miércoles, 22 de mayo de 2019

Una nueva aplicación de software

El 2 de Septiembre del año 2018, un gran incendio afectó al Museo Histórico de Brasil, destruyendo miles de piezas que allí se mantenían, y con ello centenas de años de historia.
Luego del incendio, son cientos de miles de personas, sino millones, quienes lamentan la desgracia ocurrida, pues se entiende que se pierden piezas invaluables y quizás únicas, y por lo mismo de un valor incalculable.
Con la finalidad de contribuir, a la protección de los Museos, se ha desarrollado una nueva aplicación de software, denominada en este caso: Gestión de Riesgo Patrimonio Museológico.
Esta aplicación de software, establece una secuencia de actuaciones, en línea con las especificaciones de la norma ISO 31000:2018, Risk Management -Principles and Guidelines, que le permitiran:
  • Analizar el contexto
  • Identificar los riesgos
  • Analizar los riesgos
  • Evaluar los riesgos
  • Tratar los riesgos
  • Monitorear los riesgos
Nuestra contribución estará destinada a favorecer el desarrollo de  planes para impedir que una situación de crisis, se transforme en un desastre patrimonial, y que tal como en Brasil, luego debamos lamentarnos por la pérdida de edificios o piezas que allí se encontraban.
En principio se ha determinado, realizar un Seminario on-line, gratuito, el día 25 de Junio, en el cual se mostrarán los aspectos más relevantes de esta nueva aplicación de software.
editor 
 
    

sábado, 18 de mayo de 2019

Proteja su información

Un ejemplo.
Si usted descubre que en su condominio, se están realizando acciones irregulares con el dinero recibido en efectivo que se ha recibido como pago de los gastos comunes, debiera adoptar alguna determinación al respecto.
Una de esas irregularidades podría ser que, el dinero se deposita muchos días después de haber sido recibido, en ocasiones hasta un mes de retraso.
Otra, que el dinero en efectivo se utiliza para efectuar compras.
Otra, que el dinero es depositado en una cuenta bancaria que no es del condominio, por ejemplo del Administrador o del Presidente del Comité de Administración.
Otra, que el dinero para el pago de remuneraciones, se gira de la cuenta del Banco, a nombre de terceras personas, por ejemplo a nombre la de la mamá del administrador.
Un último ejemplo, que pensaría usted si además de lo anterior, una vez detectada algunas o todas de esas situaciones, se realizara un formateo de los discos duros de los computadores del condominio, sin autorización alguna.
Solamente con esas pocas situaciones irregulares, que pensaría usted en el rol de Revisor de Cuentas o Integrante del Comité de Administración, o solamente como un copropietario del condominio en el cual se cometen todas o algunas de esas situaciones.
Bien. ya lo ha pensado.
Ahora bien, donde cree usted que se puede almacenar la información correcta de todas  esas irregularidades.
En el o los computadores del condominio, por cierto.
Entonces, lo que se debe realizar cada cierto período de tiempo, es respaldar el disco duro del o los computadores del condominio. No se debe autorizar el formateo de los discos duros, sin antes haber sido autorizado por el Comité de Administración y de haber realizado uno o varios respaldos de la información del disco duro a formatear.
Proteja la información de su condominio. Determine que, cada cierto tiempo se debe realizar un respaldo de la información contenida en el disco duro del computador del condominio. 
Tal vez usted no piense que ello es necesario, Pero trate de trabajar sin la información anterior. Si lo hace, es posible hacerlo, pero estará allí, en ese momento, asumiendo la pérdida de la información anterior. 
Proteja la información de su condominio. Esta materia no debe ser descuidada en ningún momento.
 
