Fiestas

A todos quienes les haya sido de utilidad la lectura de las Entradas de éste Blog, y también a lo que no,  incluyendo a todos nuestros amigos que profesan otra creencia que no es la Cátolica, les deseo una Féliz Navidad, que Dios los Bendiga, a sus familiares y a su hogar.
Que el año 2017, sea un periódo en el cual se desarrollen todos sus proyectos y que si éste año 2016, fue un buen año, que el próximo, al menos, sea el doble de bueno.
Ahora, un regalo para el espíritú:
Si Piensas Que Estás Vencido 
Si piensas que estás vencido, lo estás
Si piensas que no te atreves, no lo harás
Si piensas que te gustaría ganar pero no puedes, no lo lograrás
Si piensas que perderás, ya has pérdido
Y es que muchas carreras se han perdido ante de haberse corrido
Y muchos cobardes han fracasado antes de haber su trabajo empezado
Piensa en grande y tus hechos creceran
Piensa en pequeño y te quedaras atrás
Piensa que puedes y podrás
Todo está en el estado de ánimo mental, porque la batalla de la vida no siempre la gana el hombre mas fuerte o el más ligero.
Tarde o temprano el hombre que gana es aquel que cree poder hacerlo.
(Ruyard Kipling)
Como dije, felices Fiestas y un mejor año 2017.

miércoles, 14 de diciembre de 2016

Seguros

Desde el 27F, con toda seguridad se deben de haber entregado sino cientos, miles de nuevos edificios y la mayor parte de ellos no ha debido enfrentar un terremoto.
La parte estructural del edificio se encuentra por decirlo de alguna manera, garantizado por ley durante los 10 primeros años y mientras no se sufra de un terremoto el tiempo sigue corriendo a favor de las empresas inmobiliarias y constructoras, ya que si en ese tiempo no sufre daños estructurales, se termina el périodo de garantía.
A pesar que en el año 11, si pueda sufrir de ese tipo de daños.
Si ocurre hasta  los 10 años, debe responder la empresa inmobiliaria, aquella que realizó la primera venta.
Si el daño ocurre después de los 10 años, eventualmente debiera responder el seguro, siempre y cuando el edificio se encuentre asegurado por el condominio. (De todas formas siempre antes de los 10 años, el condominio debe estar asegurado)
Si el edificio no cuenta con seguro, los copropietarios deben absorver la pérdida. Entonces cuidado con el seguro. Se debe tener contratado y además las cuotas al día. Obviamente seguro de incendio con adicional de sismo.
Todo lo anterior, para indicar que los Administradores deben tener la precaución de tener esta materia en mente y mas aún tener escrito un breve plan de lo que deberá realizar luego de ocurrido un sismo y que en su edificio se produzcan daños.
Puede que los daños no sean estructurales, sino que otro tipo y existen tambien otros períodos de garantía de 5 y 3 años.
Pero he querido recalcar los daños estructurales pues allí la pérdida puede ser para los copropietarios muy importante, incluso pérdida total. Algo de ello ya se conoció en varios edificios a lo largo del país, en el pasado terremoto del mes de Febrero del año 2010.
Entonces tenemos de donde sacar experiencia.
De los daños la compañía aseguradora, indemnizará el total de los daños, menos el deducible que corresponda y que es diferente para cada tipo de daño y en el caso de daños de incendio, por aguas lluvias u otro, el deducible es normalmente bajo.
Sin embargo, para el riesgo de terremoto el deducibe a pesar de corresponder a un bajo porcentaje, 1% normalmente, traducido en pesos, puede significar que el valor total de los daños, se encuentre dentro del valor del deducible, lo que deja al condominio sin indemnización alguna.
Este 1% se calcula sobre el valor total asegurado. Si se aseguran las áreas comunes en UF 100.000 el 1% es de UF 1.000.
Lo que puede complicar toda la operación de seguros, es conocer el valor real del bien asegurado, pues si en el caso anterior, el valor real es de UF 200.000, la compañía aseguradora puede aplicar la cláusula de prorrateo que se encuentra en el condicionado de la respectiva Póliza.
Veamos un ejemplo con daños de UF 15.000.
El valor real es de UF 200.000, y el valor asegurado UF 100.000, entonces el bien está asegurado en el 50% de su valor real.
Aplicando la cláusula de prorrateo la compañía asegurado indemnizara el 50% del valor de los daños es decir, UF 15.000 x 0.50 = UF 7.500, además a éste último valor, le restará UF 1.000, que corresponden al deducible de la Póliza.
En definitiva, la indemnización que recibirá el condominio con los datos anteriores es de UF 6.500, con los que debe financiar daños por UF 15.000.
La diferencia se debe financiar con aportes de cada propietario, pero también con seguridad con algún subsidio que otorgue el Gobierno.
En una próxima Entrada se podrá analizar con mayor detenimiento este tema pues aún queda bastante materia que analizar,
editor
 

martes, 13 de diciembre de 2016

Lo que los copropietarios necesitan es seguridad

Justamente, Seguridad.
Seguridad jurídica que todas las situaciones internas que debe realizar el condominio se están realizando cumpliendo con las normas legales vigentes que afectan las actividades del condominio, como por ejemplo ley de copropiedad, reglamento de la ley de copropiedad, reglamento de copropiedad del condominio, otros reglamentos que se otorguen los copropietarios y otros reglamentos que se deben implementar de acuerdo a las exigencias legales.
Pero antes de todas ellas, que la seguridad juridica se encuentre respetando en primer lugar las disposiciones contendidas e la ley principal de un país, su Constitución. 
Seguridad patrimonial, que señalan que el patrimonio de los copropietarios se encuentra debidamente asegurado, y que el riesgo de daños ha sido traspasado a una entidad aseguradora.
Seguridad financiera, respecto al uso de los dineros que todos los meses son cobrados como gastos comunes, que todos los copropietarios paguen sus gastos comunes, que todos los dineros recibidos sean depositados en la cuenta corriente del condominio.
Seguridad ética, se refiere al trabajo en base a principios, lo que obliga tanto a los integrantes de los comité de administración como a los administradores, a realizar sus actos con prescindencia de sus intereses particulares o al menos con superponer los intereses generales de la comunidad por sobre por sobre los particulares.
Seguridad para casos de emergencias, que implica tanto la seguridad frente a situaciones de emergencias originados por la naturaleza, como la seguridad frente a situaciones delictivas, que puedan afectar a personas residentes del condominio como a sus bienes o bienes comunes.
Practicamente todos los copropietarios, confian en que las cuentas que se le presentan son correctas, que se encuentran con documentación  de respaldo, que han sido revisados y que se han utilizados, los mejores servicios o los mas económicos dentro de las diferentes calidades que se hayan requerido.
Entonces el trabajo es: no faltar a esa confianza.
editor

