Lo que no se controla, no se puede mejorar

Efectivamente, lo que no se controla, no se puede mejorar.

Ni siquiera se puede saber si se está realizando bien o no el trabajo que no se controla. 

Se estima que se esta desarrollando de buena manera, se confía en el desempeño de las personas, pero finalmente, no se tiene certeza que el trabajo se desarrolle de buena manera. Y menos aún, que se pueda mejorar.

El problema es que si usted desea implementar controles, especialmente financieros, comienzan a surgir inconvenientes que nada tienen que ver con la implementación de los controles, por ejemplo, que si se desconfía de las personas, que la persona es honrada, que es conocida, y otras respuestas que no tienen nada que ver con la situación, por lo que se desea controlar son procesos, no personas.

Por ejemplo, ¿su administrador entrega alguna información del dinero recaudado en efectivo durante el mes y los valores depositados?. En muchos condominios aún el dinero recibido en efectivo como pago de gastos comunes, se utiliza para efectuar compras, en circunstancias que el 100% de dicho dinero, debiera ser depositado en la cuenta corriente del condominio.

También se debiera informar o quedar evidencia de las fechas de recepción del pago en efectivo y de la fecha de deposito de ese mismo dinero, pues si recibo un dinero como pago de gastos común y lo deposito en la cuenta del condominio 3 semanas después, algo querrá decir ese lapso de tiempo en que el dinero no se depositó.

¿Se revisa por ejemplo que los gastos pagados durante un mes, correspondan al 100% de los valores que se cobran como gasto común en ese mismo mes.?. Esos valores debieran ser los mismos.

En un condominio, existen muchos procesos que deben ser revisados y controlados y no por ello se estará desconfiando de las personas. Muchas hasta derraman lágrimas cuando se les va a controlar. Otros lo sienten como una afrenta.

Los controles en un condominio deben ser lo más natural, nada absolutamente nada se puede mejorar si no se controla.

Otro ejemplo. Si efectúo las liquidaciones de remuneraciones con una planilla Excel, se van a cometer con seguridad muchos errores, pero como no se revisa, se estima que el proceso se encuentra correcto, pero ciertamente se cometen muchos errores.

Lo mejor, que el condominio se dote de un sistema de remuneraciones y aumentará notablemente la confianza que puede depositar en el proceso de remuneración, y obtendrá mucha mayor información, que solamente las liquidaciones de remuneraciones.

Si en su condominio se utiliza Excel, revise las Liquidaciones de varios meses y compare sus resultados con el uso de un software de Remuneraciones. La diferencia es mucha, y en favor del condominio. 

Todos los procesos en el condominio debieran  tener un indicador de cumplimiento, ya que para muchas personas, solamente los números no indican nada.

editor 

Lo primero es Planificar

Si usted es Administrador de un condominio y se dedica a trabajar improvisando en su trabajo, y especialmente para hacer frente a situaciones de emergencias, mas temprano que tarde tendrá inconvenientes.

Por ejemplo, para enfrentar esta Pandemia, usted debe de haber desarrollado algún Plan de Contingencia, algunos Procedimientos de Trabajo, instrucciones escritas que tengan alguna relación entre los documentos.

Modificar el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, informar los nuevos riesgos del trabajo, entregar nuevos elementos de protección personal, vigilar la salud de los trabajadores en el contexto de Covid-19, y muchas otras actividades necesarias, para sobrepasar la el desastre sanitario sin mayores problemas. 

En otras palabras, trabajar para que no estar improvisando frente a cada situación que se le presente y que finalmente, solo demuestre su improvisación.

Improvisación: acto de inventar componer o interpretar con poca o ninguna preparación una reacción a lo inesperado.

Para muchas situaciones, en el contexto de Covid-19, se debe generar nuevos procedimientos de trabajo, es indudable que se debe hacer. Es un escenario nuevo que se debe enfrentar y se debe adecuar a ese escenario.

La enfermedad Covid-19, va a permanecer en el tiempo, no se sabe cuánto, pero por ahora no va a desaparecer, ni siquiera en Verano. Se debe estar preparado para los rebrotes, algunas medidas de protección o de prevención, van a quedar como permanentes durante un buen tiempo.