  

Conozca la situación de su condominio

De la misma manera que se puede desarrollar cuando se realiza un cambio de Comité de Administración o de Administrador, en el momento que se requiera, es posible desarrollar un trabajo de revisión del estado de su condominio.
Por ejemplo, al momento de efectuar una Rendición de Cuentas del Administrador, no se conoce la real situación del condominio, se presume que se encuentra todo correcto, pero esa presunción puede estar muy equivocada.
Por ejemplo, existen al menos unas 30 situaciones, que tanto el Comité de Administración como el Administrador, debieran tener perfectamente claras, al momento de la Rendición de Cuentas, pero ninguna persona puede certificar que ello es así, en ese momento.
Mucha información se va perdiendo a medida que cambian las personas encargadas de los trabajos, sean ellos integrantes del comité de administración, administradores, mayordomos o conserjes. Ellos en ocasiones poseen información muy importante para el condominio.
Es posible evitar esa pérdida de información, que también es posible que nadie sepa que se va a perder, cuando se realiza un trabajo de recopilación de la documentación e información del condominio, que es básicamente, lo que se realiza en un Acta de Entrega.
Si no se solicita la documentación o información, generalmente la persona que la posee no la entrega, o presume que se conoce de su existencia. Finalmente, no se solicita ni entrega, y de esa manera la información se va perdiendo.
Reflexione y reaccione. La Administración de un condominio, debe poseer toda la información referida a su desarrollo en el tiempo. 
La situación de perdida de documentación o información, se acrecienta cuando tampoco se han realizado Actas de Entregas, en los cambios de quienes integran los órganos de la Administración de un condominio. 
En la oportunidad que desee realizar este trabajo, escribanos a editor@eladministrador.cl y le enviaremos una cotización por el trabajo, que puede significar un importante hito en la administración de su condominio.
   
 

viernes, 17 de mayo de 2019

La necesidad de un Acta de Entrega

Una vez mas hemos actuado como Ministro de Fe, en la entrega desde una empresa administradora a la siguiente, de la administración de un condominio.
Las personas de las empresas participantes, que han colaborado adecuadamente, nos han señalado que por primera vez, participan en un trabajo tan importante para un condominio, como ha sido el desarrollo del Acta de Entrega.
El acto mismo tuvo una duración de unas 6.5 horas, y se han revisado prácticamente todos los aspectos relevantes en la administración del condominio. Este acto a pesar que muchas de las situaciones revisadas, son preparadas con anterioridad, normalmente es extenso.
Un Gerente de la empresa que entregaba la administración, señaló que cuando ellos asumieron la administración, nadie le hizo entrega de nada, tuvieron que solamente asumir y administrar, a pesar que mucha, sino toda la documentación anterior, no les fue entregada por la empresa saliente en ese momento, producto de inconvenientes de dicha empresa con el Comité de Administración.
Para quien entrega, para quien recibe y para el propio condominio, es muy importante conocer la situación al momento que se cambia a un Administrador o incluso al Comité de Administración.
La importancia radica, principalmente, en determinar la responsabilidad de cada parte, de quien Entrega, de quien Recibe y del propio Condominio, tal incluso para el condominio, es más importante que para las restantes partes.   
Para el condominio es importante pues, puede conocer con esta Acta de Entrega, la situación en la cual se encuentra, en todas las áreas que son revisadas, y son varias.
Ahora bien, si el lector concuerda con la importancia de realizar un Acta de Entrega, lo invito a reflexionar que sucede cuando dicha Acta no se confecciona.
En esta última situación, ninguna persona puede conocer el estado real del condominio ni de su administración. Y esta situación, puede, y de hecho lo hace, generar situaciones que posteriormente sean detectadas como una gran falla de todo los órganos de la administración de un condominio.
Es verdad que el trabajo es cansador, revisar tanta documentación e información, para todos los participantes resulta agotador, pero también reconocen que se debe hacer, aún cuando algunas situaciones puedan aparecer como muy irrelevantes.
En la última Acta de Entrega en la cual hemos participado, el condominio obtuvo información relevante que le puede permitir realizar acciones, pre judicilaes y judiciales, que le pueden permitir recuperar, como minimo unos 30 millones de pesos.
Para la empresa que ingresa a la administración, en la practica se le señala todas las materias en las cuales debe poner énfasis en su trabajo.
Cuando en su condominio, se deba efectuar un traspaso de la administración desde un Comité de Administración al siguiente o desde un Administrador al siguiente, nos puede solicitar participar como Ministro de Fe. Como en todos los casos en que hemos efectuado este trabajo, quedará satisfecho con sus resultados.
editor   