Sacando lecciones de la experiencia

En el pasado terremoto del año 2010, muchos condominios recibieron indemnizaciones millonarias, algunas por algunos cientos de millones de pesos.
Pero se gastaron de manera rapida.
Con toda seguridad la situacion debe volver a pasar en cada terremoto, los daños en un edificio son importantes desde el punto de vista económico. Y por ello se debe estar asegurados de manera correcta.
Entonces luego de pasado un tiempo, la interrogante es ¿que pasará con el dinero si nuevamente se reciben millonarias indemnizaciones?
La situación debe estar resuelta antes que ello ocurra.
Una solución puede ser, señalar cada año cuando se elige al comité de administración una o dos personas adicionales al comite, para que se integren al control del manejo del dinero recibido de las indemnizaciones, y luego de terminadas todas las reparaciones rendir cuenta de manera obligatoria a la comunidad.
La idea es disminuir las debilidades de control que pueda tener el sistema adminisrativo contable del condominio, y que producto de esas debilidades puedan ser utilizados de manera incorrecta esos dineros.
Si le sucede la situación descrita en su condominio, es obvio que están enfrentando una situación de emergencia, se deben reparar algunos sistemas, muros, puertas, vidrios, ascensores, y muchos otros bienes comunes, y para todo ello se debe estar preparado con anticipación, no enfrentar la situación con solamente improvisaciones o entregar la autoridad para el manejo financiero, a una o dos personas.
Tal vez se pueda entregar, pero bien controlado por terceros copropietarios.
La idea es finalmente, que enfrentados a una situación que genere daños importantes en el condominio, se tenga la certeza que quienes asuman el manejo del dinero lo realicen de manera correcta y con una rendición de cuentas obligatoria.
Se imagina usted señor copropoetario, que recibibidos cientos de millones de pesos, y luego de gastados no se tenga una rendición de cuentas.
Las experiencias son para obtener lecciones, y ésta puede ser una importante.


sábado, 10 de diciembre de 2016

¿Ahorra IVA o ahorrar dinero?

En muchos condominios se presenta una disyuntiva cuando respecto a la contratación de servicios por montos elevados, se analiza la posibilidad de ahorrarse el pago del IVA.
De partida señalo que esa no es una opción viable.
En la contratación por ejemplo de la pintura de un condominio, las obras se pueden contratar a Suma Alzada o Por Adminisración.
Suma Alzada corresponde a la modalidad en la cual el condominio contrata la ejecución de las obras, y el contratista adjudicado proporciona todo lo necesario para la ejecución de los trabajos, materiales, personal, etc., en este caso el condominio se limita a efectuar el pago de acuerdo a lo señalado en las respectivas Bases Administrativas y en el Contrato de Prestación de Servicios que eventualmente se haya firmado ante Notario.
Si el Contratista solicita Anticipos, debe presentar de igual manera una Factura por ese Anticipo, y en cualquier mometo que solicite un pago, una Factura debe respaldar ese pago.
La segunda modalidad es realizar el trabajo Por Administración. Esta modalidad consiste en que el condominio contrata el personal que ejecutará las obras y compra directamente todos los materiales necesarios para ella.
Vamos a analizar solamente el aspecto de ahorro de dinero.
 Cuando las obras se contratan mediante la modalidad de suma alzada, el contratista debe desarrollar para si  mismo un Presupuesto de Precios Unitarios, lo que quiere decir que debe analizar cuánto le costará cada uno de los itemes que comprendan los trabajos; mano de obra, pintura, impermeabilizante, lavado del edificio, elementos de protección personal, etc. 
A la suma de todos ellos, le agrega un porcentaje de gastos generales, y a la suma anterior incluyendo los gastos generales le agrega un porcentaje de utilidad. Luego a todo ese total le agrega finalmente el IVA.  
Entre gastos generales y utilidad, con seguridad se tiene un porcentaje cercano al 15 % o un poco más.
Luego el condominio se encuentra tambien pagando IVA, por los servicios de mano de obra que entrega el Contratista, mano de obra que de contratarla directamente el condominio, no se encuentra afecta al pago del IVA.
Ahora, cuando las obras se ejecutan mediante la modalidad de Administración, el condominio se ahorra como ya se vislumbra, el pago de los gastos generales y el de la utilidad. Pero también se ahorra el pago del IVA, que el contratista debe incluir en su presupuesto de Suma Alzada.
Ahora si el condominio, insiste en la idea de no pagar el IVA, se tienen dos problemas, 1) si se realiza una Revisión de Cuentas en el condominio, cualquier profesional, señalará dicha materia como una observación, ya que no existe un documento legal que pueda respaldar el Egreso de dinero, y 2) la empresa Contratista corre el riesgo que frente a una fiscalización tributaria o laboral, pueda detectarse esa evasión, y deba tener que pagar a su costa con el impuesto evadido.
El condominio, en realidad no desea evadir el IVA, desea finalmente tener un ahorro de dinero, y ello lo puede tener ejecutando las obras mediante la modalidad de Administración, pero para ello debe también tener una persona responsable que vaya controlando la ejecución de los trabajos.
Finalmente, cuando se desee ejecutar obras de envergadura económica, conviene analizar cual modalidad es la mas conveniente para el condominio.
 
    

miércoles, 26 de octubre de 2016

Estamos trabajando tambien intensamente.

Luego de generado un terremoto, nuevamente la tierra comienza a incrementar la presión que será liberada luego en un nuevo terremoto.
Asi tenemos por ejemplo, la presión acumulada en el norte del país, en donde se espera hace ya varios años, que se produzca un gran terremoto, lo mismo en la falla de San Ramón, en la Región Metropolitana.
Mas lejos aún, también se está a la espera de un gran terramoto en el Estado de California, generado por la falla de San Andrés.
La tierra no descansa, y por ello tampoco lo debemos hacer nosotros, debemos prepararnos adecuadamente para enfrentar un terremoto, que más temprano que tarde, deberemos nuevamente enfrentar. 
Para las comunas disponemos de un buen software denominado Plan de Emergencias de Protección Civil, que puede contribuir de una manera importante es desarrollar e implementar un Plan de Emergencias, para una o más comunas.
Estamos trabajando por ejemplo para que una región pueda establecer como piso, nuestro Plan de Emergencias, quedando como verdaderos líderes en la materia de planificación, y estandarizando el importante trabajo de planificación.
Más de una decena de comunas, podrán implementar el Plan de Emergencias de Protección Civil Comunal, mejorando de manera significativa el trabajo de prevención.
Al igual como nuestro planeta no descansa, también trabajamos de manera intensa, en la planificación de como una organización  como una comuna, una empresa o un condominio, por ejemplo, trabajan en la planificación de como se van a enfrentar a situaciones de emergencias, ya que no solamente de terremotos viven los chilenos.
Erupciones volcánicas, maremotos, incendios forestales, incendios industriales y poblacionales, sequias, olas de frio, olas de calor, "terremotos blancos", emergencias sanitarias, aluviones, son situaciones que conocemos de cerca cada cierto tiempo, y para ellas debemos estar preparados.
Luego de una presentación en una importante organización de protección civil, hace ya algunos años, me consultaron, cuántas hojas tendría el Plan de Emergencias de Protección Civil de una comuna, me preguntaron no una sino que varias veces, y la verdad es que asi no se puede esperar mucho.
Espero que la región que desea impementar el Plan de Emergencias de Protección Civil, lo logre, se convierta en un lider en la planificación y en un ejemplo para el resto del país, y afortunadamente para eso estamos trabajando de manera intensa.
Con absoluta seguridad en 10, 20, o más años, se enfrentaran situaciones de emergencias que para nuestro territorio, pueden ser desconocidas hoy día, pero para ello se debe trabajar, existen muchas situaciones de emergencias que se presentan a diario en otras latitudes, y por ahora, solo por ahora, no las estamos enfrentando, pero llegaran.
Disponemos de una solución informática para su organización, por ejemplo:
  • Plan de Emergencias para condominios
  • Plan de Emergencias de Protección Civil
  • Plan Integral de Seguridad Escolar
  • Plan de Autoprotección
  • Plan de Continuidad de Operaciones 
  • Plan de Seguridad Privada para Organizaciones
No experimente con su organización, escribanos a editor@eladministrador.cl y cuentenos de sus necesidades.
   
