La Propuesta en Auditoria

¿Y COMO ESTAN NUESTRAS CUENTAS?

También la Ley 19.537, en su art. 23 inciso 3°, entrega al Comité de Administración la responsabilidad de solicitar al administrador rendiciones de cuentas con la periodicidad que el comité determine. Esta atribución, más que un mero trámite, en la realidad, es una responsabilidad de gran importancia, dado que, de la revisión de esa rendición de cuentas, resultará una certificación tácita del estado de las finanzas de la comunidad y de la calidad de su manejo.

Realizar una auditoria a una comunidad de edificios, es sin duda una tarea única e irrepetible. Allí es donde reside la necesidad de un manejo especializado de este tipo de trabajo. Es irrepetible por cuanto, cada comunidad, tiene una fórmula diferente para tratar el manejo de sus finanzas.

En efecto, la ley le brinda a estas organizaciones un alto grado de independencia y autonomía para determinar la forma de generar y gastar sus ingresos.

LAS DIFERENCIAS

Las diferencias más importantes entre las auditorias tradicionales y las específicas, residen en que las primeras operan bajo esquemas predefinidos, muchas veces reglamentados por las reparticiones públicas como por ejemplo el SII, basando toda su estructura, en la confección de un informe que se acompaña de un balance final a varias columnas, que resume el tratamiento de las diversas cuentas y con muchas definiciones que no son compatibles con las comunidades de edificios.

En tanto, la comprensión de este tipo de estados financieros por parte de los integrantes de la comunidad, es, en la mayoría de las veces escasa, por no decir nula, provocando severas controversias en las asambleas por disímiles interpretaciones

Por otra parte, el manejo de los respaldos en las comunidades de edificios, es menos rígido que el de cualquier contabilidad tradicional, esto por cuanto, el criterio para aceptar determinados documentos no habituales como respaldo, es sólo una determinación del comité de administración y será diferente dependiendo del edificio de que se trate y de los criterios que cada comité haya determinado.

Ahora bien, una auditoria específica, es decir aquella realizada con personas con experiencia en comunidades y en el manejo de los gastos comunes, tendrá la ventaja de que el auditor, examinará con mayor cuidado aquellos elementos que son punto frecuente de errores o problemas. Este tipo de auditores, logra entregar un informe más acotado, resumido y, por sobretodo, más comprensible para los comuneros. Algunas materias a definir son:

· Estén contabilizados todos los ingresos · Se hayan depositados todos los ingresos, y confección de Conciliación Bancaria · Se encuentren acreditados todos los egresos con documentación legal · La distribución de gastos comunes se encuentre correctamente efectuada · ¿Existen deudores morosos? · Se hayan pagado correctamente los sueldos e imposiciones previsionales · ¿Cómo se encuentran los contratos de trabajo? · ¿Es posible mejorar la gestión? · Existencia de seguros de incendio

¿EXISTEN ESTOS PROFESIONALES?

La vertiginosidad con que ha transcurrido la evolución del desarrollo de la actividad del administrador de edificios en los últimos años, ha ido dejando vacíos tras de si, uno de ellos y de importancia no menor, es que no hay antecedentes que permitan saber de la existencia organizada o, por lo menos conocida, de profesionales dedicados a ofrecer el servicio especializado de auditorias a comunidades.

Es allí donde quien suscribe puede efectuar un trabajo acorde a las exigencias de la normativa legal vigente, pues a mi experiencia en el ámbito de la contabilidad, legislación tributaria y previsional, auditoria interna, puedo agregar estudios sobre Administración de Edificios, Condominios y Villas efectuados en la U. De Chile, además de otros estudios sobre la materia.

También los conocimientos acerca de seguros generales otorgados por mi nombramiento como Corredor de Seguros Generales y de Vida, por la Superintendencia de Valores y Seguros.

A modo de conclusión. Muchas Comunidades son manejadas en forma correcta por los Administradores y de ello se percibe esa sensación, pero aún así, es preferible que ello sea manifestado por una opinión independiente y que de ello quede una constancia documentada como lo es, el informe de auditoria.

Piense entonces en la necesidad de realizar una Auditoria a la labor efectuada por su Administrador. La Auditoria no pretende la detección de hechos incorrectos sino mas bien que el trabajo se desarrolle de acuerdo a las normas que se han impartido, pretende la adhesión del trabajo del Administrador a esa normas.

Recuerde, se encuentran trabajando con dinero de toda la Comunidad. Por ello no solamente deben manejarse en forma correcta, sino también debe poder demostrarse esa circunstancia.