 

viernes, 3 de mayo de 2019

Terremoto de Valdivia: Ya han pasado 59 años

Este mes de Mayo, se cumplen 59 años desde aquel 22 de Mayo de 1960, cuando la tierra en el Sur de Chile, se sacudió con el mas fuerte terremoto ocurrido y medido en la historia del hombre.
9.5 grados Richter.
No se debe olvidar que solamente el día anterior, el Sur de Chile ya había sido sacudido por un terremoto, esta vez, en la ciudad de Concepción.
También el mismo día 22 de Mayo, ya se había generado un terremoto en la madrugada, y en la tarde, luego de la hora de almuerzo, se dejó sentir el más fuerte terremoto, conocido como el Terremoto de Valdivia.
Luego, vino el Tsunami, que dejó mas de un centenar de muertes en el lejano Japón, y otras tantas en la Isla de Hawái.
El terremoto, también generó el deslizamiento de los cerro que taparon los ríos a través de los cuales, desembocaban las aguas del Lago Riñihue, que generó una situación de emergencia que se prolongo hasta fines del mes de Julio, cuando finalmente se pudo comenzar a evacuar de manera controlada, toda el agua que se había acumulado.
Este trabajo de los hombre de Chile, es conocida como el Riñihuazo.
Ver aquí el documental La Respuesta.
Pero además, durante los días siguientes, se dejaron sentir un decena de terremotos de menor magnitud. 
Para una situación de esa naturaleza se debe estar preparado, no de cualquier manera, sino que, de la mejor manera.
Sabemos certeramente que esos hechos sucedieron, aun cuando un poco lejanos en el tiempo, fueron reales, y debemos tener conciencia que ellos pueden volver a repetirse.
Para estar bien preparados, la Planificación es indispensable. Sin Planificación la improvisación será nuestra respuesta. Y desde allí a hablar de fracaso, es prácticamente lo mismo.
Cuántos terremotos importantes se encuentran esperando que sucedan en Chile en el día de hoy. Varios. 
El terremoto del Norte de Chile. Del Norte Grande. Han pasado décadas y no se ha generado, pero mientas tanto la presión entre las placas terrestres sigue aumentando, y esa presión en un momento deberá ceder y se transformará en un terremoto.
Estuve viviendo un tempo en la histórica ciudad de Iquique, allá por los anos 70 y 80, y ya se esperaba ese terremoto.
Valparaíso. También se espera un fuerte terremoto para esta región central del país. hace muchos años que el epicentro de un terremoto, nos e ubica en esta ciudad.
En nuestro trabajo de confección de Planes de Emergencias para condominios, hemos podido apreciar que muchos ya están tomando conciencia de lo necesario que es contar con una Planificación. Sin embargo, también existen otros condominio que no se han ´preocupado de esta materia.
Para una ciudad, provincia o región es lo mismo, pero por cierto, mucho más ampliado.
Para las Municipalidades, Gobernaciones e Intendencias, disponemos de un excelente software que le podrá contribuir de una manera importante, para desarrollar los Planes de Emergencias que sean necesarios.
Le aseguramos que con el uso del software, usted podrá desarrollar un Plan de Emergencias de Protección Civil, de la mejor calidad, el más completo que pueda realizar y el que mas satisfacción le pueda entregar a su Jefe de Emergencias. Pero principalmente le brindará a la comunidad, la mejor Planificación disponible.
editor     
     
 

 