    


viernes, 21 de octubre de 2016

Una de las recomendaciones para las personas que

viven en California, es estar preparados para ser autosuficientes durante las 72 horas posteriores a un gran terremoto u otro desastre mayor.
En ese sentido y de acuerdo a nuestra experiencia, lo que se debe tener es dinero en efectivo, pues en muchos condominios se suspenderá por ejemplo el agua potable y se habrá de comprar ese indispensable elemento durante varios días, al menos la necesaria para la ingesta.
En los condominios que no cuentan con un generador de electricidad para las áreas comunes, se deberá utilizar de manera intensa un par de linternas.
He conocido varios condominios en los cuales, a sus pasillos de distribución, no les llega luz natural en ningún momento, y siempre deben ser iluminados con luz artificial, esos pasillos, sin ningún tipo de iluminación, de día y de noche, son verdaderas bocas de lobos.
Pero además del dinero, con el cual uno puede satisfacer las variadas necesidades que se presentan en esos momentos de emergencias, como por ejmplo alimentos si no puede estar en su hogar, remedios y tantas otros elementos que allí, se presentan como indispenables.
Pero en la práctica, se recomienda tener agua, un botiquin de primeros auxilios, y remedios que requiera algún integrante del grupo familiar.
En California se ha programado un Simulacro de Terremoto, en el cual han participado más de 10 millones de personas, para saber y reconocer que se debe hacer en el momento en que se produzca el temible terremoto que se espera durante tanto tiempo, y considerando que los cientificos han señalado que la falla de San Andrés, se encuentra "cargada y lista" para generar un terremoto de alrededor de 8 grados Richter.   
La confección del Plan de Emergencias para su condominio, constituye una ayuda importante, para cuando se deban enfrentar esa y otras situaciones de emergencias.
editor

jueves, 20 de octubre de 2016

Un condominio no es una empresa

y por tal razón no se encuentra obligada a a pagar la gratificación legal de que trata el artículo 46 y siguientes del código del trabajo.
Una vez mas, ahora un importante condominio de la región de Valparaíso,  nos han encargado la actualización de su Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, y nos hemos encontrado, entre varias otras normas, ésta que no corresponde.
Muchas son las normas laborales aplicables a un condominio, pero la de la gratificiación legal no lo es.
También se encuentra en el Reglamento a actualizar, las normas de los trabajadores del comercio, que por supuesto tampoco se aplican, la distribución de la jornada semanal en solamente 5 días, no conozco a un condominio que haga trabajar a sus conserjes solamente 5 días y los demas contrate personal Part Time.
También aparece en el Reglamento Interno, la prohibición de su personal a trabajar en otras empresas del mismo rubro que el condominio en cuestión. Por ejemplo, un Conserje no podría trabajar en otro condominio, para tener un segundo ingreso. 
Señala el Reglamento Interno, que todas las peticiones del personal deben ser efectuadas a la Gerencia General, pero si no existe una GG, ¿cómo es posible materializar las peticiones?
No se puede simplemente.
Este Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, puede ser el resultado de un trabajo de copiar y pegar, no digo que lo sea, pero existe alguna posibilidad 
También existe una norma que señala que el Reglamento Interno, se entiende conocido por los trabajadores del condominio, cuando lo que se debe señlalar es que existe la obligación que el trabajador lea el Reglamento y consulte a su Jefe Directo o Administrador, aquellas materias que no entienda.
Aparece tambien una sanción que señala "termino del contrato de trabajo", en circunstancia que esa sanción no aparece en el código del trabajo. Imagine que el empleador aplica esa norma del Reglamento Interno, es decir una cláusula que no existe en el ordenamiento juridico laboral.
Además se indican otras normas que son totalmente en contra del empleador, y el Reglamento Interno lo implementa el empleador, lo que quiere decir es que el empleador establece normas contra sus propios intereses.
Si usted como empleador ha implementado un Reglamento Interno, copiado desde internet, lealo y verifique si existen normas que en algún momento se pueden volver contra sus propios inereses.
Cientos de empleadores nos han confiado la confección o actualziación de sus Reglamentos Internos, si usted desea ese trabajo, escribanos a editor@eladministrador.cl

miércoles, 19 de octubre de 2016

El Problema Económico

se presenta cuando existen múltiples necesidades jerarquizables y recursos escasos.
Dicho lo anterior podemos facilmente comprender que en los condominios el problema económico se presenta con alta frecuencia.
  • Mantención de los ascensores
  • Mantener el personal adecuado a cada condominio
  • Mantención de Piscina
  • Mantención de Sala de Ascensores
  • Mantención de Sala de máquinas elevadorea de agua
  • Desarrollo del Plan de Emergencias
  • Mantención al día del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad
  • Capacitación de OS-10
  • Compra de útiles de aseo
  • Reparación de portones automáticos para estacionamientos
  • Mantención del CCTV
  • Mantención Sala de Basura
  • Mantención Baños del personal
  • Compra de EPP
  • Reglamento Interno de Piscina
  • Mantención de Extintores
  • Mantención de citófonos
  • Mantención de la techumbre del condominio
  • Pintado del condominio
  • Inspección de gases
  • y una larga lista de otros trabajos.
Todos ellos son necesidades que se presentan en un condominio y que de alguna manera se deben jerarquizar, priorizar la urgencia que cada una de ellas tiene para ser desarrollado. y analizar su financiamiento.
Una forma de realizar esa priorización es el desarrollo de un Plan Anual de Trabajo, en el cual se indique la labor a ejecutar, el mes en el cual se ejecutará el trabajo, el responsable y de manera aproximada, el monto que se require.
Ello le será de una ayuda importante para el control de los dineros, que se manejan en el condominio, además de servir de guía para el camino tanto del Administrador como del Comité de Administración. 
 

sábado, 15 de octubre de 2016

Plan de Emergencias para condominios

Al parecer los administradores e integrantes de los comités de administración, estan preocupándose mas de ésta importante materia, y también de desarrollar los Reglamentos que les corresponda implementar en los condominios que administran o representan.
Respecto a los Reglamentos Internos de Higiene y Seguridad, señalar que la norma legal que los exige, señala que deben ser mantenidos de manera permanente, actualizados.
Respecto al Reglamento para piscina, que es optativo, la exigencia señala que todas las piscinas deben tener personal salvavidas y de primeros auxilios, no unas si y otras no. Todas. Sin embargo, si optan por el Reglamento, se eximen de la obligación de contratar el personal señalado.
Con relación al Plan de Emergencias, es una obligación que la ley impone al Comité de Administración.
Durante éste último tiempo hemos inspeccionado y confeccionado el Plan de Emergencias para varios edificios y me quiero detener en uno: hemos visitado uno con tecnología para reducir el impacto de los terremotos. El edificio tiene más de 70 metros de altura y lo revisamos completamente, desde el techo hasta el lugar más bajo y en el cual se encuentran las instalaciones para disminuir el impacto de los terremotos. Por supuesto estamos agradecidos que nos hayan preferido para ese trabajo en un edificio lider en su tipo en latinoamerica.
Esta información debe ser considerada en el Plan de Emergencias, asi como muchas otras que se van viendo en todos los pisos que se van visitando. 
Pero ciertamente llama la atención, que sean varios los edificios que al mismo tiempo deseen desarrollar sus planes de emergencias. 
Tengo dos teorías. 
Primera. Como ha pasado bastante tiempo sin un terremoto con epicentro en la zona central, los condominios se encuentren preparando para enfrentar alguno.
Segunda y por la cual me inclino. Los Administradores e integrantes del Comité de Administración, estan desarrollando de mejor manera su labor, cumpliendo de manera estricta sus obligaciones y protegiendo de mejor manera la responsabilidad legal de cada condominio.
Y, en ello, estamos reconocidos que prefieran nuestros servicios.
 

