viernes, 29 de enero de 2016

Acta de Entrega en condominios

Entre otros trabajos que estamos realizando, en estos momentos me encuentro abocado a la confección de una Acta de Entrega de un condominio de Santiago.
Allí se estan entregando los cargos del Comité de Administación y también del Administrador, todos los cuales remunciaron en forma voluntaria.
Al  momento que recibí la llamada, lo primero que observé, fue la rapidez en la Entrega, ya que no existía el tiempo suficiente para efectuar todos los trámites necesarios para quie el nuevo Comité de Administración comenzara a funcionar nomalmente, y de hecho no va a comnenzar normalmente.
En estos cambios, se debe tener presente que el Acta de la Asamblea que da cuenta del cambio del Comité de Administración, debe ser reducida a Escritura Pública, luego el nombramiento del nuevo Administrador tambien debe contar con un Acta de nombramiento, esta vez del Comité de Administración entrante. Acta que tambien debe reducirse a Escritura Pública, aqui se incorpora la delegación de facultades al Administrador.
En definitiva varios días solamente para tramitar estas Actas.
Este es uno de los factores que se deben tener en mente al momento de que se produzcan cambios. 
Ahora bien, a lo que deseo llamar la atención, es a la propia confección de un Acta de Entrega, como la que estamos confeccionando y en la cual se presenta la situación en la cual se encuentra el condominio a la fecha en que se firma el Acta de Entrega.
Entonces allí, se determinan las responsabilidades de cada cual, tanto de quienes entregan los cargos como de aquellos que lo reciben, y todo ello queda escriturado en el Acta correspondiente.
No veo ninguna otra solución que, de forma tan clara y explicita, demuestre la real situación en la cual se Entrega/Recibe la administración del condominio, beneficiando todo ello, en definitiva al propio condominio.
Si usted requiere confeccionar un Acta de Entrega, escribanos sus consultas.

martes, 26 de enero de 2016

Procedimientos de trabajo

En el incendio del vertedero Santa Marta, se comentó que hacía falta un Protocolo de trabajo y en la restricción que se han impuesto en los viajes presidenciales hacia los periodistas, se indica que se debe establecer un Protocolo.
Un Protocolo lo utilizo como un sinónimo de Procedimiento, que es el termino mas usualmente utilizado.
Por ello nuestro manual se denomina Manual de Procedimientos Operativos, los de emergencias se denominan Procedimientos Operativos de Emergencias, y en la manipulación de alimentos se denominan también Procedimientos Operativos Estandarizados.
Pero la idea en general, es establecer un procedimiento de trabajo adecuado, en la materia que corresponda.  
Cada organización puede establecer sus propios procedimientos de tabajo, es prácticamente obligatorio esa implementación, pues de lo contrario, al no existir nada establecido en forma escrita, cada persona puede realizar una actividad como le parezca mejor, que no es siempre lo que le conviene a la organización.
Veamos un ejemplo en un condominio, ¿quienes estan con los gastos comunes al día? es una interrogante al parecer sencilla de responder, vea las siguientes alternativas:.
a) los copropietarios que no deben nada.
b) los copropietarios que solamente deben un mes.
c) los copropietarios que deben solamente dos meses.
d) los copropietarios que no deben gastos comunes, aún cuando deban dinero por otros conceptos.
e) los copropietarios que deban solamente los gastos comunes del último mes que se encuentra en cobranza y cuyo plazo de pago aún no ha vencido.
Como es posible apreciar, las personas pueden interpretar de diferente manera una  misma disposición legal, y es por ello que se debe tener un procedimiento para determinar quienes se encuentran con sus gastos comunes al día, que todos interpreten de igual forma una situación, parece una materia sin importancia, pero si que la tiene al momento de determinar quienes deben ser copropietarios hábiles, para efectos de una votación en una Asamblea.
Y existen muchos condominios que  no tiene ningún procedimiento de trabajo establecido en forma escrita, ni uno solo.
Si en cualquier actividad que usted pueda verificar, se establecen procedimientos de trabajo, en un condominio tambien son importantes.
Ahora imagine más de 80 procedimientos de trabajo: para las asambleas, para el comite de administración, para el administrador y para los conserjes, sin duda es una ayuda valiosa, que todos reconoceran.
Aquí mas información de nuestros Procedimientos Operativos para condominios.
Ahora bien, si usted o su organización desean comenzar de 0, el trabajo de diseñar o desarrollar sus propios procedimientos, tambien disponemos de un excelente software para ese trabajo y usted puede conocerlo en www.procedimientosoperativos.cl
editor 