Los copropietarios deben asumir sus responsabilidades

Ayer solamente me ha llamado una copropietaria de un condominio, contándome algunas de las varias situaciones irregulares por las cuales se encuentra atravesando su condominio.
Una situación llamativa, tienen como Administrador a un funcionario público en actividad, que ha sido trasladado a una región diferente a la cual se encuentra el condominio, y aún así le siguen realizando el pago de sus prestaciones.  
He señalado prestaciones, solamente para indicar que se le esta pagando un dinero, pues prestaciones como Administrador del condominio, desde otra región, no creo que pueda realizarlas.
Personalmente he sido consultado si puedo prestar los servicios de Administrador desde una región lejana a la que me encuentro, y he indicado que no es posible, pues se deben efectuar esos servicios de maneras presencial y no a distancia. 
Pero sigamos, al Administrador se le paga con una Liquidación de Remuneraciones, lo cual nos indica, que debe cumplir un horario, algunas funciones (que deben ser varias), encontrarse subordinado a alguna persona, a lo menos. 
Además se le ha efectuado un préstamo de dinero, que se encuentra pagando en cuotas.
También me ha comentado, de varias otras situaciones que se deben analizar.
En esta situación, y en todas aquellas en las cuales se presentan  situaciones irregulares, los copropietarios deben asumir su responsabilidad, no pagando los daños enormes que esas situaciones generan, sino más bien, trabajando para que ellas no sucedan.
Ello se logra, exigiendo un trabajo profesional del Administrador y del Comité de Administración. A rio revuelto ganancia de pescadores dicen algunos, otros en la confianza está el peligro, y muchos otros dichos populares se pueden aplicar a estas situaciones.
Lo cierto es que, con las situaciones en las cuales se trabaja con dinero y con actuaciones de cada persona, se debe tener precaución. Especialmente los integrantes del Comité de Administración, luego de descubrir un fraude, se les preguntará, ¿que hicieron para prevenir la situación?.
Al menos debieran ofrecer una respuesta.
El integrante que no se encuentre de acuerdo, de la manera en que se lleva la administración, lo debe denunciar primero a sus pares y luego al Juzgado de Policía Local. Antes debe dejar claro en un Acta de la reunión de comité, de su posición. Pero, NO debe renunciar al Comité de Administración.
La responsabilidad es exigir un trabajo profesional y NO "dejar hacer, dejar pasar".
Entonces señor copropietario, cumpla también con sus responsabilidades.

 

 

jueves, 2 de mayo de 2019

Propiedad de la información del condominio

Existen diferentes plataformas a través de las cuales se puede manejar la información de los gastos comunes de condominios.
Algunas empresas administradoras, contratan el uso de esas plataformas, directamente con el Proveedor de dichas plataformas, así se obtienen precios más reducidos y se puede mostrar al condominio una mejor imagen.
Parece que todo va bién encaminado.
El problema se presenta cuando un condominio desea terminar su relación con una empresa administradora, y esta no desea entregar la información del condominio, pues argumenta que el contrato de la plataforma lo ha hecho de manera directa y no el condominio.
Por tanto señalan, la información es de la empresa administradora.
A mi entender esa situación es incorrecta, por cuánto lo que se ha contratado es la forma de administrar un condominio y nunca se ha entregado la propiedad de los documentos ni de la información contenida en esos mismos documentos.
La información, que se ha ingresado a la plataforma de administración debiera ser entregada al condominio si este desea seguir con los servicios de la misma empresa. De lo contrario debieran quedar en sus archivos y luego de un tiempo eliminarse.
Igual el condominio debiera poder adquirir de alguna manera esa información.
Lo que pretendo señalar es que, un condominio no debiera quedar tan expuesto a perder su información por situación que incluso pueden tener un origen en una mala administración.
Como primera recomendación entonces es, que el condominio sea quien contrate los servicios de información de sus actividades a través de una plataforma y no un administrador o empresa administradora.   
Con esa simple actuación, se puede evitar el riesgo latente, que un condominio pueda perder la información de sus actividades.
También esa circunstancia debiera estar, en los Contratos de Prestación de administración. Señalar de manera expresa que toda la documentación es de propiedad del condominio y la información contenida en ellos, también.
Parece ridícula la situación, pero le aseguro que no lo es.
Revise entonces, cual es la situación de su condominio, y actée en consecuencia con la debida oportunidad.
 


