Desafortunadamente, en los últimos tiempos me ha tocado conocer varios casos en los cuales se ha detectado actuaciones irregulares de personas que trabajan en la administración de un condominio, sean ellas integrantes de un Comité de Administración, Administrador o Mayordomos.
Desde comienzos de año, he estado asesorando primero a una copropietaria, que finalmente luego de un período de solamente dos meses logró con nuestra ayuda, convertirse en la Presidenta del Comité de Administración.
En este caso, se logró cambiar al Comité de Administración y a la empresa administradora.
Ahora bien, en otro caso que estoy asesorando, se ha cambiado parte del Comité de Administración, y se está intentando, cambiar al Administrador. Sin embargo esta situación es bastante complicada, pues este condominio, en la práctica se ha especializado en contratar administradores bastantes malos, y a quienes en la práctica se deben desalojar con la fuerza pública.
Con las actuaciones de esos administradores y unida a la actuación de algunos integrantes del Comité de Administración, el condominio, ha pedido decenas de millones de pesos en los últimos años.
En un tercer condominio, estamos trabajando para solucionar algunos temas de dineros, que deben ser denunciados.
Con lo comentado deseo señalar que en los condominio, deben existir si o si, normas de control interno respecto, a lo menos, al control del dinero que se recibe como pago de los gastos comunes.
No constituye una falta de confianza, ni mucho menos una afrenta personal, como algunos pretenden hacerlo creer, el implementar normas de control, sino que debe constituir el estándar por el cual se debe regir el trabajo de un condominio. Un bien control interno debiera ser aplicado a todas las personas de confianza que manejan dinero, valores o adoptan determinaciones que afectan el patrimonio del condominio.
El estándar nos debe proporcionar la certeza y seguridad que, el dinero recibido como pago de los gastos comunes, tendrá un destino cierto, y ese destino debe ser solamente, las cuentas del condominio y no otras.
Por ejemplo se debiera conocer todos los meses: el saldo de la cuenta corriente, los saldos de los eventuales depósitos que mantiene el condominio en instrumentos financieros, el saldo de las cuentas de proveedores, el procedimiento utilizado para asignar trabajos a determinadas personas o empresas, la forma de contratar seguros generales, la forma de utilizar las indemnizaciones provenientes de los seguros, etc. etc.
En esta materia, la transparencia es el verbo a conjugar. Existen señales claras que una situación irregular puede estar sucediendo, y esas señales las entregan por supuesto, las personas que las están realizando. Se deben saber leer adecuadamente.
Finalmente una recomendación. Si en su condominio no tienen procedimientos de control interno, al menos que se revise una vez al mes, la oportunidad de los depósitos de los dineros recibidos, se realice Arqueos de Caja, que se implemente algún control, pero que no se siga trabajando en base a la confianza. Es lo más riesgoso, y son muchas las actuaciones fraudulentas, que se generan por personas de confianza. Usted mismo, debe conocer varias seguramente.
Este mes debemos comenzar una Auditoría a un condominio. Vamos a ver que resulta.
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