lunes, 25 de enero de 2016

La Sala de Máquinas de ascensores

Durante el trabajo de desarrollo de planes de emergencias en condominios, he debido inspeccionar muchas Salas de Maquinas de los ascensores.
Hay de todo, algunas francamente en malas condiciones de mantención, con óxido por todas partes mal construidas, en fin decepcionantes.
Otras, en que falta un poco de atención para que se pueda señalar que se encuentran en buenas condiciones, falta un poco de aseo, el extintor está en el suelo, y no existen escalas o barandas, para trabajar de manera segura.
Pero tambien existen condominios en los cuales sus Salas de Maquinas estan en buen estado, limpias, con extintores a la mano, pintadas, con barandas y escalas necesarias. Muy bien.
Dentro de un edificio, la Sala de Máquinas de los ascensores es una de las instalaciones más criticas, mucho de la vida de un condominio depende del buen estado de la Sala de Maquinas y de los carros. Imagine usted un edificio con 20 pisos y que sus ascensores o Sala de Maquinas, se encuentren en mal estado.
Se puede pensar que la propia Sala de Maquinas, no tiene posibilidad de estar en mal estado, pero desafortunamente no es así. 
Si los copropietarios de los edificios en que la Sala de Maquinas se encuentran en mal estado, conocieran el estado en que se encuentran, quedarían impresionados. El mayor daño en la costa lo produce al aire salino, genera nucho óxido. En los edificios de Santiago, en general, se encuentran en buenas condiciones.
La interrogantes es ¿cuántos administradores conocen la Sala de Máquinas de los ascensores?
Allí se debe trabajar en forma segura, y todas deben tener una malla de protección hacia los ductos, y una baranda en el nivel superior, si la Sala cuenta con dos niveles.
Y por supuesto, el acceso debe ser restringido solamente a personas autorizadas.
La intención al escribir ésta Entrada, es llamar la atención sobre éstas instalaciones criticas en un edificio, y preocuparse por la prevención tanto de las instalaciones como de los trabajadires que deben allí, efectuar su trabajo, aún cuando sean externos.
editor    

jueves, 21 de enero de 2016

Gastos comunes en los condominios

Todos quienes vivimos en condominios mas de alguna vez nos hemos peguntado el pórque siempre los gastos comunes van en aumento.
La verdad es que existen muchos factores que pueden afectar al valor de los gastos comunes, algunos correctos y otros incorrectos.
Dentro de los primeros podemos señalar:
1. Alza de las remuneraciones, que implica además una paqueña alza adicional en las cotizaciones previsionales de cargo del empleador.
2. Trabajos de reparación y de mantención que hayan sido planificados.
3. Alza el el valor de los contratos de matenciones.
4. Alza en el consumo de los insumos de aseo
5. Alza en el valor de los servicios básicos
6. y muchos mas de indole similar.
Entre los segundos, es decir valores que han sido gastados en forma  incorrecta, se pueden citar:
1. Cotizaciones pagadas en exceso por el administrador
2. Desarrollo de trabajos inutiles en el condominio
3. No efectuar el reclamo al seguro por daños que pueden ser indemnizados 
4. Multas de diferentes organismos fiscalizadores
5. No pago en forma oportuna de las cotizaciones previsionales
6. Permanencia de los integrantes del Comite de Administración, que no sean transparentes en su actuar
7.  Una deuda muy grande de morosos de gastos comunes
8. y también muchas otras situaciones de índole similar.
En una Administración bien planificada, muchas de las situaciones que aumentan los gastos comunes no se van a presentar, ya que se sabe de antemano cual o cuales son el o los trabajos que se pueden ejecutar, y cuales se deben postergar para más adelante.
Pero principalmente se conocerá antes, cual va a ser en forma aproximada el gasto.
Que es muy diferente a conocer el monto cuando ya se han realizado los trabajos, y uno los viene a conocer cuando al Administrador se le ocurre informar de ello a la Comunidad.
En nuestro Manual de Procedimientos de Operación para condominios, el usuario va a encontrar algunas ideas entre los mas de 80 Procedimientos incorporados, que le pueden ser de utilidad para manejar de mejor manera los gastos comunes.
Quedan ya pocos días para mantener el precio de lanzamiento y el día 1 de Febrero se le indicará el valor real del Manual.
 