¿Quién genera el conflicto: el que esta sobrepasando la ley

o quién exige el cumplimiento estricto de ella?
Veamos dos ejemplos:
El primero. Una persona que ha sido elegida para integrar el Comité de Administración, no señaló que estaba arrendando su departamento vía un contrato de Leasing. Vino el terremoto de Septiembre del año pasado y el condominio sufrió daños.
Se pudo acreditar la situación, en atención a que se entregó al Juez, la Escritura de dominio a nomnre de la empresa de Leasing.
Desde allí comenzaron a conocerse situaciones como la señaladas, que la persona que se indica no era propietaria de su departamento, y además estaba desempeñando el cargo de Presidente del Comité de Administración.
También se conoció la situación del pago de un Finiquito con un cheque personal del Presidente del Comité de Administración.
Para acortar la idea, fue denunciado y el Juez esta a la espera de sus antecedentes para resolver la situacoión      
El segundo ejemplo. Una persona se ofreció para integrar el Comité de Administración, sabiendo que no era propietario de ningún porcentaje de su unidad. La asamblea de buena fe, acepto dicho ofrecimiento y por unanimidad determinó que se integrará al Comité de Administración.
Sin embargo, al momento de constituirse el Comité de Adminisración, se le consultó si era propietario y respondió que no, que formaba parte de una sucesión pero no tenían los tramites legales realizados.
Prácticamente en todas las reuniones de Comité de Administración se le ha representado la situación, y los argumentos en contrario, han sido de variada indole, pero ninguno jurídico, ninguna ley, decreto reglamentario, norma de la constitución, nada, solamente palabras que esto, que lo otro que lo de mas allá.  
Sabiendo que las normas para integrar un Comité de Administración, se encuentran normadas por la ley de copropiedad, consulto ¿por que se exige que se sobrepasen esas normas a objeto de dar solución a una situación que el propio afectado generó.?
El Comite de Administración no es una reunión de amigos, tampoco una Junta de Vecinos. Es un cuerpo colegiado normado por una ley, la ley de copropiedad, y su actuación debe encontrarse apegadas de manera estricta a dicha ley u otras también por supuesto, comenzando por las normas constitucionales.
Son muchas las situaciones que generan crísis en los condominios y cuando se integra al Comité de Administración una persona que no puede acreditar su condición de propietario y por consiguiente de copropietario, el responable es quien ha generado la situación y no quienes exigen el cumplimiento de las norms legales.
    

jueves, 13 de octubre de 2016

Compras de deptos. con Leasing

¿Quién puede integrar el Comité de Administración en un condominio?
Los propietarios de su unidad.
El conyuge del propietario.
El representante legal de una persona juridica.
¿existe otra alternativa?
No, ya que la propia ley de copropiedad no lo contempla, con seguridad se van a incorporar otras situaciones, pero desde el año 1997, no existen otras alternativas.
A pesar que algunas personas presenten argumentos super alambicados, pero nada jurídico.
El propietario acredita su condición con su respectiva Escritura Pública, y más aún adjuntando el Certificado de Vigencia. 
En Chile, ¿de que otro modo se puede acreditar lo anterior?
¿Se podrá argumentar con algún discurso de ética?, o ¿esgrimiendo razones de querer colaborar con la mejor de las intenciones?
No pues, se debe acreditar con la Escritura Pública y Certificado de Vigencia, ambos extendidos con una fecha anterior a la respectiva elección para integrar el Comité de Administración.
La calidad de cónyuge se acredita con el respectivo Certificado de Matrimonio, no existe otro documento que acredite lo anterior de manera oficial.
Las personas que viven juntas, pero no son casados, la que no es propietario, no puede integrar el Comité de Adminisración.
Tampoco lo puede integrar el hijo, tio, mamá, papá, o cualquier otro pariente.
El Representante Legal debe acreditar tanto la calidad de propietario de la persona juridica como su representación con una Escritura Pública.
Entonces las personas que se encuentran pagando un Contrato de Leasing, no pueden ser integrantes del Comité de Administración, por la sencilla razón que no son copropietarios, son arrendatarios, el propietario es la empresa de Leasing que se encuentra arrendando el inmueble.  
En éste caso, tampoco puede votar, salvo por supuesto, que tenga un Poder del propietario.
Ellos serán propietarios de su unidad, al momento que paguen la ultima cuota del respectivo contrato de arriendo y se les otorgue la correspondiente Escritura Pública. Antes de ello no son propietarios.
Las cosas claras y el chocolate espeso, decia mi primer profesor de Contabilidad de Costos. Entonces cuando se quiera integrar un Comité de Administración, sin generar luego un conflicto Directivo, reflexione si cumple las exigencioas legales, si no las cumple no se presente o no acepte. 
editor   

martes, 11 de octubre de 2016

Nuevamente ya estamos entrando a una temporada

de incendios forestales.
Debido a factores generados por el cambio climatico, en las tres últimas décadas en Estados Unidos se han duplicado las áreas que pueden ser afectadas y seguramente esa tendencia irá creciendo en los próximos años.
Nuestro país ¿tendrá condiciones o se adoptarán acciones tendientes a revertir una situación que se ve cada vez mas riesgosa?
Los incendios asi como otras situaciones de emergencias, se irán presentando de manera mas seguida y mas grave. Veamos algunos ejemplos que no podemos desconocer.
1.  La sequía que se encuentra enfrentando nuestro país, ¿cuántos años se mantiene ya? y ahora, no solamente es en el norte del país en donde tradicionalmente llovía poco, sino que también ahora se ha prolongado el área afectada hasta el sur del país, en donde si que llovía bastante. A pesar de los esfuerzos, ya deberemos acostumbrarnos a vivir con la sequía. Cuando llegue el racionamiento de agua a las ciudades, se verá el problema con su real magnitud. En los condominios debiera efectuarse un breve Plan de consumo de agua potable.
2.  Las marejadas. Ahora son de ocurrencia casi semanal, cuántos millones de pesos en daños han causado esas marejadas que muchas personas ven como un espectáculo de la naturaleza.
3.  Las altas temperaturas. Solamente van creciendo año tras año, y ello implica varios riesgos además de los incendios, que debe decirse lo causan los seres humanos, como por ejemplo fallecimientos por causa de las olas de calor.
Pero comenzamos a comentar de los incendios forestales, y en mi opinión, no existe alguna razón para que en nuestro país, la situación difiera mucho de lo que sucede de en otras latitudes, señalé EE. UU. pero en otros países como Grecia y Portugal, también España, los incendios son bastante importantes. “No importa cuánto nos esforcemos, los incendios van a seguir y serán cada vez más grandes, y la razón es muy clara”, dijo Park Williams, del Observatorio de la Tierra Lamont-Doherty, de la Universidad de Columbia.
Como he comentado en Entradas anteriores, las situaciones de emergencias, son cada vez mas comunes, y nuestro país día tras día se encuentra enfrentando alguna de ellas, que no queramos o no sepamos reconocerla es otra cosa, pero esas situaciones estan presentes día tras día.
Y conste que he comentado solamente de situaciones que pueden tener su origen en la naturaleza, salvo los incendios forestales, pues si hablamos de situaciones generados por la actividad humana, nuestros descendientes  serán quienes sufran las consecuencias de nuestras actuaciones.
editor
 