También es permanente la Obligación de Seguridad del empleador para con sus trabajadores y con los trabajadores de las empresas contratistas que ingresen al condominio, y por supuesto, ello implica que la responsabilidad legal, también.

La Planificación es el primer trabajo que debe realizar.

Si no lo hace, estará improvisando.

editor

El riesgo nunca duerme

Efectivamente, en cada momento estamos expuestos a uno o mas riesgos incluso de manera simultánea.

Entonces si el riesgo nunca duerme, podemos nosotros dormirnos.

Por supuesto que no. Y menos, en las actuales circunstancias.

Desafortunadamente el riesgo de contagio, esta allí, puede afectar a los copropietarios o trabajadores del condominio, y eventualmente el condominio puede ser sancionado por no cumplir con sus obligaciones laborales. 

Y, los copropietarios demandar del condominio las indemnizaciones que crean ser merecedores si se han contagiado en un ambiente que no se haya higienizado, ni adoptado medida alguna para prevenir el contagio. 

Ese es un solo riesgo: el contagio de Covid-19.

El riesgo en si no es el contagio, el riesgo verdadero, dice relación con que, una persona se contagie y desarrolle de mala manera su enfermedad, y finalmente fallezca.

Igual que una persona se contagie y no tenga consecuencias graves, solo por no haber tomado algunas providencias en higiene, no es una situación menor, pues se habrá expuesto a muchas personas a una situación, que no debió suceder.

De hecho, se presenta con esa situación, un importante riesgo de demanda en contra del condominio. La situación, como he señalado, no es menor.

Pero en el condominio también se presenta el riesgo de incendio, de accidente laboral, de terremoto, de corte de electricidad, de personas atrapadas en el ascensor, y decenas de otros riesgos.

Existen algunas situaciones en las que podemos ayudar, por ejemplo actualizar el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad con normas sobre Covid-19, desarrollar los procedimientos de trabajo sobre la misma enfermedad, y también desarrollar su Plan de Emergencias.

La situación va para largo, y como indiqué en el título de la Entrada, el riesgo no duerme. Usted como integrante del Comité de Administración o Administrador, ¿puede dormir tranquilo con esa responsabilidad?. 

editor

Retiro del 10% de las AFP

Mala idea por donde se mire.

Algunas situaciones que se deben tener en mente:

1.  Los Fondos retirados deben pagar el 7% correspondiente a cotización de Salud, sea Fonasa o el valor que corresponda a ISAPRE.

 Ejemplo, si se retiran $ 3.000.000, se deben pagar de inmediato $ 210.000 al Fondo de Salud, entonces ya no recibirá $ 3.000.000 sino que $ 2.790.000. Es lo que en justicia corresponde, pues en su momento no pago ese valor como cotización de salud.

2.   El valor retirado obviamente debe tributar de acuerdo a la tasa que le corresponda de acuerdo a la segunda categoría.

Los dineros que se encuentran en la AFP, no han pagado ni el porcentaje de salud como tampoco impuestos de segunda categoría si les correspondiera pagar. Esos valores los deben pagar cuando se pensionen de manera mensual, pero ahora estarán anticipando ese pago.

Entonces si retira $ 3.000.000 puede recibir de manera efectiva, un poco mas de $ 2.500.000. Quién va a quedar contento con ello, y mas encima se hace de una pedida actual y futura. Aquí no hay letra chica ni nada, es la aplicación exacta y correcta de las leyes.

Me imagino que no se pretenderá retirar esos fondos y no pagar un peso ni a salud ni como impuestos.

3.   En la AFP, el dinero representa la cantidad de cuotas que cada afiliado tiene en su cuenta individual, por ello, es posible perder dinero y luego recuperarlo, pues lo que varía es el valor de las cuotas.