   

domingo, 17 de enero de 2016

Plan de Emergencias para condominios

En los últimos meses hemos estado abocado a la confección de planes de emergencias para varios condominios que han compendido que la prevención es el camino a seguir.
El Plan de Emergencia no va a ser una solución completa de inmediato, pero es un importante comienzo.
Soluciona al menos -de inmediato,- el cumplimiento de la obligación legal. Pero hay mas.
Bueno, tambien soluciona el implementar en forma escrita los Procedimientos Operativos de Emergencias, que en muchos condominios no existen.
También se soluciona el tema de la señalización de aquellos aspectos relacionados con las emergencias. 
Pero quedan varios temas pendientes.
Por ejemplo:
  • Funcionan todas las salidas de la red húmeda.
  • Se efectúa una limpieza de las vías de evacuación?
  • Se capacita a los Conserjes con el curso OS-10, o el de Seguridad para Conserjes?
  • Se instalan las manguera de las red húmeda que faltan?
  • Los extintores se encuentran con sus mantenciones al día?
  • Se reparan aquellos aspectos indicados en el Informe de Inspección?
  • Se realizan ejercicios de corte de energía eléctrica para comprobar el funcionamiento de las luces de emergencias?
  • Se adquieren los extintores faltantes?
  • Se procede a la limpieza de aquellas instalaciones en que el aseo es deficiente?
  • Se aceptan aquellas recomendaciones que pueden mejorar los diferentes sistemas incluidos en el Plan de Emergencias?
  • Etc. etc.
En fin, el Plan de Emergencias no es el fin de un trabajo, es el comienzo, pues luego de haber implementado el documento, en forma permanente se debe tener cuidado de mantener las instalaciones en buen estado.
Es la única manera de enfrentar de buena manera una emergencia.
Imagine por ejemplo un amago de incendio, y los extintores se encuentran con su matención vencida, o falta la manguera de la red húmeda.
El Plan de Emergencias es mucho más que un documento, es internalizar el tema de la prevención y de la seguridad.
Si necesita más información o desea confeccionar el Plan de Emergencias para su condominio escribanos a editor@eladministrador.cl