   

lunes, 10 de octubre de 2016

Cambio hacia una sociedad más humana

Por todos aquellos que ayudan a otros cuando ellos necesitan ser ayudados.
Por los valientes que defienden lo justo a pesar del miedo.
Por aquellos que con su dignidad, como único escudo, defienden a los débiles.
Por aquellos que esconden su dolor y alivian el de los demás.
Por los que construyen donde otros destruyen.
Por aquellos que hacen lo correcto, aunque a veces sea lo más difícil.
Por los que persiguen sus sueños a pesar de los fracasos.
Por los que siembran esperanza donde otros siembras dudas y críticas.
Por aquellos que dan abrazos cuando en realidad los necesitan.
Por aquellos que marcan la diferencia en vez de la indiferencia.
Por los que actúan con nobleza, que es hacer el bien por naturaleza.
Por aquellos que alivian su sufrimiento aliviando el de los demás.
Por los sembradores de luz que iluminan el mundo.
Por aquellos capaces de hacer brillar los ojos de quien ya no creía que podía.
Por aquellos que con honor contribuyen a una causa justa.
Por aquellos que con sus pequeños actos marcan grandes diferencias.
Por todos ellos levanto mi copa y brindo…
Con la ilusión de que tú, seas uno de ellos.
Copio éste escrito con la esperanza que a las personas que lo lean, les pueda hacer sentir solamente un gratificante instante de tranquilidad en sus espíritus.
 

miércoles, 5 de octubre de 2016

Día Nacional de Protección Civil

Mediante Decreto 245, del año 1991, del Ministerio del Interior, se declaró en Chile el Día Nacional de la Protección Civil, para el 10 de Octubre de cada año.
Se señala que la Oficina Nacional de Emergencias coordinará las actividades que se desarrollaran durante ese día.
Sin embargo, en el señalado Decreto no se indican las razones de haberse elegido esa fecha pero en los argumentos tenidos presentes para declarar el Día de la Protección Civil, se indica que el país en forma permanente se encuentra expuesto a situaciones de emergencias y que la comunidad debe estar conciente de ello.
Pero en estos días no se conocen actividades que se vayan a realizar durante el 10 de Octubre, en años anteriores tampoco se ha sabido, pues al parecer no se desarrollan.
Pareciera que al contrario de lo señalado en el Decreto 245, no se le da la relevancia de haber establecido un Día Nacional de la Protección Civil, a pesar de tantos expertos que comentan en la TV.
En Chile se ha estabecido el 10 de Octubre, a nivel internacional es el 1 de Marzo, al menos del año 2017.
En mi modesta opinión, el Día Nacional de la Protección Civil en Chile, debiera ser el 22 de Mayo de cada año, por las siguientes razones:
  • Fue el día en que se produjó el terremoto de mayor magnitud registrado por el hombre. Una situación importante que en todas las conferencias sobre el tema a nivel internacional es señalado.
  • Fue el día tambien en que se produjo uno de los maremotos más importantes que registra el país 
  • Fue el día en que se desencadeno la emergencia del Riñihuazo, epopeya épica de los trabajadores y profesionales chilenos, que duró mas de 2 meses y que permitió salvar a la ciudad de Valdivia de ser prácticamente borrada del mapa.
  • El día anterior, el 21 de Mayo de 1960, ocurrió un terremoto en Concepcíon, y luego del 22 de Mayo, se sucedieron varios otros terremotos, de hecho entre el 21 de Mayo y el 6 de Junio de 1960, se sintieron en Chile 9 terremotos.
  • Días después del terremto del 22 de Mayo, comenzó la erupción del Volcán Puyehue, erupción que se extendió por varias semanas.
  • El terremto del 22 de Mayo, fue el de mayor magnitud del siglo XX, y del que se tiene registro en todo el planeta, 9.5 grados Richter.
Todas esas razones, me hacen pensar que, de manera razonable, el Día Nacional de la Protección Civil en Chile, debiera establecerse para el 22 de Mayo de cada año.
 

jueves, 22 de septiembre de 2016

Los resultados

Finalmente el tratamiento de los riesgos nos indicará por ejemplo que podemos:
  • Eliminar la fuente del riesgo.
  • Aceptar la dimensión del riesgo.
  • Modificar la probabilidad del riesgo
  • Modificar las consecuencias del riesgo
Cualquiera de esas consecuencias será en beneficio del condominio y de sus comuneros. Los valores de gastos comunes en muchos casos es de un alto valor y de alguna manera se debe influir para que ellos no aumenten, o que de aumentar, sea porque los gastos son del todo necesarios y sobre todo sean transparentes.
Por ejemplo, si no desea que exista el riesgo de pérdida de dinero por Caja Chica, se suspenden los gastos de Caja Chica y todo se paga con cheques, sencillo pero eficaz.
Si se desea que todos los dineros sean depositados, se puede elegir las alternativas de transferencias electrónicas, pago con cheques cruzados y sobre todo que todos los pagos en efectivos, sean acreditados por un deposito por cada pago efectuado.
Las consecuencias de pérdida de dinero, -de existir o no- con la implementacion de dichas acciones, se reducirá de manera notoria en el caso de existir, o no existirá la tentación de generarlos cuando no existan.
Pero, finalmente se habrá realizado un trabajo enfocado a que todos los comuneros, paguen el valor justo que les corresponda, y especialmente de manera transparente y sabiendo que existen los procedimientos que estan trabajando para que el dinero que están pagando, llegue al destino que efectivamente corresponde. 
 

Veamos ahora algunas de las acciones que

se pueden desarrollar para el tratamiento del riesgo de uso indebido del dinero del condominio.
Una de las primeras, es determinar si la adquisición del bien o servicio es necesaria. No se debe andar inventado trabajos y todas las compras deben estar justificadas incluyendo el detalle de aquellas que se realizan por Caja Chica.
Luego, al momento de firmar, todos los cheques deben estar respaldados por un documento, sin excepciones.
Lo anterior ya significa un control de alguna persona, que puede ser un Revisor de Cuentas, integrante del Comité de Administración.
Sin embargo, todos los meses el Adminisrador debe entregar a los copropietarios el detalle de los gastos efectuados y del dinero existente en la cuenta corriente del condominio, además de otros Activos, como por ejemplo cheques por cobrar, nómina de deudores morosos, y similares.
Una situación obligatoria y que en muchos casos no se cumple, es -al menos- la Rendición Anual del Administrador, pero no una suma de los Ingresos versus los Egresos, sino que una Rendición en la cual se entreguen aspectos cuantitativos y cualitativos del desempeño en el año.
Podría ser por ejemplo, el detalle de los trabajos que se han realizado en el año, en comparación al Plan de Trabajo que se ha entregado en el año anterior, allí se puede apreciar si lo que se presupuestó, se ha cumplido.
Finalmente, una opinión externa a traves de una Revisión de Cuentas.
Esas son algunas de las acciones que cualquier condominio puede establecer para el tratamiento del riesgo de la utilización indebida de sus dineros.

