Feliz Año 2020

Ya estamos a unas horas que termine este año 2019 y comience una nueva década con el 2020.

Hora de Balances y Planes, y espero que tanto los primeros como los segundos, le sean muy favorables. 

Feliz Año 2020

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Manejo de Patrimonio Ajeno

Tanto los integrantes del Comité de Administración, como el Administrador de un condominio, manejan un patrimonio ajeno, cual es, el del condominio, y muchas veces con cantidades muy importantes.

Ellos deben estar informados que tanto las acciones como las omisiones y que vayan en perjuicio del condominio, pueden ser perseguidas penalmente.

El Patrimonio del condominio debe ser bien manejado, y existen numerosas acciones u omisiones que pueden ir en perjuicio de dicho patrimonio, en consecuencia, en mi opinión, quienes desempeñen esos cargos, deben hacerlo con conocimiento muchas veces de algunas materias propias de profesiones técnicas como por ejemplo contabilidad.

El Comité de Administración debe estar integrado por personas que efectivamente fiscalicen al Administrador, en esta materia no se trata de mayor o menor confianza, se trata de proteger la propia responsabilidad de cada integrante.

Si eventualmente, un Administrador comete alguna acción u omisión que vaya en perjuicio del patrimonio del condominio, puede perfectamente arrastrar la responsabilidad penal del los integrantes del Comité de Administración, pues omitieron la fiscalización que deben mantener sobre el Administrador.   

Ahora bien, si el Administrador o integrante del Comité de Administración, cometen alguna acción u omisión, que perjudiquen el patrimonio del condominio, están cometiendo una acción constitutiva del delito de administración desleal, por el cual -eventualmente- diría casi con seguridad, deben ser denunciados, pues si no se denuncia, se está cometiendo una omisión..

Hace más de un año que, en nuestra legislación, se estableció el delito de administración desleal, pero al parecer, la situación no es muy conocida   

También no demandar a los morosos de gastos comunes, puede ser considerado como una omisión. En oportunidades, se puede llegar a tener una deuda de gastos comunes millonaria.

Revise su situación y la de su condominio, y con seguridad encontrará situaciones que mejorar.

editor

Demandas por cobro de gastos comunes en mora

Esta es la situación legal.

1.  Las Notificaciones pueden ser realizadas al domicilio del deudor en la unidad del condominio o al domicilio que haya designado ante la Administración.

2.  Si el deudor no hace uso de la facultad de designar un domicilio diferente. en el caso que no viva en el condominio. las Notificaciones las realizará o dejará válidamente el Receptor Judicial en la propia unidad del condominio.

3.  El Administrador o el Comité de Administración, NO deben permitir que una unidad se encuentre en mora SIN hacer ninguna acción con la finalidad de recuperar los gastos comunes adeudados. Si permiten la mora, pueden estar cometiendo una omisión en detrimento del patrimonio del condominio.

4.  Tanto el Comité de Administración como el Administrador, pueden estar expuesto a incurrir en una acción que vaya en perjuicio del patrimonio del condominio, acción penada por la ley 21.121, considerando lo señalado, como un acto de administración desleal.

5.  Lo recomendable es desarrollar entonces un Plan de Cobranzas de Gastos Comunes en Mora, en donde se señale en que mes se suspenderá el suministro de electricidad y quien lo realizará, y el mes en el cual se debe accionar judicialmente para lograr el pago de los valores adeudados.

6.  El Comité de Administración, debe fiscalizar el accionar del Administrador, y si este no acciona judicialmente, será el Comité, quien debe señalar al Administrador que lo debe realizar.

Por ejemplo, en un condominio en que durante los últimos seis años no se presentó ninguna demanda judicial, hoy ya se han presentado varias, por valores cercanos a los 20 millones. En este mismo condominio, en los mismos 6 años o mas, NO se habían entregado los Aviso de Cobro de Gastos Comunes, lo que a su vez impedía accionar judicialmente contra los deudores. El Administrador siempre dijo que era mucho trabajo.

El Aviso de Cobro de Gastos Comunes, es un documento que la ley le ha otorgado merito ejecutivo, lo que permite que a la sola presentación del documento ante los tribunales, permita acreditar la deuda.

Sin embargo, a pesar de la resistencia del Administrador, se ha logrado, que ese Aviso se entregue y se hayan presentado varias acciones judiciales para recuperar la deuda en mora.

Aun así, existen copropietarios e integrantes del Comité de Administración que avalan el accionar del Administrador. A pesar que ha actuado contra sus propios intereses.

En fin, personas que han estado en los Comités anteriores, -y que nunca hicieron nada por recuperar la deuda en mora- también ahora reclaman, consultan que se esta haciendo con los deudores morosos.

Para integrar un Comité de Administración, no existen mas requisitos que los señalados en la ley de copropiedad, pero la prudencia indica que a lo menos, se debe conocer la materia -que no es poca- en la cual se están involucrando.

editor 

Comienzo de Post Grado en Seguridad Privada

A comienzo de año he realizado el Diplomado Jefe de Seguridad. Anteriormente he realizado el curso de Supervisor de Seguridad Privada y el de Guardia de Seguridad, mas el curso de actualización.

Esta misma semana, he comenzado un Post Grado de Seguridad Privada, que seguramente me mantendrá ocupado los primeros meses del año 2020.

Los estudios de Seguridad Privada y los de Protección Civil, son importantes para un condominio, y con seguridad lo serán más aun en los proximos meses.

Generalmente, se puede entender que, los condominios son un espacio seguro para sus residentes, pero son innumerables las pruebas que nos indican que ello, no es tan efectivo.

Lo principal es la protección de las personas, de eso no cabe duda alguna. Pero de todas maneras, siguen ocurriendo situaciones referidas a la seguridad privada, en que las personas son afectadas en ese espacio que se estima como seguro.

Robos, ingreso no autorizado a las unidades, escalamiento, e incluso homicidios, han occurrido en condominios, y de los autores no se tiene conocimiento.

Este tema de seguridad privada de manera permanente debe estar en el análisis tanto del Administrador como del Comité de Administración.

Lo mismo sucede con las variados aspectos que dicen relación con las emergencias de protección civil. Especialmente en esta época en que nos encontramos enfrentados a variados riesgos de que tienen una relación directa con la protección civil.

En esta materia, hemos desarrollado planes de emergencias, de aquellos exigidos en la ley de copropiedad, para condominios ubicados en las regiones de Valparaíso y Metropolitana.

Tanto los conocimientos teóricos como los prácticos acumulados de los estudios y trabajos realizados, son indispensables, pero mas lo son la importancia que cada comité y administrador, le otorgue al trabajo desarrollado.

Efectivamente, si un trabajo queda guardado en un cajón o se revisa una vez al año, que prácticamente es lo mismo, no es, a lo menos leído por el Administrador, sirve de muy poco, la utilidad es nula, pues el Plan de Emergencias para Condominios, debe ser revisado de manera permanente.

El Post Grado que he comenzado, claramente lo he realizado, con la intención de obtener un mayor conocimiento y transmitir a los trabajos desarrollados, ese conocimiento y experiencia.

editor    

 

Aniversario del tsunami de Indonesia

Hoy 26 de Diciembre, se cumplió un año mas desde el tsunami que afecto a Indonesia y varios otros países, en el sudeste asiático.

Cerca de 300.000 victimas causo dicho tsunami, ocurrido en las primeras horas de la mañana y sin que se haya sentido de manera previa un sismo que las personas hayan percibido, aún cuando éste se produjo, pero en medio del océano. Un gran desastre que acabó con miles de personas de diversas nacionalidades.

El tiempo avanza con rapidez, y de este desastre y otros de éste u otro origen, se deben obtener lecciones que luego no nos hagan pasar por las mismas situaciones y eventualmente improvisaciones, que terminan luego con muchas victimas fatales.

En nuestro país, cada cierto tiempo, se presentan las mismas situaciones de riesgo, que también generan los mismos daños u otros similares, siendo por encima de todos, los daños a las personas.

Del tsunami del sudeste asiático, se han realizado algunas películas que han mostrado algunas historias reales y también han mostrado algunas escenas de lo sucedido en aquellos días, luego del tsunami, y referido a la búsqueda y reconocimiento de personas.

Entre las personas fallecidas estuvo la profesora chilena Francisca Cooper, quien en esos días se encontraba de luna de miel. Algunos años, el anterior Plan Deyse, se llamó precisamente Plan Francisca Cooper, en homenaje a esta mujer chilena fallecida en tierras tan lejanas.

Dicho Plan, hoy se denomina Plan Integral de Seguridad Escolar. 