domingo, 10 de enero de 2016

Hoy la prevención es la clave

Cuándo se habla de prevención no solamente se está refiriendo a los accidentes que puedan ocurrir al interior de una organización, también se debe entender que se refiere a otros riesgos existentes y que se encuentran latentes en una organización.
Veamos por ejemplo el caso de los Reglamentos Internos de Higiene y Seguridad. Estos documentos se deben implementar en forma obligada para prevenir accidentes del trabajo, a través de la imposición de conductas que puedan evitarlos.
Pero esa no es su única finalidad. También se deben implementar para proteger la responsabilidad legal del empleador, precisamente frente a un accidente de un trabajador ya que el riesgo es permanente.
El Plan de Emergencias en un condominio, se implementa precisamente para prevenir situaciones de emergencias y para hacerles frente llegado el momento de enfrentarlas. Pero también para proteger la responsabilidad legal, en éste caso de los integrantes del Comité de Administración, que son los llamados legalmente a implementarlos.
El Manual de Procedimientos Operativos para condominios, también es un documento que se encuentra dirigido, en gran parte, a la prevención.
Pero la prevención en éste caso, es para evitar la ocurrencia de situaciones incorrectas en el actuar de las personas, para evitar que los integrantes del Comité de Administración cometan actos que lleguen a crear una convivencia desgastada y de rivalidad en la comunidad, y sus graves consecuencias posteriores que pueden durar décadas.
Pero también para determinar la conducta del Administrador y de los trabajadores de la comunidad. 
El objetivo finalmente es, establecer normas perdurables en el tiempo y a las cuales deben someter su actuar, todos quienes tienen facultad de representación, trabajan o viven en una comunidad.
La frase con la cual se títula ésta Entrada, no es propia, tampoco se dijo en un contexto de condominios, tampoco en situaciones referidas a los accidentes del trabajo, ni a la nomativa de piscinas en condominios, ni nada por el estilo.
La frase se comentó en el contexto de una de las  situaciones de colusión en la fijación de precios de ciertas empresas conocidas en el último tiempo, es decir debe existir prevención en al actuar ético de las personas y de las empresas.
Uno de los objetivos de nuestro Manual de Procedimientos Operativos, es precisamente contribuir a la prevención de esas materias, pero en el contexto de las comunidades de copropietarios.
Puede ser que en una primera mirada no se entienda así, pero si usted vive en un condominio que no tiene ninguna clase de procedimientos escritos, y analiza sus inconvenientes en la Administración, sí que comprenderá que el Manual de Procedimientos, puede contribuir notablemente a prevenir situaciones  incorrectas en el actuar de las personas.
editor  
 

sábado, 9 de enero de 2016

Una respuesta para muchas interrogantes

Son muchas las consultas que nos llegan referidos a temas de Administración de Condominios, a veces consultas que, una lectura a la ley de copropiedad debiera ser suficiente para aclararlas.
Pero muchas personas no tiene el hábito de leer normas legales.
Ayer solamente una persona integrante de un Comité de Adminisración, nos reclamó porque no dabamos a conocer en forma más amplia, algunas de las obligaciones que aparecen en la ley. Pero ciertamente ese es trabajo de cada integrante de un Comité de Administración, conocer las normas legales que rigen la copropiedad, y sobre todo, el cuerpo colegiado que integra.   
Nosotros en lo que podemos, colaboramos con los condominios.
Uno de nuestros esfuerzos en esa colaboración, es el desarrollo del Manual de Procedimientos Operativos para condominios, un trabajo que puede significar una gran ayuda para quién lo utilice.
Son mas de 80 procedimientos los que se han incluido, y varios van a ayudar en una mejor convivencia en el condominio, por ejemplo determinar cuándo se pierde la calidad de integrante del Comité de Administración o cuando se debe renovar completa o parcialmente el mismo Comité de Administración.
En muchos condominios se tramitan Licencias Médicas, pero en pocos saben que esas Licencias Médicas, en ciertas oportunidades se pueden tramitar incluso, fuera del plazo legal normal que existe.
O en otros aspectos, saber mas o menos con claridad, cuándo un copropietario se encuentra al día en los gastos comunes, para de ser considerado copropietario habil o inhábil, para efectos de votaciones en Asambleas. 
Esas son interrogantes bastantes sencillas que en muchas ocasiones las respuestas que cada condominio se entrega, dificultan la convivencia sobre todo en Asambleas. Más aún cuando con cada cambio de Comité de Administración o de Administrador, se cambian las normas del  condominio.
Si usted vive en un condominio en que todo se encuentra claro, perfecto, pero deben ser de los menos. Los más, tiene muchas dificultades, precisamente porque no tienen procedimientos de trabajo escritos, y hacía esos condominios apunta nuestro trabajo.
Con estos Procedimientos Operativos, los condominios pueden establecer normas pemanentes en el tiempo, y ello, precisamente, les va a ayudar en su conviviencia.
editor 
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miércoles, 6 de enero de 2016