   

Un beneficio de las Revisiones de Cuentas

en los condominios, dice relación con la disminución de los resultados respecto a aquellos en los cuales no se ha realizado ninguna Revisión de Cuentas.
Veamos. En muchas ocasiones, mas de las que se quisiera conocer, nos contactan para solicitar ayuda respecto a las situaciones irregulares que se presentan en los condominios.
Cualquier condominio esta expuesto a que sus dineros no tengan el destino que pensamos debieran tener, cual es financiar los gastos comunes ordinarios y extraordinarios. 
Pero en el proceso existe una diversidad de riesgos que en muchos condominios se hacen presente de manera frecuente, por ejemplo:
  • Préstamos al personal de trabajadores.
  • Cálculos mal efectuado del porcentaje o valor del Fondo de Reserva.
  • Compras que no llegan al condominio.
  • Rendiciones de Caja Chica con documentos que no son compras para el condominio.
  • Rendiciones de Cuentas de Caja Chica, con documentos muy retrasados en el tiempo.
  • Pagos mal efectuados de cotizaciones previsionales.
  • Préstamos al personal no descontados.
  • Compras de bienes o servicios por valores sobrevalorados.
  • Compras mayores sin exigir un Contrato de Servicios, garantías, y otros cumplimientos legales.
  • Compras sin exigir las respectivas facturas.
  • Rendiciones de Caja Chica por valores excesivamente elevados.
  • Asignación de trabajos a personas sin eperiencia demostrable en el área respectiva.
  • No deposito de todos los dineros recaudados como pago de gastos comunes.
  • Y, otras decenas de situaciones similares.
Todas esas situaciones son riesgos a los cuales todos los condominios se encuentran expuestos, con mayor o menor enfásis.
En consecuencia, si no existen al menos un control de los procesos de manejo de los dineros, la severidad del riesgo de presentarse en un condominio, será alta, pues no existe control alguno sobre dicho manejo de dinero, y eventualmente pueden presentarse todas y otras situaciones como las señaladas.
Sin embargo, si existe una Revisión de Cuentas, muchas de esas situaciones, si se han producido podrán ser detectadas y posteriormente implementar los controles para que no vuelvan a repetirse.
Digamos que en una Revisión de Cuentas, no se encuentran todas las situaciones que ponen en riesgo el destino de los dineros, no es obligatorio encontrarlas. Nadie está obligado a lo imposible, reza un antiguo aforismo legal.
Pero digamos que del 100 por ciento, se detecta el 70 por ciento, de las situaciones incorrectas.
Tenemos entonces un porcentaje residual del 30 por ciento de situaciones no detectadas, circunstancia que evidentemente es favorable para el condominio, la severidad del riego se bajo en un 70 por ciento.
Ese 70 por ciento, significa la efectividad del trabajo de Revisión de Cuentas, que no solamente debe medirse en los valores compromertidos, sino que mas importante aún, en la detección y detención de esas situaciones de riesgo.
Por supuesto que en algunas ocasiones existen razones que no pueden solucionarse de inmediato, y se continuan produciendo pérdidas de dinero. Pero aquí, lo importante es haber detectado la situación, pues más temprano que tarde, también se deberán detener esas situaciones.
Pero para ello, los comuneros deben entender la situación, y defender los intereses del condominio por sobre otros intereses particulares.
   

martes, 20 de septiembre de 2016

35 son los fallecidos en accidentes del tránsito

durante este fin de semana largo.
Muchas personas lo consideran un fracaso.
Pero ¿será verdaderamente un Fracaso?
En mi opinión no lo es.
Habría que pensar cuántas serían las victimas si no se efectuara una campaña de prevención de accidentes del tránsito, con seguridad muchas más. Lo dificil es sabe cuántas serían esas victimas sin las campañas.
Entonces el resultado se podría leer como cuántas personas estan con vida, como resultado de la o las campañas de prevención, ese es el tema que se debe resaltar, pero aún cuando fuera una sola persona que se hubiere salvado, ya la campaña valió la pena.
Hace muchos años que no escribo de esta importante tema, pues cada año fallecen más de 1.500 personas y otras miles quedan con heridas, tanto fisicas como sicologicas, es una verdadera catastrofe la que se vive cada año con los accidentes del tránsito.
Un tema que debiera abordarse dice relación con las victimas que se encuentran cometiendo un delito al momento del accidente o tratando de escapar de la policía, ellos no debieran ser considerados como victimas de accidentes del tránsito o al menos tenerlo controlado en las Estadisticas de una manera separada. 
Finalmente tener totalmente disgregada la información por las causales del accidente es una buena opción, pues allí se podrá apreciar cuales son las causas más frecuentes de esos accidentes y enfocar allí las campañas de prevención, que me imagino es lo que se hace.
Ahora bién, fracaso sería no hacer nada pero se hace y con miles de Carabineros en las calles, con cientos de miles de semaforos funcionando correctamente, con mejoras notorias en las condiciones de las carreteras, entonces no es un fracaso, seguramente es un triunfo que se hayan salvado muchas vidas.
Llegar a 0 fallecido en una circunstancias como las del fin de semana pasado, es muy dificil, pero creo que la intención es bajar la cantidad de fallecidos con respecto del año anterior y así sucesivamente, pero el analisis debe ser más profundo, y por ejemplo indicar cuántos vehiculos salieron de Santiago el año pasado comparado con el actual, allí ya se podría obtener un Indice de comparación y así incluir otras variables que hagan un estudio mas completo.
Pero indicar solamente con la cantidad de fallecidos que la campaña de prevención fue un fracaso, creo que es un gran error.
editor 

domingo, 18 de septiembre de 2016

Bueno, ya pasamos un año sin un terremoto

lo que también quiere decir que estamos un año mas cerca que se produzca uno.
Algunos condominios se han preocupado de desarrollar e implementar el Plan de Emergencias que les es exigido por la ley de copropiedad, para enfrentar algunas situaciones de emergencias conocidas por ejemplo un terremoto, un maremoto un incendio y otras situaciones similares.
Pero que va a suceder cuando eventualmente suceda un sismo de una magnitud no conocida o un maremoto de igual naturaleza.
Por ejemplo cuando sucedió el incendio de Valparaíso hace ya dos años, un incendio no tenía una emergencia similar anterior en la ciudad y en la cual se quemaron miles de casas y otras miles de personas quedaron danmificadas, esa es hoy una situación conocida que no debiera volver a generarse.
Sin embargo por ejemplo el terremoto de Valdivia en 1960, y su posterior maremoto, son situaciones generadas por la naturaleza que no sabemos cuando se pueden volver a repetir, pero por ejemplo hoy si se generará un terremoto de mayor magnitud, ¿cómo lo podríamos enfentar? y ¿qué consecuencias podría generar?.
Para muchas situaciones somos muy vulnerables, no estamos preparados para enfrentarlas.
Veamos un ejemplo sencillo, la sequía que enfrentan centenares de comunas desde hace algunos años, ¿cuánto tiempo más lo podrán soportar? sin que el Estado se ponga al día y se construyan las obras que ayuden a mitigar sus efectos.
No pensemos ni por un momento que todas las eventuales situaciones de emergencia estan bajo control, sino todo lo contrario y por ello el trabajo de planificación es tan importante, determinar cuales son los medios y la forma en que se actuará es un trabajo de todos quienes tienen alguna responsabilidad al frente de sus organizaciones.
Es por ello que contamos con mas de una decena de software que contribuyen de una gran  manera a desarrollar esa planificación, mucho del trabajo ya esta hecho en cada aplicación, y el usuario debe adaptarlo a sus propias exigencias y necesidades, pero ya es un gran avance el tener una valiosa ayuda para su trabajo.
Como ya he indicado en varias oportunidades hoy tenemos la oportunidad para trabajar intensamente en prepararnos para enfrentar las emergencias del mañana, aprovechemosla.
Mas información a editor@eladminisrador.cl
editor      