Es bueno recordar, para que tengamos conciencia que, nuestro país en cualquier momento podemos enfrentar -de hecho en el año 2010 y 2015 a lo menos- hemos enfrentado terremotos y luego tsunamis.

Recordemos pues esta tragedia pensando que quienes se encuentran encargados del desarrollo de planes de emergencias de protección civil, tengan la conciencia y certeza especialmente, que en cualquier momento, vamos a enfrentar nuevamente estas situaciones de emergencias.

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Los riesgos que se encuentran presentes

En estos días los riesgos que en muchas comunas se encuentran presentes son:

Sequías. Es necesario señalar que mas de cien comunas se encuentran en emergencias hídricas y algunas han sido declaradas por la misma razón como zonas de catástrofes.

En mi opinión, cada día que pasa, aumenta el riesgo de racionamiento de agua.

Olas de calor. Esta semana y en algunos días, se han presentado temperaturas máximas que deben ser consideradas como una ola de calor. Ya se ha pronosticado que el próximo Viernes 27, comenzará otra ola de calor.

Incendios forestales. Ayer en Valparaíso se quemaron alrededor de 150 casas, luego que un gran incendio forestal alcanzara zonas de viviendas. Y también ya se han generado varios otros incendios forestales importantes. Al existir focos simultáneos, resulta relativamente sencillo concluir que han sido generados de manera intencionada.

Marejadas. En la práctica, durante casi todo el año, y cada semana al menos, existe una alerta de marejada, en gran parte de la costa chilena.

Saqueos. Si bien es cierto, este riesgo ha disminuido en los últimos días, creo que ninguna persona puede asegurar, en estos momentos, que no se volverán a repetir. Es mas, si uno midiera la magnitud del riesgos, de acuerdo al reforzamiento que los comerciantes han hecho de acceso al establecimiento, se debiera concluir que ellos esperan que se repitan en cualquier momento. 

Se han instalado luego de las cortinas del establecimiento barreras de acero, se han clausurado ventanales, en muchos locales, el acceso de los clientes es restringido a unos pocos por cada período, etc.     

Terremoto. Todos los días existe el riesgo que se genere un terremoto, y cada día que pasa sin que se produzca, se acerca el momento de ese terremoto.

Varias de estas situaciones de riesgos se van a mantener sin variación en los próximos meses, algunas de ellas, en los próximos años, y creo que se van a presentar nuevas situaciones que deberán ser medidas e incorporadas en los planes de protección civil.

¿Será una mirada muy negativa la que muestro? 

Podría ser, pero que sucede si la estoy viendo y no planifico la forma de actuar antes esas y cientos de otras situaciones que se presentan cada día en nuestro país. Prácticamente en todas se pierden vidas humanas y se afecta en forma notoria en medio ambiente.

La Planificación no resuelve todos los problemas, pero es el camino a seguir, no es tiempo perdido, es la actividad que nos va a indicar a que situación nos podemos enfrentar, además que son todas conocidas, nos va a indicar como podemos enfrentarlas y con que recursos y medios contamos para ello. A veces es un trabajo arduo, pero intente a trabajar sin Planificación, y veo sus resultados.

Si el daño que causa un desastre, la improvisación los va a multiplicar.

Disponemos de un buen software denominado precisamente Plan de Emergencias de Protección Civil, con el cual una comuna, gobernación o región, puede desarrollar el o los planes que le sean necesario.

Mas información desde este enlace.

Si desea información adicional, lo puede hacer a editor@eladministrador.cl

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Entrega de citaciones para asambleas de copropietarios

Las asambleas pueden ser Ordinarias y Extraordinarias.

Para efectuar las citaciones se debe estar a los plazos establecidos en la ley de copropiedad y en el Reglamento de Copropiedad del condominio, generalmente ambos son los mismos.

Para la entrega de las citaciones a los señores copropietarios, existen dos alternativas:

1.  De manera personal, dejando constancia en un Libro de Correspondencia.

2.  Mediante carta certificada dirigida al domicilio del copropietario. 

La primera modalidad es sencilla, se entrega una citación a cada copropietario de manera personal, dejando constancia de esa entrega en un Libro de Correspondencia, para que, de esa manera quede constancia que la citación se realizó conforme a la ley. 

La segunda modalidad, tiene algunas consideraciones, que se deben comentar:

A.  El costo del envío de una carta certificada. En estos momentos es de aproximadamente $ 3.000 por cada carta, y en consecuencia esta alternativa tiene un costo que puede ser elevado.

B.   Fijar el domicilio. La ley de copropiedad dispone que, si el copropietario NO ha fijado en la administración, un domicilio diferente, se debe entender como domicilio la dirección postal de su respectiva unidad en el condominio.

Entonces, si el copropietario, haciendo uso de una facultad que le otorga la ley, no fija un domicilio diferente al de su unidad en el condominio, las citaciones válidamente realizadas, son aquellas efectuadas en esa unidad.

Esta situación es bastante importante por dos razones a lo menos:

a.   La Citación se habrá realizado de manera correcta legalmente. Será una Citación que no puede ser reprochada.

b.   De la misma manera que lo anterior, en las cobranzas judiciales por deudas morosas de gastos comunes, las notificaciones se deben realizar siguiendo el mismo procedimiento, y es muy importante, pues si un copropietario ha sido demandado, y no ha fijado un domicilio diferente al de su unidad, luego no puede argumentar en tribunales, que la notificación no le ha sido entregada o puesta en su conocimiento de manera oportuna.

De poder, puede argumentar que no ha sido notificado, lo que se desea transmitir, dice relación con que, ese argumento, con seguridad sera rechazado, pues el mismo copropietario demandado, no hizo uso de su facultad de fijar un domicilio diferente. Obviamente, es el caso cuando el copropietario no reside en el condominio.

Finalmente, por estas razones a lo menos, es importante que el Administrador cumpla con su obligación legal de mantener en el condominio, una nómina actualizada de copropietarios y sus direcciones.

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Software Procedimientos Operativos

En muy pocas oportunidades, -como en estos tiempos- se deja sentir la necesidad de desarrollar e implementar Procedimientos Operativos o Protocolos de Actuación.

En un condominio por ejemplo, existen cientos de actuaciones que debieran estar escritas en un procedimiento de trabajo, y es justamente por la falta de esos procedimientos, que se producen situaciones irregulares.

Para muestra un botón: ayer solamente me comento un integrante de un Comité de Administración recién elegido, que el condominio había recibido un aporte de mas de 2 millones de pesos, pero que el Administrador, los había gastado en trabajos prácticamente inútiles. El argumento que entregó ese Administrador, fue que quien entregó ese aporte, exigió que se debía gastar de inmediato.

Ese es un argumento infantil, ya que tanto el integrante que cito como el suscrito, han participado en la misma operación anteriormente, y nunca el aportante ha señalado ninguna condición para gastar el dinero.

Si hubiera existido un procedimiento de trabajo, no se habría realizado el gasto de esos dineros, pues fueron utilizados para pagar trabajos que actualmente no tienen ninguna utilidad.

En una empresa, en un hospital, en una institución de las fuerzas armadas, y en general, en cualquier organización, existen centenares de procedimientos de trabajo que se deben desarrollar por escrito, para de esa manera estandarizar el trabajo, sea éste de operaciones o de emergencia o de cualquier otra índole.   

Resulta evidente que si no se desarrollan procedimientos de trabajo en una organización, allí el trabajo será siempre de manera improvisada y de acuerdo a la experiencia o conocimiento de cada trabajador, pero no necesariamente de acuerdo a lo que espera desarrollar la organización y que es, lo que realmente importa.

Disponemos de un buen software que le puede ayudar en el trabajo de desarrollar sus procedimientos de emergencias y todos los demás que su organización requiera. Incluso puede borrar todo lo que se entrega por defecto en el software y comenzar desde cero sus propios procedimientos.

El valor del software es de solamente $333.200 IVA incluido.

Si deseas mas antecedentes, por favor escribir a editor@eladministrador.cl

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La Planificación

la Planificación como una actividad del proceso administrativo, entrega buenos resultados a quienes tienen la "mala costumbre" de trabajar como corresponde, y no solamente de copiar y pegar, muchas veces sin saber siquiera que se copia.

En un condominio, nos indica por ejemplo que trabajo de mantención debemos realizar, que nuevos trabajos se deben acometer, que nueva actividad es posible realizar para lograr una mejor prestación de servicios o un mejor desempeño del Comité de Administración.

Y lo mejor, es que si planificamos, podemos controlar, el trabajo realizado versus el trabajo planificado.

Pero si no se planifica, ¿que vamos a controlar?, lo realizado con que lo podemos comparar. Sencillo, lo que no se planifica, NO se puede controlar.

