Auditoría de un Condominio

Cuando una persona habla de Auditoría, generalmente se piensa en la revisión de dineros, que tal vez allí se puedan detectar conductas o hechos que pueden estar contrarias a lo que se ha esperado de quién o quiénes realizan un trabajo.

Muchas veces las Auditorías se solicitan por cuánto existe alguna duda o la certeza que los dineros de la Administración de un Edificio, no han sido manejados en la forma que correspondiera, y se espera que el trabajo de Auditoría, revele esa situación.

Pero bien, puede que el trabajo revele una situación opuesta y se llegue a la conclusión que el Administrador ha obrado con el celo debido en la Administración de dineros de la comunidad de copropietarios.

Salvo que se pretenda encontrar esos hechos, la Auditoría no esta dirigida a encontrar o establecer situaciones de dolo. La Auditoría se encuentra dirigida en forma preferente a verificar que el trabajo realizado se encuentra adherido a las normas y políticas que la institución se ha dado a si misma.

Pero ello es solamente una parte del trabajo de Auditoría.

Entre otros que documentos debiera leer la persona que realiza el trabajo: las Actas de las Asambleas, el Reglamento de Copropiedad, las Actas del Comité de Administración, el Reglamento Interno de HIgiene y Seguridad, la comunicación que haya recibido el Administrador y/o el Comité de Administración -de allí puede resultar algun dato relevante- y todo aquel documento que pueda ser de utilidad para el trabajo, como por ejemplos distintos Reglamentos que se haya dado el Condominio.

Luego de ello, analizar los aspectos laborales, contratos, feriados, finiquitos, horas extras, liquidaciones de sueldos, cotizaciones previsionales, etc. etc.

Luego los aspectos tributarios, que son pocos, retencion de impuestos si las hay, declaración y pago de ellos.

En este punto puede en algun momento resultar algún problemas como por ejemplo, cuando el condominio presta servicios en forma periódica a sus usuarios y por ello les cobra un precio. Puede que esa actividad, deba tributar como una empresa cualquiera.

Luego los aspectos financieros, los ingresos, los egresos, la caja chica (que a veces parece una caja demasiado grande) y el procedimiento utilizado para reponer los fondos gastados, las cartolas bancarias, el estado de morosidad, y luego conciliar todo ello.

Analizar que todos los gastos se encuentren respaldados por un documento legal, Factura, Boleta de Compraventa, Boleta de Honorarios, Formularios de Declaraciones de Imposiciones e Impuestos. Nada de recibos de dinero con firma y rut ilegible, salvo que el Comité de Administración hayan autorizado, el pago de dinero en esta forma, lo que ha estas alturas no se utiliza por las facilidades de emitir una Boleta de Honorarios Electronica.

Una vez revisado todos los documentos y conciliado los números, se debe confeccionar el informe con la opinión del auditor, y que le servirá a la Comunidad, incluso eventualmente, para inicio de alguna acción judicial, si resultan hechos punibles.

Entonces el trabajo no es sencillo, y la responsabilidad es mucha, ante el Administrador, el Comité de Administración y ante la Comunidad de Copropietarios, y ante uno mismo al realizar un trabajo a conciencia.

Entonces cuando se piense en una Auditoría, no se tenga ello como un trabajo sencillo, porque no le es.

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