Ejemplo, con la Pandemia, las cuotas de las AFP bajaron aproximadamente 20%, pero ahora esa pérdida ya está recuperada,

4.   En consecuencia si se retiran cuotas, que finalmente es lo que puede suceder, esas cuotas obviamente, ya no estarán en la cuenta y el dinero por el cual son representadas tampoco. Si una persona hubiere retirado esas cuotas cuando ellas bajaron su valor, habría hecho efectiva la pérdida. No solamente la que haya sufrido en el momento, sino que la futura también y esa es la importante.

5.   En medio de la Pandemia, las AFP han recuperado las pérdidas que sufrieron, no esta mal pensar que cuando la producción vuelva un poco a la normalidad, las acciones en las cuales se encuentran depositados los valores de las AFP, aumenten y también las ganancias de los afiliados. 

editor

Modificaciones al Reglamento Interno de Higiene y Seguridad por Covid-19

He contabilizado más de 20 modificaciones introducidas al Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, que confeccionamos para los condominios y otras empresas.

Todas las actividades que se realizan en el marco de la emergencia sanitaria, el Administrador o el Comité de Administración, debiera tenerlas escritas y en un archivo especial, especialmente para mantener un argumento verificable al momento de una eventual fiscalización.

El tema no es menor, hoy miles de personas trabajan para detener la expansión del virus, pero luego comenzarán a presentarse demandas para investigar eventuales responsabilidades civiles y penales, por la actuación durante la emergencia.

Y los documentos, son una prueba contundente.

En los condominios existen muchas normas que deben cumplirse para mantener a resguardo la responsabilidad como empleador, y el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad o de Orden, Higiene y Seguridad, según corresponda, es uno de los mas importantes.

El Dictamen 1116-004 de la Dirección del Trabajo, nos recuerda de manera directa la obligación de seguridad que el empleador tiene con sus trabajadores dependientes y también con los trabajadores dependientes de las empresas contratistas que prestan servicios al interior del condominio, como por ejemplo las empresas de mantención de ascensores o de bombas de agua potable.

El Reglamento de Higiene y Seguridad, es un documento principal para acreditar dicho cumplimiento, y no tenerlo actualizado, especialmente con la materia de esta emergencia sanitaria, revela un grave incumplimiento no solo de una norma laboral, sino que un grave descuido en la protección legal del condominio como empleador.  

Si desea la actualización de su Reglamento con las modificaciones referidas a la materia de Covid-19, escribanos a editor@eladministrador.cl

editor

Lo mas importante para controlar al Covid-19

Existen varias acciones que se pueden adoptar para prevenir y controlar a la enfermedad renombrada como Covid-19.

Distanciamiento social o físico como se quiera llamar, uso de mascarillas, lavado frecuente de manos, uso de alcohol gel, higiene en superficies comunes, etc, etc,. y etc.

Todas esas acciones son importante y la suma de ellas es mas aún.

Incluso la implementación de Procedimientos de Trabajo ayuda en gran medida.

Todo ayuda, pero es insuficiente.

Lo realmente importante para lograr el control de la enfermedad, es el comportamiento de cada persona frente al riesgo del contagio.

Si sabemos que, no respetando las normas que se nos están entregando, por diversas vías de comunicación, nos estamos exponiendo, incluso de manera temeraria, al contagio del virus, ninguna norma o elemento de protección personal será suficiente.

En consecuencia, una acción que se debe realizar es que las personas internalicen que las normas que se entregan para prevenir el contagio del virus deben ser cumplidas.

Lo señalo porque es lo primero que se debe saber, incluso antes que se aprenda a utilizar los EPP, necesarios para la protección.

En esta situación, que no es igual a todas las anteriores, en un condominio -como centro de trabajo-, las partes interesadas no solamente son el empleador y los trabajadores, también se debe incluir a las familias de los residentes y de los propios trabajadores. Más aún, se deben contar las familias de los contratistas del condominio y diversos otros proveedores que ingresan a las instalaciones, a todos quienes de una u otra manera puede afectar un contagio dentro de las instalaciones.

Creo que por este año, debiéramos haber pasado ya, la mitad del camino, y por ello resulta pertinente, recordar que el comportamiento de cada cual, nos va a facilitar o dificultar todo lo que nos queda por recorrer.

editor