Si no realizamos una planificación, todo el trabajo se traduce en "apagar incendios", en realizar trabajos urgentes todos los meses, en no programar gastos y en otras situaciones similares, o peores.

Un Administrador de condominio, puede presentar cada año un Plan de Trabajo, y al termino del año señalar, que trabajos de los planificados se realizaron y cuales no y argumentar porque no se realizaron.

Existen situaciones de emergencias que nos pueden encontrar mal parados, ello puede ocurrir a todo nivel de organizaciones, pero si nos hemos acostumbrado a planificar nuestras actividades, las situaciones de emergencias que nos puedan afectar mas allá de lo razonable, serán cada vez menores y, en general el daño que puedan causar, también será menor.

Si usted como Administrador o como integrante de un Comité de Administración, se acostumbra a planificar el trabajo a realizar, estará contribuyendo de manera significativa al éxito de su gestión, y por ende al éxito y desarrollo de su condominio.

Ademas que, también comenzara a exigir que cada año, se entregue una planificación de los trabajos que se realizarán en los 12 meses siguientes, estará imponiendo como mínimo, un estándar de trabajo. Finalmente, es el condominio quien obtiene los mejores resultados de dicha Planificación.

Planificar, planificar y planificar, es el trabajo.

No lo olvide.

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Es necesario leer el Reglamento de Copropiedad

Recibo muchas consultas respecto a situaciones que ocurren en los condominios, en lo posible se trata de responderlas.

Sin embargo, muchas de las situaciones consultadas, quien consulta puede encontrar la respuesta en el Reglamento de Copropiedad de su condominio, pues allí se señalan las normas que se deben aplicar. 

Por ejemplo, ¿es posible aplicar multas por atraso en los gastos comunes?

Si esas multas no aparecen en el Reglamento de Copropiedad, NO se pueden aplicar.

Si el Reglamento señala que los poderes de representación para asistir a una asamblea deben ser simples, ¿será posible exigir un Poder Notarial?

No, se debe estar a lo señalado en el Reglamento.

Entonces es necesario que los copropietarios en un condominio, lean sus respectivos Reglamentos de Copropiedad, para que conozcan las normas por las cuales deben actuar dentro de su condominio.

En muchas ocasiones, se adquiere una unidad en condominio y no se solicita el Reglamento de Copropiedad, ello es un actuar erróneo, siempre se debe solicitar dicho Reglamento.

Incluso mas, en muchos condominios, aun mantienen el Reglamento de Copropiedad del condominio, aun cuando haya sido dictado con anterioridad a las ley 19.537 del año 1997. He conocido casos de condominios que aun tienen su Reglamento de antes del año 1960. Y además, esos estan escritos a mano y ya semí borrados.

El Administrador de un condominio, entre otras funciones, debe aplicar las normas del Reglamento de Copropiedad, en consecuencia, si un copropietario no cuenta con un ejemplar de dicho Reglamento, puede solicitarle una copia o fotocopia legalizada.

En otro sentido, si no se conocen las normas del Reglamento de Copropiedad, cualquier copropietario puede solicitar o exigir que se cumpla una tarea, que puede estar prohibida en el Reglamento.

Esta Entrada es solamente para recordar que, la lectura del Reglamento de Copropiedad, debe ser una tarea obligatoria para todo propietario de una unidad en un condominio.

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Reglamento de Higiene y Seguridad para piscinas

Existen diversas normas que en un condominio, se pueden establecer para que, la piscina pueda ser utilizada sin que ello, genere problemas entre los usuarios y/o con la administración.

Muchos usuarios, estiman que allí se puede hacer lo que se quiera, incluso sin respetar a otros usuarios, que también desean descansar y disfrutar algunos momentos en la piscina.

Resulta improbable, que una o mas personas sean dispuestas para señalar las normas que se han establecido y luego hacerlas cumplir, Impracticable.

Lo correcto es determinar esas normas por escrito, en un Reglamento y entregarlas a cada unidad del condominio, para luego poder acreditar que sí se dio a conocer esas normas y exigir su cumplimiento.

Le hemos confeccionado ese Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para piscinas de uso público restringido, a centenares de condominios de prácticamente todo el país. Ellos, han entendido que es una buena solución, además se encuentra apegada a la normativa vigente.

Con la entrega de ese Reglamento a todas las unidades, se entregan las normas de uso y de prevención, que todos deben respetar, mejorando de esta manera, las condiciones en las cuales se puede disfrutar de la piscina, sin generar inconvenientes entre los usuarios.

Esta solución, es por supuesto mucho más económica que, contratar personal salvavidas.

Sin embargo, el Reglamento no obsta para que, la administración desee contratar para algunos momentos o días, personal salvavidas, y proteger de mejor manera a los usuarios.

Aqui puede ver mas información.

Editor  

Megasequía

Se esta terminando el Invierno y estamos con temperaturas de Verano. Si no cae agua antes de fines de la primavera, la situación se complicará mucho mas de lo que se encuentra actualmente, que ya es complicada.

Sin embargo, la mirada debe estar puesta en el próximo Invierno, pues si llega a presentarse un clima con el de éste año, lo poco que puede quedar en pie hasta estos momentos, también quedará en el suelo.

Peor aún, la sequía irá llegando a regiones que nunca se ha pensado que existirá una falta de agua, dejando a prácticamente todo el país en condición de sequía.

A mi entender esta situación es por ejemplo mas grave que el terremoto del año 2010, que ciertamente fue desastroso.

Prácticamente todo lo material destruido en el año 2010, ha sido reconstruido. Y se han invertido miles de millones de dólares. Se han realizado Comisiones Investigadoras tanto políticas como investigaciones judiciales. Pero finalmente la destruido ha sido reconstruido.

El problema con la sequía y el cambio climático, es que así, como se ha reconstruido el daño material del terremoto, NO es posible reconstruir el daño que se ha ocasionado a la tierra.

En las regiones con sequía han muerto miles de animales, las personas deberán emigrar de allí pues ya no se tendrán las condiciones para vivir y luego para trabajar. La solución emigrar a las ciudades. Esas personas no quieren un futuro hogar en la ciudad, lo que desean es agua hoy para sus pocas cabras, vacunos, caballos e incluso para las abejas.

Para muchas de las personas afectadas, sino para todos, es la ruina de sus vidas. Una ruina dolorosa además, pues han visto morir a sus animales, quienes también contribuían a sostener su vida. 

El camino que se debe seguir es invertir, tal vez mas dinero que en el terremoto, miles de millones de dólares, para recuperar primero y luego, mantener de manera sostenible el manejo del agua, ya que sin ella, los habitantes de muchas comunas van a pasar enormes dificultades.

La clave es la inversión que se debió de haber realizado ayer. Repartir agua en camiones aljibes ya no es la solución. Tal vez pudo ser, pero dejando un estanque en cada lugar afectado, pero ya no se hizo, tal vez, ni siquiera se pensó.

La emergencia ha sido ayer, es hoy y sin duda será mañana, y así con la firmeza que se enfrentó el terremoto, debiera ser enfrentada esta megasequía.

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Conferencia "Protección Patrimonial: Prevención y Planificación"

En el Marco del 5to Congreso de Seguridad Internacional de Seguridad Integral 2019, desarrollado esta última semana de Agosto en Santiago, asistimos a la Conferencia sobre la Protección Patrimonial: Prevención y Planificación.

Buena presentación en la cual se aprovechó de recoger algunas ideas que espero luego se puedan incorporar en los diferentes software que disponemos, pero en especial en el software Gestión de Riesgo Patrimonial Museologico.

El análisis estuvo enfocado principalmente a lo acontecido hace algunos meses en la Iglesia de Notre Dame, las causas, la planificación para evitar estas situaciones, las fallas que se detectaron en esa planificación, el daño económico y por supuesto el daño patrimonial, no solo para la ciudad y país, sino que también, para el mundo entero.

También se comentó, lo sucedido en el Museo de Brasil, los incendios que se producen en la ciudad de Iquique, y el cuidado que se tiene para proteger el patrimonio de varias construcciones de esa ciudad, entre ellas el Teatro Municipal y las varias casas de la Avenida Balmaceda, entre ellas, el Palacio Astoreca.

Luego de cerca de 7 horas de exposiciones, tenemos la convicción que nuestro trabajo se encuentra bien desarrollado. La insistencia en la planificación de como enfrentar situaciones de emergencias es muy importante. Desafortunadamente en Chile no existe conciencia de ello y, estamos acostumbrados a solamente reaccionar luego de ocurrido un suceso.

Una prueba de ello, es la escasa asistencia de personas que trabajan en esta área patrimonial, a pesar que la Conferencia fue programada por el Cuerpo de Bomberos y los expositores llegaron desde España. 