miércoles, 14 de septiembre de 2016

Ya ha pasado casi exactamente un año

y no hemos vuelto a enfrentar un terremoto.
Como se recuerda, el último fue el día 16 de Septiembre del año pasado en la cuarta región, y mañana ya se estaría cumpliendo un año sin terremoto.
Lo cierto, sin embargo, es que un día más que pasa sin terremoto, es un día más cercano del próximo terremoto, en esto no hay que engañarse, y muchas personas se encuentran preocupadas de que un nuevo sismo se produzca en un breve plazo.
Cada día la presión entre las placas aumenta y solamente se debe esperar que llegue el momento en que se produzca una fractura y seguidamente venga el sismo.
Pero bueno, las técnicas constructivas permiten que se enfrente un sismo con la seguridad que las estructuras no se van a derrumbar, lo que se debe trabajar, y mucho,  es la forma en que cada persona debe enfrentar la situación, en otras palabras la sicología de la emergencia.
Pero también se debe trabajar en la forma en que se comunica por ejemplo, la circunstancia que se debe evacuar producto de la alerta de maremoto.
Luego de un terremoto la gran mayoría de las personas estan enfrenando internamente una crisis, la que se ve aumentada ya con la noticia de alerta de maremoto, y más se aumenta con todas las sirenas y avisos de todas las instituciones que colaboran con la emergencia.
Es mucha la presión que se impone sobre personas que no estan acostumbradas, entrenadas ni preparadas para esa presión, pensando además que ellas mismas estan en medio de muchas otras personas que estan evacuando.
Pero lo que se debe analizar es que no todas las personas deben evacuar hacía las zonas de seguridad, sino que solamente aquellas que se encuentren en lugares vulnerables, y una persona que se encuentre en un piso 6, o superior, ya está en una zona de seguridad, sacarla de esa zona para exponerla a un caos en las calles, le puede afectar de manera importante.
En definitiva se debe trabajar la evacuación vertical, especialmente de quienes deban abrir las puertas de los edificios que pemitan esa evacuación, de lo contrario de nada sirve que las personas sepan que pueden evacuar verticalmente pero ¿hacía donde', si las puertas estan cerradas.
La verdad es que en esta materia se debe trabajar día tras día, y el no hacerlo significa que todo se está dejando al azar, a la buena o mala suerte de cada uno.
En algunos edificios de Coquimbo, aún persisten las consecuencias del terremoto del año pasado, lo sé pues algunos copropietarios me han escrito y solicitado cierta colaboración, y las razones que mas se escuchan dicen relación con la inexistencia del Plan de Emergencias.
Trabajemos entonces, intensamente, en la preparación para una situación de emergencia, es el camino a seguir para enfrentar de una buena manera el siguiente terremoto.
editor    
       

El cumplimiento de la Obligación de Informar

los riesgos del trabajo, pasaron a fiscalizar a un empleador, a la cual le confeccionamos el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, para sus dos empresas en el año 2012.
Estaba preocupado el empleador ya que le dieron un plazo para presentar los antecedentes que demostraran que ha cumplido con esa obligación que muchos conocen como el Derecho a Saber.
Conversamos varios minutos y como el empleador tenía Reglamento a la mano, lo revisamos de inmediato y le expliqué de manera detallada como tenía ya solucionada dicha exigencia.
Citando literalmente las normas legales pertinentes, le expliqé la manera de como se cumplía dicha exigencia y no solamente ello, sino que con ejemplos, también le comenté las consecuencias a las cuales se exponen los empleadores que no tienen  cumplida la exigencia, e implementan normas que hacen imposible su cumplimiento.
Quedó absolutamente claro, que sus empresas ya cumplian las exigencias por las cuales fue fiscalizado, si embargo, y con la finalidad de cumplir cabalmente las nomas sobre la materia, nos ha encargado la actualización de sus Reglamentos Internos de Higiene y Seguridad.
Desafortunadamente existen muchos empleadores, y entre ellos muchos administradores de condominios, que desconocen esta delicada materia, y en razón que ignoran las normas vigentes, no le dan la importancia que merecen, pensando que si ellos no conocen las normas, ellas no existen o no tienen importancia.
Con ello, exponen de manera imprudente, la responsabilidad legal del empleador en caso de una demanda por un accidente del trabajo.
Revise pues su situación, y escribános si requiere dar una solución adecuada a este importante tema laboral.    

lunes, 12 de septiembre de 2016

El resultado de una Revisión de Cuentas

tiene sentido en dos direcciones:
1.  Se encuentran situaciones irregulares que deben ser modificadas y,
2.  Se está trabajando correctamente y ello debe ser fortalecido.
No en todos los condominios se trabaja mal, en algunos se trabaja de manera conciente, pensando en que se manejan fondos de terceros que son los copropietarios, y pensando además que el trabajo se debe realizar de manera correcta.
Este trabajo además de reconocerlo se debe fortalecer, y ello es posible hacerlo por ejemplo, implementando procedimientos operativos de trabajo y repítiendo anualmente las Revisiones de Cuentas.
De esa manera no solo se mantiene el estandar de trabajo, sino que también es posible mejorarlo.
El problema se presenta cuando en los condominios se encuentran situaciones alejadas legal y moralmente de las normas vigentes y principios éticos.
Un ejemplo, un Administrador compra tinta para imprimir de color, y nunca ha entregado un solo documento impreso en color a los copropietarios, compra cafe de 400 gramos y nunca lo ha entregado al Conserje, se le entregan resmas de hojas para imprimir y tinta negra, y cobra por las liquidaciones de remuneraciones, y algunos documentos son impresos en hojas reutilizadas de otro condominio. Estas son situaciones de bajo valor. También -el el mismo condominio revisado- se presentan situaciones de algunos millones de pesos.
En un condominio, se rindió cuenta de los ingresos del año 2015, y faltó una cantidad de dinero, que se trató de respaldar con documentos del año 2013, y por el valor exacto a la diferencia existente. Lo que se puede pensar es que quién realizó la Rendición de Cuentas, sabía con 2 años de anticipación que se iba a producir esa diferencia. ¿O puede ser otra la situación?.
En un condominio no se depositaba todo el dinero que se recibía en efectivo por concepto de gastos comunes pero siempre aparecian decenas de boletas de compra de materiales de construcción. Luego de la Revisión de Cuentas, se depositan todos los valores en efectivo, y resulta que ahora inexplicablemente no existen boletas de materiales de construcción.
Hace muchos años realizaba estos trabajos en muchas ciudades del país, afortunamente tenía un superior muy exigente y no le gustaba terminar un trabajo sin encontrar alguna situación que debiera ser modificada, asi que revisabamos todo.
Los trabajadores ya nos conocian, y en varias oportunidades ellos mismos nos indicaban algunas situaciones a objeto que no los llamaramos luego a dar explicaciones. Luego de una semana de intenso trabajo, finalmente terminabamos en una reunión cordial el último día de trabajo, en la despedida.
Entonces personalmente tuve que realizar cientos de mis propias rendiciones de cuentas correspondiente a los valores que se nos entregaban para costear cada uno de los viajes.
Y de tanto revisar documentos, casi se conocen de vista aquellos que no corresponden, aquellos que han sido incorporados para acreditar un situación diferente.
También conversaba con un amigo que luego en otra organización realizaba un trabajo similar. Se aprende tambien de esas conversaciones.
Por ejemplo, que se puede pensar si en un condmonio se le entrega un trabajo por varios cientos de miles de pesos a un contribuyente que no ha tenido timbraje de documentos desde hace aproximadamente 15 años. Luego ese contribuyente, crea una empresa y se le entrega ahora un trabajo por varios millones de pesos.   
Existiendo decenas de empresas a las cuales se les podría haber cotizado el mismo trabajo. Cotizaciones que tampoco se realizaron.
En otro condominio se le entregó un anticipo a un contribuyente pero no se le exigió una factura para la entrega del cheque. Recién luego de varios días de efectuado el pago al contribuyente se le timbraron algunas facturas. Entonces si se le hubiera exigido la factura antes de entregar el cheque, no podría haber realizado el trabajo.
Y suma y sigue. Se podría escribir mucho sobre las situaciones que se encuentran en una Revisión de Cuentas, pero por ahora basta con lo citado.
Pero lo importante, lo que realmente importa no es el comportamiento del Administrador, lo que importa es el comportamiento del Comité de Administración, son ellos los que han dejado hacer, no han controlado nada, quienes no se han preocupado o derechamente han actuado contra los intereses del propio condominio, y sobran esas situaciones, mas reprochables aún, pues ellos representan a quienes estan de alguna manera confiando en su labor.
Pero finalmente la Revisión de Cuentas debe ser de utilidad, principalmente como una medida de control al trabajo del Administrador, sin la Revisión de Cuentas, suceden las situaciones irregulares comentadas y lamentablemente, cientos de otras similares.
editor 

