Sabemos que todos los sistemas tienden al desorden.
Ese desorden es la Entropía.
Para mantener el orden se debe aplicar entonces Entropía Negativa.
Ese es precisamente el trabajo al cual estan dirigido los Procedimientos Operativos para Condominios.
Es la información necesaria para que el desorden no se apodere de las actividades del condominio.
Si se establece por ejemplo en el respectivo Reglamento de Copropiedad, que los Poderes de representación en una Asamblea van a ser Simples, que no llegue una persona, que tal vez nunca ha leído la ley de copropiedad ni el Reglamento de Copropiedad, y que señale que según él, de aquí para adelante los Poderes deben ser ante Notario.
Por decirlo de alguna manera, la información está en el Reglamento de Copropiedad, pero la persona interesada desea -tal vez por desconocimiento de las normas legales,- generar un desorden en las actuaciones, incluso teniendo un buen objetivo.
Entonces, el procedimiento de actuación, que se encuentra escrito, le indicará a él y a toda la comunidad de copropietarios, que el Poder es simple. Será como un dique, para impedir el desorden.
¿Como se determina a los copropietarios hábiles e inhábiles?, ¿cual o cuales son los copropietarios elegidos para integrar un Comité de Administración?, ¿cómo actuar frente a un accidente fatal o grave?, ¿cómo controlar el Libro de Asistencia?, ¿cómo efectuar las Declaraciones Juradas de remuneraciones y honorarios?, y decenas de otras actividades que desarrollan la Asamblea, el Comité de Administración, el Administrador y los Conserjes.
Si el condominio tiene un procedimiento de operación que indique que el Administrador debe trabajar de una manera, que el Administrador no lo haga de una manera diferente.
Ciertamente es bien diferente que el Administrador señale que él trabaja a su manera a que el condominio diga, que tiene que trabajar de acuerdo a un estandar que tiene el propio condominio.
Entonces el trabajo del Administrador se podrá medir de acuerdo al cumplimiento de ese estandar, si no existen los procedimientos, ¿conqué estandar se medirá al Administrador?.
Para el manejo de los dineros y la entrega de información financiera respecto de ellos, también existen procedimientos. para el control de los Ingresos, para el control de los Egresos; para saber de cuánto dinero dispone el condominio, etc.
Reflexione acerca de la utilidad que el Manual de Procedimientos para Condominios, le puede significar a su comunidad de copropietarios, no solamente hoy, esos procedimientos indicaran la forma de trabajar durante muchos años, disminuyendo la incertidumbre de cómo se está administrando su condominio.
En consecuencia, se está aumentando la certeza que se estará trabajando bien.
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