La Catedral de Notre Dame, se quemó y aun no se sabe si el daño seguirá aumentando, pero aún cuando no fuera así y se reconstruyera, ya no será la misma Catedral que tardo centenas de años en construirse. Lo mismo sucede con todo al patrimonio arquitectónico que se pierde, es posible tal vez reconstruirlo, pero sin duda no será lo mismo.

La Planificación. El Plan de Salvaguarda no existía, no se sabía hacia donde dirigir  para su protección todos los objetos rescatados, no se sabía cuales eran los mas importantes. Finalmente se trasladaron hacia un lugar y al día siguiente se debió trasladarlos a otro. Si no existe la Planificación, lo que impera es la improvisación.

El trabajo de Planificación no es sencillo, menos es corto, pero la práctica hace al maestro. Planificar, planificar y planificar es el trabajo que debemos realizar, el primer trabajo puede resultar regular, pero el segundo ya es posible mejorarlo, el tercero, cuarto y quinto trabajo serán mejores. Con seguridad usted habrá escuchado acerca de la mejora continua.

Un Plan de Emergencias por ejemplo, no es definitivo, es esencialmente modificable, por varias razones: legales, administrativas, técnicas y de gestión. No se encuentra escrito en piedra, es una herramienta de trabajo permanente.

Las lecciones que se puedan obtener de una tragedia, deben servir para estar mejor preparados para una nueva ocasión que, mas temprano que tarde deberemos enfrentar.

editor 

 

¿Uso escalonado de Recursos o Golpe Único?

Hoy en la mañana alcance a ver en un programa de TV, parte de los comentarios que realizaba un profesional, sobre la emergencia hídrica que enfrenta el país.

Allí se menciono una idea que trataba de transmitir en mi Entrada de ayer. El Cambio de Hábitos de Alimentación que se viene.

De partida señalar que estamos en otro mundo. Este no es el planeta que conocimos al nacer, ha cambiado mucho y no es para mejor, así como algunos ríos, lagos, lagunas y bosques, en el futuro nuestros descendientes, los conocerán solamente en imágenes, muchos de ellos no existirán.

Recuerdo cuando niño, leí una hermosa leyenda acerca de la Laguna de Aculeo. Una hermosa y gran  Laguna que ahora esta seca, se mueren los animales de sed en un lugar en donde antes se navegaba.

En años anteriores recuerdo que, para estas mismas fechas el Lago Peñuelas, estaba prácticamente hasta la Ruta 68, y ahora ni se divisa el agua.

Adonde voy.

El cambio de hábitos no debe ser de manera gradual pues ello implica años que no disponemos, tiene que ser hoy, tomar duchas cortas, evitar el consumo de carnes, cuidar los grifos públicos, limpiar periódicamente los estanques de agua en los condominios, mantener en buen estado el agua de las piscinas, lavar la ropa solamente cuando se tenga una carga llena en la lavadora.

Mantener en buen estado todas las llaves de agua en nuestro hogar, regar el jardín solamente al atardecer y con un tiempo medido, Cuidar las instalaciones eléctricas para evitar incendios.

Con seguridad, se pueden indicar muchas otras acciones, pero lo cierto es que ayer debimos de haber cambiado los hábitos de consumo y de alimentación y hoy no podemos pensar en una gradualidad, ya no lo hicimos cuando correspondía, ahora se debe aplicar un solo golpe, un cambio brusco en nuestros hábitos.

Afortunadamente, muchos no estaremos para ver el planeta que estamos heredando.

Hace muchos años en la película futurista, Soylent Green, con Charlon Heston, se mostraba como sería el futuro del planeta en el año 2022, que no es muy diferente a lo que estamos enfrentando actualmente.

Hagamos un esfuerzo y cambiemos hoy nuestros hábitos. Los esfuerzos de hoy, recién darán frutos en algunos años. 

Pero si no lo hacemos ¿Qué? 

editor   

Nuestro día a día es el futuro que hemos creado

Efectivamente, nuestro día a día es el futuro que, en el pasado hemos creado.

Lo mismo sucede con nuestro planeta. En el pasado todos hemos contribuido en menor o mayor medida a tener el planeta en las condiciones que hoy se encuentra.

Stephen Hopkins, fallecido en el año 2018, señaló que a la humanidad le quedan solamente 200 años en el planeta, y espero que ojalá no sean menos. Muchos han contribuido a generar las condiciones para que ese sea un eventual futuro para nuestra tierra.

Hoy es el momento para contribuir al cambio de ese futuro, que ciertamente se ve lejano pero que no lo es, una pocas generaciones y ya habrán pasado esos 200 años.

Nuestro futuro personal, debe estar alineado con el futuro del planeta, menos consumo de agua o consumo mas eficiente; menos consumo de carnes; menos uso del plástico, menos uso del carbón, menos uso del petroleo, van a contribuir a cambiar el planeta.

Mas uso de energías limpias, uso de bolsas de genero, reciclar el mayor porcentaje de plásticos, cuidar los mares, cuidar los bosques, cuidar el agua potable y miles de otras tareas para cuidar el planeta, son tarea de todos.

El uso eficiente y racional del agua es la materia que nos debe preocupar hoy. Hace algunos años, la sequía era en el norte chico, ahora abarca a comunas de las regiones  Quinta y Metropolitana y algunas de la Sexta. Si hoy no se toma conciencia con el avance del área afectada, el futuro es muy complicado.

En los océanos existen islas de plástico, todos los días se contaminan mas los mares. Una contaminación que va a permanecer durante centenas de años. Los bosques se están quemando en muchos lugares del mundo y allí, esta desafortunadamente la mano del hombre.

Estamos labrando el futuro de nuestros descendientes. Mejor dicho, hemos creado el futuro para nuestros hijos y sus descendientes, un futuro que se vislumbra muy complicado.   

Por ahora, lo urgente es cuidar el agua.

editor

  

Incendios Forestales: ¿Uso escalonado de recursos o golpe único?

Esta situación ya debió haber estado prevista hace varios años. Hoy estamos viviendo el futuro de esos años. Mañana estaremos viviendo el futuro de hoy.

¿Que le parece al lector que para apagar los incendios forestales se utilicen millones y millones de M3 de agua potable, mientras muchas personas no tienen un misero litro para sus necesidades diarias?

La sequía nos está golpeando hace muchos años, pero como es una situación de emergencia silenciosa y que se desarrolla de manera lenta, no llama a la urgencia como otras situaciones imprevistas.

Pero genera daños que pueden ser irreparables para las personas y el medio ambiente.

Pero si además del consumo de agua para el combate de incendios, nos enfocamos en el costo de transporte de esa misma agua, la situación se complica aún mas.

Para el transporte de agua se utililzan medios que consumen combustible, un recurso también escaso y que en el futuro próximo, también existirá muy poco.

Para ese transporte, se deben analizar otros medios, de no hacerlo, en el futuro se estará apagando incendios, con agua de un costo muy elevado, prácticamente será un crimen el uso de agua potable,  y utilizando también bienes de transporte con también un elevado costo. Esa situación no se puede llegar a presentar.

Pero bueno, entonces el uso debe ser escalonado o de un golpe único.

Indudable que debe ser de un golpe único. A ningún fuego debe permitirse su crecimiento.

Altas temperaturas.

Vientos fuertes.

Combustible muy seco y en gran cantidad.

Y, sobre todo, la acción del hombre.

Esas son condiciones que incrementan las posibilidades que un fuego se incremente de manera que luego apagarlo, parezca una tarea titánica, y para ello se deban utilizar los mismos recursos, pero multiplicados por varias decenas o centenas de veces.

Entonces el golpe único y de inmediato, debe ser la alternativa.

El uso escalonado de recurso y medios, puede ser una excelente alternativa para otras situaciones de emergencias.

Ya pasamos por un desastre de un incendio forestal muy grande. Algo debimos de haber aprendido.

editor       

Hasta 10 trabajadores, baño universal

Hasta hace algunas semanas, cuando un empleador tenia contratado hombres y mujeres, debía contar con servicios higiénicos separados.

Aún cuando no ha variado mucho la norma, desde el 20 de Junio pasado, aquellos empleadores que cuenten con 10 o menos trabajadores, pueden contar son solamente un (1) servicio higiénico universal.

La modificación señalada, constituye una excepción, con el objeto de permitir que más mujeres accedan a puestos de trabajo en pequeñas empresas, sin que ello signifique un costo de inversión adicional para el empleador.

Asimismo, deberá asegurar el buen estado de funcionamiento y limpieza de sus artefactos, así como disponer, en su interior, de jabón líquido para la limpieza de manos, de sistemas higiénicos desechables para el secado de manos y papel higiénico en cantidad suficiente. Los servicios higiénicos deberán contar con un sistema de ventilación natural o artificial.