miércoles, 1 de mayo de 2019

Control Interno en los condominio

Desafortunadamente, en los últimos tiempos me ha tocado conocer varios casos en los cuales se ha detectado actuaciones irregulares de personas que trabajan en la administración de un condominio, sean ellas integrantes de un Comité de Administración, Administrador o Mayordomos.
Desde comienzos de año, he estado asesorando primero a una copropietaria, que finalmente luego de un período de solamente dos meses logró con nuestra ayuda, convertirse en la Presidenta del Comité de Administración.
En este caso, se logró cambiar al Comité de Administración y a la empresa administradora.
Ahora bien, en otro caso que estoy asesorando, se ha cambiado parte del Comité de Administración, y se está intentando, cambiar al Administrador. Sin embargo esta situación es bastante complicada, pues este condominio, en la práctica se ha especializado en contratar administradores bastantes malos, y a quienes en la práctica se deben desalojar con la fuerza pública.
Con las actuaciones de esos administradores y unida a la actuación de algunos integrantes del Comité de Administración, el condominio, ha pedido decenas de millones de pesos en los últimos años.
En un tercer condominio, estamos trabajando para solucionar algunos temas de dineros, que deben ser denunciados.
Con lo comentado deseo señalar que en los condominio, deben existir si o si, normas de control interno respecto, a lo menos, al control del dinero que se recibe como pago de los gastos comunes.
No constituye una falta de confianza, ni mucho menos una afrenta personal, como algunos pretenden hacerlo creer, el implementar normas de control, sino que debe constituir el estándar por el cual se debe regir el trabajo de un condominio. Un bien control interno debiera ser aplicado a todas las personas de confianza que manejan dinero, valores o adoptan determinaciones que afectan el patrimonio del condominio.
El estándar nos debe proporcionar la certeza y seguridad que, el dinero recibido como pago de los gastos comunes, tendrá un destino cierto, y ese destino debe ser solamente, las cuentas del condominio y no otras.
Por ejemplo se debiera conocer todos los meses: el saldo de la cuenta corriente, los saldos de los eventuales depósitos que mantiene el condominio en instrumentos financieros, el saldo de las cuentas de proveedores, el procedimiento utilizado para asignar trabajos a determinadas personas o empresas, la forma de contratar seguros generales, la forma de utilizar las indemnizaciones provenientes de los seguros, etc. etc. 
En esta materia, la transparencia es el verbo a conjugar. Existen señales claras que una situación irregular puede estar sucediendo, y esas señales las entregan por supuesto, las personas que las están realizando. Se deben saber leer adecuadamente.
Finalmente una recomendación. Si en su condominio no tienen procedimientos de control interno, al menos que se revise una vez al mes, la oportunidad de los depósitos de los dineros recibidos, se realice Arqueos de Caja, que se implemente algún control, pero que no se siga trabajando en base a la confianza. Es lo más riesgoso, y son muchas las actuaciones fraudulentas, que se generan por personas de confianza. Usted mismo, debe conocer varias seguramente.
Este mes debemos comenzar una Auditoría a un condominio. Vamos a ver que resulta.
editor 



Lo mejor que hemos visto

Hace pocos días debimos entregar el Plan de Emergencias de un condominio, en el cuartel del Cuerpo de Bomberos de una comuna del Gran Valparaíso.
Al momento de entregarlo la persona que lo recibió comento que "nunca había recibido un trabajo tan bien hecho, tan completo y tan bien presentado".
Es justamente lo que pretendemos, en primer lugar realizar un Plan de Emergencias completo, pero también entendible. Lo que tratamos día a día de mejorar.
Luego, la Presentación del trabajo. Estamos absolutamente seguros que un buen trabajo mal presentado, no sirve de mucho, pues son pocos quienes se atreven a revisarlo.
Sin embargo, una buena Presentación para un buen trabajo, es lo mejor. Y como ya he indicado, día a día nos esforzamos para entregar a quienes nos encargan el desarrollo de sus Planes de Emergencias, un trabajo que los deje satisfechos.
Ahora bien, para muestra de lo completo del trabajo que estamos realizando, hemos incorporado en los últimos trabajos, un breve Plan de Continuidad de Operaciones, por supuesto para lograr, la normalidad en el mes breve plazo de las actividades del condominio.
Deseaba comentar la situación agradable que nos sucedió, y ya está hecho.