A los nuevos integrantes del Comité de Administración

En muchas oportunidades se deben incorporar al Comité de Administración, copropietarios que tienen poca experiencia en la administración de un condominio, que por cierto no es que se tenga que tener muchos conocimientos, pero si, ellos tienen una connotación especial, al ser personas representantes de sus pares copropietarios, a los cuales se les debe -en teoria- responder por sus actuaciones.
Digo en teoría pues en la práctica muy pocos lo hacen.
Para esos copropietarios, el Manual de Procedimientos para condominios, les será de una valiosa ayuda tambien, incluso me atrevo a asegurar que más que a quienes ya tiene un conocimiento de la ley de copropiedad y de los trabajos que se deben desarrollar al interior de un condominio.
En una primera mirada pareciera que todos quienes se integran al Comité de Administración tienen experiencia en el tema, pero la verdad es que ello no es así. A veces se deben integrar personas que no conocen nada de la ley de copropiedad ni de las obligaciones de los órganos de la administración.
Precisamente ellos, pueden encontrar en nuestro Manual una ayuda que no se pensaban.
A los integrantes del Comité de Adminisración en su conjunto, les puede ser de utilidad para coordinar sus trabajos, los del Administrador y de los Conserjes, conocer de las obligaciones que tiene el condominio en su calidad de empleador, que por cierto no son pocas.
Muchas de las consultas que nos envian reiteradamente los señores copropietarios o los integrantes de los Comités de Administración están allí respondidas. Un  nuevo integrante del Comité de Administración que estudie nuestro Manual, estará mucho, pero mucho mas preparado que si no lo hiciere, y por supuesto esa preparación va a repercutir en beneficio del condominio.
Si usted se está integrando a un Comité de Administración, o siendo parte ya de alguno, estima que su aporte no es lo que usted quisiera bridar, solicite el Manual de Procedimietos, y verá como cambia su participación de allí en adelante.
Visite nuestro sitoo web www.eladministrador.cl o vea nuestra Propuesta directamente desde aquí.
editor   

domingo, 3 de enero de 2016

Manual de Procedimientos para condominios

En muchos condominios han sucedido situaciones verdaderamente desastrosas, nos llegan consultas y solicitudes de ayuda para situaciones que a veces se duda que puedan ocurrir en un condominio, pero las situaciones están allí.
Muchas o prácticamente todas las situaciones se habrían podido evitar, si el condmomio hubiera tenido implementado un procedimiento de trabajo, que hubiera impedido la situación o al menos haberla detectado en forma oportuna.
Condominios con décadas de funcionamiento y con muchos Administradores a cuestas, no tienen desarrollado ningún procedimiento de trabajo, permitiendo con ello, que situaciones incorrectas se sigan produciendo intencionadamente o simplemente se cometan errores por desconocimiento.
El implementar procedimientos en un condominio es importante para señalar que: de ésta manera se trabaja en éste condominio y no de la manera que el Administrador o los Administradores pretenden hacerlo.
Si no se tienen procedimientos de trabajo, y por ejemplo, en el transcurso del tiempo tiene  3 Administradores, perfectamente pueden estar trabajando de tres maneras diferentes, cada Administrador, trabajará de acuerdo a su experiencia y conocimientos.
Pero es muy diferente indicarle al Administrador, que el condominio trabaja de ésta manera y se deben adecuar a ello. 
Evidentemente todo es perfeccionable y los procedimientos de trabajo tambien, y a veces necesario de acuerdo al avance de la tecnología.
Hemos desarrollado un Manual de Procedimientos Operativos para condominios. Mas de 80 procedimientos de trabajo que con seguridad pueden contribuir en su condominio al desarrollo de un mejor trabajo, más ármonico y permanente en el tiempo, a pesar de los cambios en las personas que desempeñen los cargos en los órganos de la Administración.
Especialmente util podrá ser para condominios recién entregados, ya que si ordenan su trabajo desde un comienzo, pueden evitar muchas situaciones dolorosas en el futuro. Ayudará de igual manera a la convivencia de los copropietarios al tener normas claras de trabajo.
Solamente por el mes de Enero y como una forma de agradecer a los cientos de condominios que nos han encargado uno o mas trabajos, el valor de oferta será de solamente $ 35.000, un tercio de su valor a contar del 1 de Febrero. El Manual se entrega en un archivo PDF, y se emite Boleta de Honorarios.
Mas inormaciones a editor@eladministrador.cl
editor