lunes, 4 de septiembre de 2017

Los planes proporcionan, por tanto, los estándares de control



En muchos condominios existen problemas en la administración, entendiendo por ello tanto al desempeño del comité de administración como al del administrador.
Esos problemas más temprano que tarde terminan pasando la cuenta a la convivencia entre los copropietarios del condominio y terminan también causando un daño patrimonial, pues se llega a temas de problemas de los gastos comunes y de los dineros del condominio.
A todos esos conflictos y otros, se llega por la inexistencia de controles, pero antes que ello, por la determinación de algunas personas que desean evitar la implementación de esos controles. Evitan a todo evento que los copropietarios ejerzan alguna acción de fiscalización.
Incluso en algunos casos existe tal problema que el administrador primero le señala a una integrante del comité de administración que le ha solicitado de manera verbal unos antecedentes bancarios, que se lo debe solicitar por escrito, y luego de solicitado por escrito, tampoco le da respuesta.
Y a otras copropietarias cuando le piden documentación se las muestran solamente desde lejos, sin que la peticionaria tenga la posibilidad revisar el documento.
En estos casos, la actuación del administrador se encuentra respaldada por algunos copropietarios que tienen cierto grado de influencia sobre el administrador.
Sin embargo, prácticamente todas las situaciones son de responsabilidad de los copropietarios por cuanto declinan asumir sus responsabilidades en el condominio y dejan que cualquier situación incorrecta siga un curso que luego es difícil de terminar.
La solución a muchos problemas que deben enfrentar los condominios, se encuentra básicamente en la entrega que se hace en el desempeño del Administrador, sin exigencia técnicas de ninguna especie, salvo algunas situaciones más o menos obvias, como el pago de las cotizaciones previsionales a través de internet.
A mi modo de ver, y lo señalo pues lo realizo, es solicitar al momento de contratar a un administrador, que presente un Plan de Trabajo dentro de su primer mes en el condominio, para ser desarrollado en los próximos 12 meses y luego de terminado ese periodo, uno por los próximos 12 meses.
Más sencillo aun, se debe solicitar del administrador, un Plan de Trabajo Anual.
Si el condominio no cuenta con un Plan de Trabajo Anual, ¿cuál o cuáles son los estándares de control que podrá establecer.?
El Control y la Planificación son funciones inseparables, y faltando un Plan de Trabajo es muy difícil establecer un estándar de control, ni siquiera alguna metodología de control.
Los planes proporcionan, por tanto, los estándares de control. El condominio va a poder establecer el nivel de cumplimiento de las actividades que se han incorporado en el Plan de Trabajo. De hecho, el propio Plan de Trabajo ya se puede considerar como un tipo de control previo del trabajo del administrador.
Las actividades que no han sido planificadas no puede controlarse, porque el control requiere mantener encauzadas las actividades, corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales. Cualquier intento por controlar sin planes no tendría sentido, habida consideración a que si no se sabe el lugar al cuál se desea llegar, no es pos9ible saber si se está en el camino correcto.

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