Estas modificaciones del Dto 594/1999, han sido introducidas por el DS 10, (Minsal), publicado en el Diario Oficial el 20 de Junio de 2019.

editor

Desarrollo de Plan de Emergencias

Cada mes se incrementa el número de administradores o comités de administración, que nos solicitan el desarrollo de sus planes de emergencias.

Y de todos esos trabajos, también aprendemos, y la experiencia es traspasada a los nuevos condominios, que nos solicitan su Plan de Emergencias.

El fin de semana entregamos uno en la comuna de Santiago, y nuestro informe de la inspección, resultó bastante amplio. En muchas ocasiones, los residentes no se dan cuenta de las situaciones en que se encuentran, sea de riesgo o de dependencia.

Por ejemplo, hemos confeccionado planes de emergencias, para condominios con pocos departamentos o casas, y prácticamente todos ellos, cuentan con estanque de agua, a veces generador de electricidad.

Sin embargo, en otros condominios,incluso con el doble de unidades, no se cuenta con esas instalaciones. El no contar con estas instalaciones, genera una dependencia absoluta de los servicios entregados por las empresas de servicios básicos.

En todos estos casos la recomendación es adquirir o construir esas instalaciones, para al menos proporcionar a los residentes, la posibilidad de contar con esos servicios, mientras se reponen los públicos.

Quedar sin agua o sin electricidad, es ya una emergencia, una pequeña crisis en el hogar. Muchas situaciones comienzan a complicarse. Entonces es bueno que el condominio tenga las instalaciones para una respuesta a sus residentes, al menos por algunas horas.

Finalmente en el condominio, que entregamos el Plan de Emergencias, el fin de semana, se señalaron varias recomendaciones que debieran implementarse, de manera urgente algunas y otras ya de manera mas planificada.

Las medidas para enfrentar incendios y terremotos, son siempre importantes, cada día que pasa nos acercamos más a un nuevo terremoto, y ese día no nos debe encontrar sin las instalaciones en condiciones adecuadas, para enfrentarlo de buena manera.

Al trabajo le hemos agregado un capítulo breve, sobre continuidad de operaciones, materia que es útil, para el trabajo que se debe desarrollar cuando la emergencia haya ocurrido y se deba volver a la normalidad, en el más breve plazo.

Finalmente comentar que, al entregar el Plan de Emergencias a los Bomberos, nos hemos llevado una sorpresa, pues ahora cobran UF 3, por la recepción, y se debe entregar en respaldo de CD o en un Pendrive. Esto último, el respaldo en CD o Pendrive, es ya, de hace algún tiempo.

Si desea conocer de nuestro trabajo, solicite una cotización a editor@eladministrador.cl

 Editor

     

Procedimientos de Trabajo

Luego de ocurrido un siniestro cualquiera que sea, normalmente se señala a la falta de procedimientos de trabajo. Generalmente es asi.

Por ejemplo, en un condominio de una sola torre, en muchas ocasiones dejan en los turnos de tarde y de noche, solamente a un Conserje, que es quien controla el ingreso al condominio.

En mi opinión, esa situación es absolutamente inconveniente, pues en caso de emergencias, un trabajador no es mucho lo que puede hacer. Para ocuparse de la emergencia debe abandonar su puesto de trabajo, quedando en consecuencia dicho puesto descuidado.

Ahora bien, por menor que sea una emergencia, generalmente se debe coordinar alguna actuación con otro trabajador, pero si ese trabajador no está, ya se hace mas difícil solucionar la emergencia.

Entonces debiera existir en el condominio, un procedimiento de trabajo, que nos prevenga que siempre deben encontrarse al menos 2 trabajadores en un Turno, el Conserje, y un auxiliar de aseo.

Con ello podemos entonces poder pensar en una respuesta más adecuada a una emergencia.

Ahora bien, si en un condominio queda solamente un Conserje, este trabajador nunca debiera utilizar el ascensor, pues eventualmente podría quedar atrapado, y tendría que esperar mucho, generalmente hasta el nuevo turno, para ser rescatado.

Lo que deseo transmitir, es que aún cuando no nos guste, debemos trabajar en base a procedimientos de trabajo o protocolos de trabajo, como desee llamarlos.

Que son muchos, son muchos, pero recuerde con toda certeza que, en caso de una emergencia, sino existen los procedimientos necesarios, el trabajo del administrador o del comité de administración, será muy cuestionado.

Comentarles, que se dispone de un buen software para el desarrollo de los procedimientos operativos, se denomina precisamente Procedimientos Operativos, y usted puede ver más información en nuestro sitio web www.procedimientosoperativos.cl 

Todos los software que disponemos son desarrollados en Valencia, España, y en los casos que corresponda, con apego a la legislación nacional.

Con el señalado software, usted puede desarrollar los procedimientos que requiera. Por defecto se entregan los de emergencias, pero se pueden desarrollar de cualquier naturaleza. Incluso, usted podría eliminar los procedimientos que se entregan y comenzar desde cero. Por supuesto, no se recomienda esta solución, pero existe la alternativa de hacerlo.

Revise como es la situación en el condominio que administra, si finalmente se determina que es necesario el desarrollo de los procedimientos operativos, el software que le he comentado, le será de gran ayuda.

Si necesita más información, escribanos a editor@eladministrador.cl

editor

Una nueva aplicación de software

El 2 de Septiembre del año 2018, un gran incendio afectó al Museo Histórico de Brasil, destruyendo miles de piezas que allí se mantenían, y con ello centenas de años de historia.

Luego del incendio, son cientos de miles de personas, sino millones, quienes lamentan la desgracia ocurrida, pues se entiende que se pierden piezas invaluables y quizás únicas, y por lo mismo de un valor incalculable.

Con la finalidad de contribuir, a la protección de los Museos, se ha desarrollado una nueva aplicación de software, denominada en este caso: Gestión de Riesgo Patrimonio Museológico.

Esta aplicación de software, establece una secuencia de actuaciones, en línea con las especificaciones de la norma ISO 31000:2018, Risk Management -Principles and Guidelines, que le permitiran:

• Analizar el contexto
• Identificar los riesgos
• Analizar los riesgos
• Evaluar los riesgos
• Tratar los riesgos
• Monitorear los riesgos

Nuestra contribución estará destinada a favorecer el desarrollo de  planes para impedir que una situación de crisis, se transforme en un desastre patrimonial, y que tal como en Brasil, luego debamos lamentarnos por la pérdida de edificios o piezas que allí se encontraban.

En principio se ha determinado, realizar un Seminario on-line, gratuito, el día 25 de Junio, en el cual se mostrarán los aspectos más relevantes de esta nueva aplicación de software.

editor 

 

    

Proteja su información

Un ejemplo.

Si usted descubre que en su condominio, se están realizando acciones irregulares con el dinero recibido en efectivo que se ha recibido como pago de los gastos comunes, debiera adoptar alguna determinación al respecto.

Una de esas irregularidades podría ser que, el dinero se deposita muchos días después de haber sido recibido, en ocasiones hasta un mes de retraso.

Otra, que el dinero en efectivo se utiliza para efectuar compras.

Otra, que el dinero es depositado en una cuenta bancaria que no es del condominio, por ejemplo del Administrador o del Presidente del Comité de Administración.

Otra, que el dinero para el pago de remuneraciones, se gira de la cuenta del Banco, a nombre de terceras personas, por ejemplo a nombre la de la mamá del administrador.

Un último ejemplo, que pensaría usted si además de lo anterior, una vez detectada algunas o todas de esas situaciones, se realizara un formateo de los discos duros de los computadores del condominio, sin autorización alguna.

Solamente con esas pocas situaciones irregulares, que pensaría usted en el rol de Revisor de Cuentas o Integrante del Comité de Administración, o solamente como un copropietario del condominio en el cual se cometen todas o algunas de esas situaciones.

Bien. ya lo ha pensado.

Ahora bien, donde cree usted que se puede almacenar la información correcta de todas  esas irregularidades.

En el o los computadores del condominio, por cierto.

Entonces, lo que se debe realizar cada cierto período de tiempo, es respaldar el disco duro del o los computadores del condominio. No se debe autorizar el formateo de los discos duros, sin antes haber sido autorizado por el Comité de Administración y de haber realizado uno o varios respaldos de la información del disco duro a formatear.

Proteja la información de su condominio. Determine que, cada cierto tiempo se debe realizar un respaldo de la información contenida en el disco duro del computador del condominio. 

Tal vez usted no piense que ello es necesario, Pero trate de trabajar sin la información anterior. Si lo hace, es posible hacerlo, pero estará allí, en ese momento, asumiendo la pérdida de la información anterior. 