 

domingo, 11 de septiembre de 2016

La prevención de hoy es el éxito del mañana,

es una verdad por donde se le mire.
Veamos algunos ejemplos:
Plan de Emergencias para condominios, software con el cual se facilita el cumplimiento adecuado de la exigencia contemplada en el artículo 36, de la ley de copropiedad.
Plan de Emergencias de Protección Civil, software con el cual cada comuna puede desarrollar de una manera muy completa la exigencia contemplada en el Decreto 156/2002, que contiene el Plan Nacional de Protección Civil.   
Plan Integral de Seguridad Escolar, software con el cual cada centro de estudios puede cumplir con la exigencia de una manera que no es muy común en nuestro país. Excelente software para ser utilizado en todos los establecimientos educacionales.
Plan de Continuidad de Operaciones, no es exigible en nuestro país, salvo para instituciones financieras, pero que de manera voluntaria una organización puede implementar y cumplir cabalmente con normas internacionales.
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, muy completo software especialmente desarrollado para ser utilizado en la industria de la construcción y también para el área Forestal y de Áreas Verdes.
Y, varios otros software de igual o mejor calidad.
Planificar en el trabajo de cómo se enfrentaran las emergencias es sinónimo de prevenir. Indicar cuales son los riesgos, pero sobre todo realizar un trabajo poco común en nuestro país que es efectuar la evaluación del riesgo, con alguna de las más de 30 metodologías que se incluyen en los software.
Pero prevenir también es desarrollar los procedimientos de actuación para cada uno de los escenarios que nos toque enfrentar, desarrollar la base de datos de los recursos y medios con las cuales se cuenta para enfrentar las emergencias, la comunicación de esas emergencias a nivel masivo utilizando los SMS, a uno, una cierta cantidad o a todos quienes se encuentren en nuestra base de datos.
La prevención también se debe implementar en el trabajo de las asambleas de copropietarios, del comité de administración, del administrador y de los conserjes. También cuando se contratan servicios de contratistas y en una decenas de otras situaciones sobre las cuales se debe tener y no perder el control de su desarrollo.
Si allí no se trabaja en la prevención, con absoluta seguridad se van a generar la situaciones que posteriormente van a provocar las crisis que normalmente se entronizan en los condominios, como son las crisis financieras, de convivencia y de directivas. 
Pero todas crisis al fin y al cabo.
Mas información a editor@eladministrador.cl

viernes, 9 de septiembre de 2016

Cuando no se tienen argumentos legales valederos,

algunas personas optan por las descalificaciones personales, esa es una situación que una y otra vez se conoce y repite en los condominios.
Todas las discusiones debieran ser técnicas, con el administrador, con los integrantes del comité de administración y en las asambleas, pero muchas veces quienes no tienen argumentos valederos, prefieren seguir un camino retorcido, y comenzar con las descalificaciones personales incluyendo imputaciones de acciones que nunca han sucedido.
¿Quienes son las personas que comienzan con las imputaciones personales?
Obviamente quienes han trasgredido la confianza que en alguna oportunidad la asamblea les confió al elegirlos en un comité de administración o el propio administrador, que actuando en sentido totalmente opuesto para el que fue designado, actúa en contra de los intereses de los copropietarios.
Hoy en la mañana me llamó una copropietaria de un condminio en el cual se han cometido varias irregularidades que luego ni el administrador ni el comité de administración asumen la responsabilidad, y me comentaba de algunas actuaciones que iban en contra de su legitimo derecho a conversar con terceras personas, y en donde el Administrador mediante el uso de un megáfono, le llamaba la atención por dicha conversación, y en donde el mismo administrador, graba a escondidas las conversaciones que sostiene con los copropietarios, para luego, si es pertinente, comentarlo con terceras personas.
Las personas que tienen la razón deben apegarse estrictamente a las normas legales y no salir de allí, mantener en un terreno técnico y legal cualquier discusión, ya que quienes se defienden con otro tipo de argumentos, carecen de la razón legal, ya que si asi fuera, sería su primer argumento en defensa de sus actuaciones.
Pero por supuesto, cuando les conviene acuden a la legislación, pero cuando no, a las descalificaciones personales, son ellos el verdadero cáncer de los condominios y por quienes todos luego deben pagar, literalmente, las consecuencias que se reflejan en los gastos comunes.
  

jueves, 8 de septiembre de 2016

El Reglamento Interno para piscina

Si existe una norma legal que exige un cumplimiento y se cumple la norma, se dice que se trabaja de manera estandarizada, pero si no se cumple la norma, se está trabajando de manera sub estandar.
Entonces si el propietario de la piscina no tiene contratado el personal que se exige y además no cuenta con un Reglamento para el uso de la piscina, claramente se está trabajando de manera sub estandar, arriesgando tanto la responsabilidad legal del propietario de las instalaciones como la del propio Administrador.
Ahora bien, la normativa vigente exige que durante todas las horas de funcionamiento de una piscinas, debe haber personal salvavidas y de primeros auxilios.
Es el Administrador, el responable de cumplir esa exigencia y la de prohibir el uso de la psicina si no se cuenta con dicho personal, aún cuando sea por un período temporal.
Sin embargo, la misma norma legal, dispone que si el propietario de la piscina implementa un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para piscina de uso público restringido, como son las construidas en los condominios, hoteles, centros de turismo y otros similares, quedaran eximidos de la obligación de tener el personal  señalado.
Muchas de las piscinas se encuentran en zonas urbanas, pero muchas tambien se encuentran en sectores alejados de esas zonas urbanas, pero que de igual manera se encuentran obligadas a cumplir las disposiciones legales vigentes, resultando para los propietarios de esas piscinas, mas dificultoso el cumplir las normas vigentes.
A cientos de los propietarios de las piscinas ubicadas en zonas urbanas o no, le hemos facilitado el cumplimiento de las normas legales, confeccionando su Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para piscinas de uso público restringido.
Si entre sus instalaciones, cuenta con una piscina, escribanos a editor@eladministrador.cl y de manera diligente, confeccionaremos el reglamento que le permite usar la piscina dentro de las normas legales vigentes.