Rendición de cuentas del Administrador

La ley 19.537 sobre Copropiedad inmobiliaria, en su artículo 23 último inciso, dispone que: "El Administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su administración en las épocas que se le hayan fijado y, además, cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comité de Administración, en su caso, y al término de su gestión. Para dichos efectos, los copropietarios tendrán acceso a la documentación correspondiente." Entonces podemos señalar que la Rendición de Cuentas del Administrador no es una facultad o decisión de éste, es una obligación legal, que debe cumplir en las fechas que se le hayan señalado o cuando se le solicite en una asamblea. ¿Qué persigue la Rendición de Cuentas? La Rendición de Cuentas no persigue el descubrimiento de hechos irregulares, ni detectar delitos o situaciones parecidas, aún cuando eventualmente pueda llegar a descubrirlos. El objetivo que se persigue, es determinar que las procedimientos administrativos de trabajo, han sido cumplidos o desarrollados en forma correcta y de acuerdo a las instrucciones o procedimientos establecidos en la comunidad. La Rendición de Cuentas, debe incluír entre otras materia, una detallada relación de los ingresos y egresos y su conciliación con la cuenta bancaria. Servirá de respaldo para los ingresos y su déposito, los recibo bancarios y/o las respectivas cartolas bancarias. El respaldo de los egresos serán la facturas, boletas de compraventa, boletas de honorarios, liquidaciones de sueldos, planillas de imposiciones y de pago de impuestos, y otros de igual valor legal. No es recomendable, que se efectúen pagos contra un recibo sin ninguna validez legal, y en los cuales solamente se deja constancia de un nombre, rut y firma, hoy con el avance de la tecnología, todas las personas sin tener que ir a las oficinas de impuestos internos, pueden iniciar sus actividades y emitir boletas de honorarios en forma electrónica. En igual forma se debe incorporar una cuenta detallada de las principales actividades realizadas durante el período sujeto a revisión, las reparaciones efectuadas, la existencia de juicios por cobranzas de gastos comunes y su cuantía, los mayores problemas enfrentados y la solución obtenida y, en general un resúmen de la gestión del período. Es necesario tener presente que al comienzo de toda rendición de cuentas es necesario determinar que los órganos de la Administración -Comité de Administración y Administrador- se encuentren designados en la forma prescrita en la ley, pués de allí nacen la facultades legales con que se encuentran investidos dichos órganos. Ello se logra con la revisión del libro de actas en que se encuentre escriturado el acta de la asamblea y la fecha de su elección y, además de las respectivas escrituras públicas en que se hayan reducidos esas actas.