Proteja la información de su condominio. Esta materia no debe ser descuidada en ningún momento.

editor

 

  

Conozca la situación de su condominio

De la misma manera que se puede desarrollar cuando se realiza un cambio de Comité de Administración o de Administrador, en el momento que se requiera, es posible desarrollar un trabajo de revisión del estado de su condominio.

Por ejemplo, al momento de efectuar una Rendición de Cuentas del Administrador, no se conoce la real situación del condominio, se presume que se encuentra todo correcto, pero esa presunción puede estar muy equivocada.

Por ejemplo, existen al menos unas 30 situaciones, que tanto el Comité de Administración como el Administrador, debieran tener perfectamente claras, al momento de la Rendición de Cuentas, pero ninguna persona puede certificar que ello es así, en ese momento.

Mucha información se va perdiendo a medida que cambian las personas encargadas de los trabajos, sean ellos integrantes del comité de administración, administradores, mayordomos o conserjes. Ellos en ocasiones poseen información muy importante para el condominio.

Es posible evitar esa pérdida de información, que también es posible que nadie sepa que se va a perder, cuando se realiza un trabajo de recopilación de la documentación e información del condominio, que es básicamente, lo que se realiza en un Acta de Entrega.

Si no se solicita la documentación o información, generalmente la persona que la posee no la entrega, o presume que se conoce de su existencia. Finalmente, no se solicita ni entrega, y de esa manera la información se va perdiendo.

Reflexione y reaccione. La Administración de un condominio, debe poseer toda la información referida a su desarrollo en el tiempo. 

La situación de perdida de documentación o información, se acrecienta cuando tampoco se han realizado Actas de Entregas, en los cambios de quienes integran los órganos de la Administración de un condominio. 

En la oportunidad que desee realizar este trabajo, escribanos a editor@eladministrador.cl y le enviaremos una cotización por el trabajo, que puede significar un importante hito en la administración de su condominio.

editor

   

 

La necesidad de un Acta de Entrega

Una vez mas hemos actuado como Ministro de Fe, en la entrega desde una empresa administradora a la siguiente, de la administración de un condominio.

Las personas de las empresas participantes, que han colaborado adecuadamente, nos han señalado que por primera vez, participan en un trabajo tan importante para un condominio, como ha sido el desarrollo del Acta de Entrega.

El acto mismo tuvo una duración de unas 6.5 horas, y se han revisado prácticamente todos los aspectos relevantes en la administración del condominio. Este acto a pesar que muchas de las situaciones revisadas, son preparadas con anterioridad, normalmente es extenso.

Un Gerente de la empresa que entregaba la administración, señaló que cuando ellos asumieron la administración, nadie le hizo entrega de nada, tuvieron que solamente asumir y administrar, a pesar que mucha, sino toda la documentación anterior, no les fue entregada por la empresa saliente en ese momento, producto de inconvenientes de dicha empresa con el Comité de Administración.

Para quien entrega, para quien recibe y para el propio condominio, es muy importante conocer la situación al momento que se cambia a un Administrador o incluso al Comité de Administración.

La importancia radica, principalmente, en determinar la responsabilidad de cada parte, de quien Entrega, de quien Recibe y del propio Condominio, tal incluso para el condominio, es más importante que para las restantes partes.   

Para el condominio es importante pues, puede conocer con esta Acta de Entrega, la situación en la cual se encuentra, en todas las áreas que son revisadas, y son varias.

Ahora bien, si el lector concuerda con la importancia de realizar un Acta de Entrega, lo invito a reflexionar que sucede cuando dicha Acta no se confecciona.

En esta última situación, ninguna persona puede conocer el estado real del condominio ni de su administración. Y esta situación, puede, y de hecho lo hace, generar situaciones que posteriormente sean detectadas como una gran falla de todo los órganos de la administración de un condominio.

Es verdad que el trabajo es cansador, revisar tanta documentación e información, para todos los participantes resulta agotador, pero también reconocen que se debe hacer, aún cuando algunas situaciones puedan aparecer como muy irrelevantes.

En la última Acta de Entrega en la cual hemos participado, el condominio obtuvo información relevante que le puede permitir realizar acciones, pre judicilaes y judiciales, que le pueden permitir recuperar, como minimo unos 30 millones de pesos.

Para la empresa que ingresa a la administración, en la practica se le señala todas las materias en las cuales debe poner énfasis en su trabajo.

Cuando en su condominio, se deba efectuar un traspaso de la administración desde un Comité de Administración al siguiente o desde un Administrador al siguiente, nos puede solicitar participar como Ministro de Fe. Como en todos los casos en que hemos efectuado este trabajo, quedará satisfecho con sus resultados.

editor   

 

Terremoto de Valdivia: Ya han pasado 59 años

Este mes de Mayo, se cumplen 59 años desde aquel 22 de Mayo de 1960, cuando la tierra en el Sur de Chile, se sacudió con el mas fuerte terremoto ocurrido y medido en la historia del hombre.

9.5 grados Richter.

No se debe olvidar que solamente el día anterior, el Sur de Chile ya había sido sacudido por un terremoto, esta vez, en la ciudad de Concepción.

También el mismo día 22 de Mayo, ya se había generado un terremoto en la madrugada, y en la tarde, luego de la hora de almuerzo, se dejó sentir el más fuerte terremoto, conocido como el Terremoto de Valdivia.

Luego, vino el Tsunami, que dejó mas de un centenar de muertes en el lejano Japón, y otras tantas en la Isla de Hawái.

El terremoto, también generó el deslizamiento de los cerro que taparon los ríos a través de los cuales, desembocaban las aguas del Lago Riñihue, que generó una situación de emergencia que se prolongo hasta fines del mes de Julio, cuando finalmente se pudo comenzar a evacuar de manera controlada, toda el agua que se había acumulado.

Este trabajo de los hombre de Chile, es conocida como el Riñihuazo.

Ver aquí el documental La Respuesta.

Pero además, durante los días siguientes, se dejaron sentir un decena de terremotos de menor magnitud. 

Para una situación de esa naturaleza se debe estar preparado, no de cualquier manera, sino que, de la mejor manera.

Sabemos certeramente que esos hechos sucedieron, aun cuando un poco lejanos en el tiempo, fueron reales, y debemos tener conciencia que ellos pueden volver a repetirse.

Para estar bien preparados, la Planificación es indispensable. Sin Planificación la improvisación será nuestra respuesta. Y desde allí a hablar de fracaso, es prácticamente lo mismo.

Cuántos terremotos importantes se encuentran esperando que sucedan en Chile en el día de hoy. Varios. 

El terremoto del Norte de Chile. Del Norte Grande. Han pasado décadas y no se ha generado, pero mientas tanto la presión entre las placas terrestres sigue aumentando, y esa presión en un momento deberá ceder y se transformará en un terremoto.

Estuve viviendo un tempo en la histórica ciudad de Iquique, allá por los anos 70 y 80, y ya se esperaba ese terremoto.

Valparaíso. También se espera un fuerte terremoto para esta región central del país. hace muchos años que el epicentro de un terremoto, nos e ubica en esta ciudad.

En nuestro trabajo de confección de Planes de Emergencias para condominios, hemos podido apreciar que muchos ya están tomando conciencia de lo necesario que es contar con una Planificación. Sin embargo, también existen otros condominio que no se han ´preocupado de esta materia.

Para una ciudad, provincia o región es lo mismo, pero por cierto, mucho más ampliado.

Para las Municipalidades, Gobernaciones e Intendencias, disponemos de un excelente software que le podrá contribuir de una manera importante, para desarrollar los Planes de Emergencias que sean necesarios.

Le aseguramos que con el uso del software, usted podrá desarrollar un Plan de Emergencias de Protección Civil, de la mejor calidad, el más completo que pueda realizar y el que mas satisfacción le pueda entregar a su Jefe de Emergencias. Pero principalmente le brindará a la comunidad, la mejor Planificación disponible.

editor     

     

 

 

Los copropietarios deben asumir sus responsabilidades

Ayer solamente me ha llamado una copropietaria de un condominio, contándome algunas de las varias situaciones irregulares por las cuales se encuentra atravesando su condominio.

Una situación llamativa, tienen como Administrador a un funcionario público en actividad, que ha sido trasladado a una región diferente a la cual se encuentra el condominio, y aún así le siguen realizando el pago de sus prestaciones.  

He señalado prestaciones, solamente para indicar que se le esta pagando un dinero, pues prestaciones como Administrador del condominio, desde otra región, no creo que pueda realizarlas.

Personalmente he sido consultado si puedo prestar los servicios de Administrador desde una región lejana a la que me encuentro, y he indicado que no es posible, pues se deben efectuar esos servicios de maneras presencial y no a distancia. 

Pero sigamos, al Administrador se le paga con una Liquidación de Remuneraciones, lo cual nos indica, que debe cumplir un horario, algunas funciones (que deben ser varias), encontrarse subordinado a alguna persona, a lo menos. 

Además se le ha efectuado un préstamo de dinero, que se encuentra pagando en cuotas.

También me ha comentado, de varias otras situaciones que se deben analizar.

En esta situación, y en todas aquellas en las cuales se presentan  situaciones irregulares, los copropietarios deben asumir su responsabilidad, no pagando los daños enormes que esas situaciones generan, sino más bien, trabajando para que ellas no sucedan.

Ello se logra, exigiendo un trabajo profesional del Administrador y del Comité de Administración. A rio revuelto ganancia de pescadores dicen algunos, otros en la confianza está el peligro, y muchos otros dichos populares se pueden aplicar a estas situaciones.

Lo cierto es que, con las situaciones en las cuales se trabaja con dinero y con actuaciones de cada persona, se debe tener precaución. Especialmente los integrantes del Comité de Administración, luego de descubrir un fraude, se les preguntará, ¿que hicieron para prevenir la situación?.

Al menos debieran ofrecer una respuesta.

El integrante que no se encuentre de acuerdo, de la manera en que se lleva la administración, lo debe denunciar primero a sus pares y luego al Juzgado de Policía Local. Antes debe dejar claro en un Acta de la reunión de comité, de su posición. Pero, NO debe renunciar al Comité de Administración.

La responsabilidad es exigir un trabajo profesional y NO "dejar hacer, dejar pasar".

Entonces señor copropietario, cumpla también con sus responsabilidades.

editor

 

 

Propiedad de la información del condominio

Existen diferentes plataformas a través de las cuales se puede manejar la información de los gastos comunes de condominios.

Algunas empresas administradoras, contratan el uso de esas plataformas, directamente con el Proveedor de dichas plataformas, así se obtienen precios más reducidos y se puede mostrar al condominio una mejor imagen.

Parece que todo va bién encaminado.

El problema se presenta cuando un condominio desea terminar su relación con una empresa administradora, y esta no desea entregar la información del condominio, pues argumenta que el contrato de la plataforma lo ha hecho de manera directa y no el condominio.

Por tanto señalan, la información es de la empresa administradora.

A mi entender esa situación es incorrecta, por cuánto lo que se ha contratado es la forma de administrar un condominio y nunca se ha entregado la propiedad de los documentos ni de la información contenida en esos mismos documentos.

La información, que se ha ingresado a la plataforma de administración debiera ser entregada al condominio si este desea seguir con los servicios de la misma empresa. De lo contrario debieran quedar en sus archivos y luego de un tiempo eliminarse.

Igual el condominio debiera poder adquirir de alguna manera esa información.

Lo que pretendo señalar es que, un condominio no debiera quedar tan expuesto a perder su información por situación que incluso pueden tener un origen en una mala administración.

Como primera recomendación entonces es, que el condominio sea quien contrate los servicios de información de sus actividades a través de una plataforma y no un administrador o empresa administradora.   

Con esa simple actuación, se puede evitar el riesgo latente, que un condominio pueda perder la información de sus actividades.

También esa circunstancia debiera estar, en los Contratos de Prestación de administración. Señalar de manera expresa que toda la documentación es de propiedad del condominio y la información contenida en ellos, también.

Parece ridícula la situación, pero le aseguro que no lo es.

Revise entonces, cual es la situación de su condominio, y actée en consecuencia con la debida oportunidad.

editor

 

Control Interno en los condominio

Desafortunadamente, en los últimos tiempos me ha tocado conocer varios casos en los cuales se ha detectado actuaciones irregulares de personas que trabajan en la administración de un condominio, sean ellas integrantes de un Comité de Administración, Administrador o Mayordomos.

Desde comienzos de año, he estado asesorando primero a una copropietaria, que finalmente luego de un período de solamente dos meses logró con nuestra ayuda, convertirse en la Presidenta del Comité de Administración.

En este caso, se logró cambiar al Comité de Administración y a la empresa administradora.

Ahora bien, en otro caso que estoy asesorando, se ha cambiado parte del Comité de Administración, y se está intentando, cambiar al Administrador. Sin embargo esta situación es bastante complicada, pues este condominio, en la práctica se ha especializado en contratar administradores bastantes malos, y a quienes en la práctica se deben desalojar con la fuerza pública.

Con las actuaciones de esos administradores y unida a la actuación de algunos integrantes del Comité de Administración, el condominio, ha pedido decenas de millones de pesos en los últimos años.

En un tercer condominio, estamos trabajando para solucionar algunos temas de dineros, que deben ser denunciados.

Con lo comentado deseo señalar que en los condominio, deben existir si o si, normas de control interno respecto, a lo menos, al control del dinero que se recibe como pago de los gastos comunes.

No constituye una falta de confianza, ni mucho menos una afrenta personal, como algunos pretenden hacerlo creer, el implementar normas de control, sino que debe constituir el estándar por el cual se debe regir el trabajo de un condominio. Un bien control interno debiera ser aplicado a todas las personas de confianza que manejan dinero, valores o adoptan determinaciones que afectan el patrimonio del condominio.

El estándar nos debe proporcionar la certeza y seguridad que, el dinero recibido como pago de los gastos comunes, tendrá un destino cierto, y ese destino debe ser solamente, las cuentas del condominio y no otras.

Por ejemplo se debiera conocer todos los meses: el saldo de la cuenta corriente, los saldos de los eventuales depósitos que mantiene el condominio en instrumentos financieros, el saldo de las cuentas de proveedores, el procedimiento utilizado para asignar trabajos a determinadas personas o empresas, la forma de contratar seguros generales, la forma de utilizar las indemnizaciones provenientes de los seguros, etc. etc. 

En esta materia, la transparencia es el verbo a conjugar. Existen señales claras que una situación irregular puede estar sucediendo, y esas señales las entregan por supuesto, las personas que las están realizando. Se deben saber leer adecuadamente.

Finalmente una recomendación. Si en su condominio no tienen procedimientos de control interno, al menos que se revise una vez al mes, la oportunidad de los depósitos de los dineros recibidos, se realice Arqueos de Caja, que se implemente algún control, pero que no se siga trabajando en base a la confianza. Es lo más riesgoso, y son muchas las actuaciones fraudulentas, que se generan por personas de confianza. Usted mismo, debe conocer varias seguramente.

Este mes debemos comenzar una Auditoría a un condominio. Vamos a ver que resulta.

editor 

Lo mejor que hemos visto

Hace pocos días debimos entregar el Plan de Emergencias de un condominio, en el cuartel del Cuerpo de Bomberos de una comuna del Gran Valparaíso.

Al momento de entregarlo la persona que lo recibió comento que "nunca había recibido un trabajo tan bien hecho, tan completo y tan bien presentado".

Es justamente lo que pretendemos, en primer lugar realizar un Plan de Emergencias completo, pero también entendible. Lo que tratamos día a día de mejorar.

Luego, la Presentación del trabajo. Estamos absolutamente seguros que un buen trabajo mal presentado, no sirve de mucho, pues son pocos quienes se atreven a revisarlo.

Sin embargo, una buena Presentación para un buen trabajo, es lo mejor. Y como ya he indicado, día a día nos esforzamos para entregar a quienes nos encargan el desarrollo de sus Planes de Emergencias, un trabajo que los deje satisfechos.

Ahora bien, para muestra de lo completo del trabajo que estamos realizando, hemos incorporado en los últimos trabajos, un breve Plan de Continuidad de Operaciones, por supuesto para lograr, la normalidad en el mes breve plazo de las actividades del condominio.

Deseaba comentar la situación agradable que nos sucedió, y ya está hecho.

editor

Estos son hecho que aún suceden

Hace algunos meses, me ha llamado una persona que vive en un edificio. Me ha explicado la situación, que es mas o menos la siguiente:

El condominio ha tenido una pérdida de dinero de aproximadamente $ 14.000.000.

La persona que me ha llamado había sido elegida como integrante del Comité de Administración, aún cuando es arrendatario. Ha renunciado luego de conocer la normativa legal.

El Comité de Administración actual lo integra solamente una persona.

No entregan un Aviso de Cobro de Gastos Comunes.

Hace solamente algunos meses se les ha hecho contrato a los trabajadores, aún cundo algunos llevan años trabajando en el condominio.

El dinero se maneja desde una cuenta bancaria en que para efectuar retiros, firma una persona que tiene firma registrada, pero que hace años no participa en el comité de administración.

Se ha solicitado a la persona que se desempeña en el Comité de Administración, que cite a una asamblea para elegir un nuevo comité o en su defecto, incorporar a dos integrantes más, no ha querido efectuar esa Citación.

Además comentó de otras varias situaciones irregulares, como contratar a un Administrador, quien a su vez señala que solamente es un Asesor de la persona del Comité de Administración.

Estos manejos se irán acabando poco a poco en los condominios, y muchas personas pasaran muy cerca de prisión. De hecho le recomendé que hiciera una denuncia en el Ministerio Público, por el manejo de fondos y determinaciones perjudiciales para el condominio, argumentando la ley conocida como de administración desleal.

También efectuar una denuncia el JPL, para que sea el tribunal quien cite a una asamblea ordinaria de copropietarios, con la finalidad de elegir un nuevo comité de Administración, y comenzar a solucionar los problemas que, son muchos más.

En mucha ocasiones se conoce que algunas personas se integran al Comité de Administración, con muy buena voluntad, pero sin conocimientos de las normas que rigen a los condominios. En mi opinión esa buena voluntad, se debe terminar, el condominio debe administrarse con personas que conozcan como se maneja una empresa, como se adoptan determinaciones y como se protege el patrimonio común.   

Esas mismas personas de buena voluntad, puede luego verse involucrados en situaciones, que a pesar de haber  sucedido frente a sus ojos, no las han han reconocido hechos irregulares. y creame por favor, existen personas que andan buscando como cometer un hecho irregular, claro que ahora esos hechos son considerados delitos, y se encuentran sancionados penalmente. Los hechos no solamente se deben cometer, sino que también pueden ser omisiones, que perjudiquen el patrimonio ajeno.

Hoy y desde hace prácticamente 6 meses, tanto el comité de administración como el administrador, deben administrar el patrimonio ajeno sin que sus acciones le sean perjudiciales. Y, menos aún, obteniendo un beneficio directo o indirecto. 

editor

 

  

Procedimientos Operativos para condominios

161 Procedimientos de trabajo tiene el Manual de Procedimientos para Condominios, a los que se agregan 31 documentos Anexos.

Con la guía del Manual, con seguridad su condominio puede trabajar de manera adecuada y con la certeza que se está desarrollando cada trabajo de la forma que el propio condominio desea que se realicen.

Si bien ello puede parecer lo normal, la verdad es que no lo es tanto, habida cuenta a que en la mayoría de los condominios se trabaja de acuerdo a la experiencia del Administrador y de los integrantes del Comité de Administración, personas que por cierto cambian de manera frecuente, y con ello, la forma en que se ejecutan los trabajos.

Con cada cambio de Administrador por ejemplo, se espera -y no podría ser de otra manera-, que la administración mejore, que se trabaje mejor y que la información que se proporciona a los copropietarios sea completa y transparente, y que al menos se resguarden los intereses del condominio en esas actuaciones.

Pero esa idea, en muchas oportunidades, se ve enfrentada a una realidad -a veces dramática- que demuestra que por alguna razón, la administración ha seguido un camino que no responde por los intereses del condominio y de sus copropietarios y que a pesar del esfuerzo de los copropietarios, resulta difícil provocar los cambios que son tan necesarios.

Y esa es la realidad de miles de condominios, se encuentran en una realidad que les resulta muy difícil de modificar.

Nuestro Manual de Procedimientos, se ha escrito con la finalidad de convertirse en una ayuda eficaz para los condominios, en el sentido que las normas que allí se contienen, sean las que de manera permanente se deban ejecutar en la administración del condominio, aún cuando se produzcan los cambios de personas que cada cierto tiempo -necesariamente- deben producirse y me refiero con ello, al Comité de Administración.

Ha cambiado la manera de administrar un condominio, ya no se puede llegar y hacer lo que se le de la gana ni al Administrador ni al Comité de Administración. De ahora en adelante, se debe desarrollar una administración profesional, no solamente en lo técnico, sino que también en lo valorico, y nuestro Manual de Procedimientos se encuentra encaminado en esa dirección.   

Mas información.

editor      

 

Reglamento Interno para piscinas existentes en condominios

Lo primero es señalar que para el uso de la piscina se debe tener contratado de manera permanente y durante todas las horas de funcionamiento, personal salvavidas y de primeros auxilios.

Dicho en otras palabras, si no se tiene contratado el personal señalado, NO se debe permitir el uso de la piscina. El Comité de Administración y el Administrador, principalmente no debieran permitir el uso de la instalación.

Igualmente no debiese ser autorizado el uso de la piscina si no se cuenta con otras medidas de seguridad, como por ejemplo un cinturón salvavidas, una cuerda, y un pértiga con un aro en su punta. elementos que nunca deben faltar en la zona de la piscina.

Para el personal que se ha señalado existe una alternativa, la implementación de un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, para piscinas de uso publico restringido, como son consideradas las existentes en los condominios.

Centenares de condominios de prácticamente todo el país, han adoptado esta alternativa, encargándonos la confección de su Reglamento Interno para piscina. 

Existen al menos 2 consideraciones que se deben tener en mente respecto a éste Reglamento:

1.  Es muchísimo más económico que contratar personal salvavidas y de primeros auxilios. El valor invertido se paga solamente una vez, y el Reglamento le sirve para siempre.

2.  La amplitud de las normas que contiene el Reglamento. Permite entregar normas a todos los residentes respecto a la forma de como se debe hacer uso de la piscina.

Ahora bien, la situación que se debe evaluar antes de entregar al uso la piscina, dice relación con que el condominio como propietario de la instalación, NO puede permitir el uso, si antes no cumple con la obligación de disponer del personal señalado o como alternativa la implementación del Reglamento Interno para piscina.

Puede entonces elegir una y otra solución, pero ¡¡¡ NUNCA !!!, permitir el uso de la piscina si no se cuenta con una de las alternativas: el personal salvavidas o la implementación del Reglamento.

Mas información desde aquí.

editor

 

Si usted trabaja apegado a las normas legales, va por bien camino

Sin embargo, si el trabajo que esta desarrollando en la administración de uno o mas condominios, lo ha hecho siguiendo un camino torcido respecto al cumplimiento de, no solamente las normas legales, sino que también de principios éticos que finalmente puedan configurar, en conjunto con otras situaciones circunstanciales, una actuación desleal respecto a la administración del patrimonio del condominio, comience a preocuparse.

Las actuaciones irregulares, en el marco de la administración del patrimonio ajeno, ahora pueden ser perseguidas penalmente, muchas situaciones salieron del marco de los tribunales de policía local, ahora pueden ser denunciadas por cualquier copropietarios, para ser investigadas y detectar eventuales delitos.

Esta situación cambio a contar del 20 de Noviembre de 2018, fecha en que fueron publicados los cambios legales.

"... le irrogare perjuicio, sea ejerciendo abusivamente facultades para disponer por cuenta de ella u obligarla, sea ejecutando u omitiendo cualquier otra acción de modo manifiestamente contrario al interés del titular del patrimonio afectado."

La disposición transcrita, es bastante amplia y es posible apreciar algunos conceptos que se deben tener en cuenta de manera primordial.

Sea ejecutando u omitiendo, es decir realizando actuaciones en contra del patrimonio afectado u omitiendo actuaciones que también perjudiquen a ese patrimonio.

Ejemplo de ejecución, como se ha visto en innumerables casos, si se pierde dinero del patrimonio del condominio o se utiliza  en actuaciones claramente irregulares, como por ejemplo preferir a un contratista sin efectuar alguna licitación o solicitud de diferentes presupuestos.

Ejemplo de omisión, si el administrador NO entrega el Aviso de Cobro de Gastos Comunes de manera mensual, en las condiciones que conviertan a ese documento en uno con mérito ejecutivo, que posteriormente pueda ser utilizado en una demanda ejecutiva de gastos comunes.

Existen muchas demandas de gastos comunes, que han sido rechazadas por los tribunales, por cuánto, el documento que respalda la acción o la debiera respaldar, no es aquel que reúne las características señaladas en la ley. Debe ser aquel que, de manera exacta, incorpore esas características y no otras, o que no las contengan. 

Las situaciones señaladas, pueden ser consideradas, como manifiestamente contrarias al interés del patrimonio del condominio. Especialmente cuándo incluso, se le ha señalado a los autores, que estaban actuando de manera irregular.

Desde el 20 de Noviembre, están cometiendo delitos, sancionados con penas privativas de libertad.

Estas son normas contenidas en normas jurídicas que tienden a la prevención, detección y persecución de actos de corrupción.

La interrogante cae por su propio peso ¿existen en nuestro condominio normas internas dirigidas a prevenir, detectar y perseguir la corrupción? 

Otra interrogante que es necesario realizar es ¿en nuestro condominio, se ejecutan acciones que pueden caer en el marco de ésta ley anticorrupción?

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