Feliz Año 2020

Ya estamos a unas horas que termine este año 2019 y comience una nueva década con el 2020.

Hora de Balances y Planes, y espero que tanto los primeros como los segundos, le sean muy favorables. 

Feliz Año 2020

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Manejo de Patrimonio Ajeno

Tanto los integrantes del Comité de Administración, como el Administrador de un condominio, manejan un patrimonio ajeno, cual es, el del condominio, y muchas veces con cantidades muy importantes.

Ellos deben estar informados que tanto las acciones como las omisiones y que vayan en perjuicio del condominio, pueden ser perseguidas penalmente.

El Patrimonio del condominio debe ser bien manejado, y existen numerosas acciones u omisiones que pueden ir en perjuicio de dicho patrimonio, en consecuencia, en mi opinión, quienes desempeñen esos cargos, deben hacerlo con conocimiento muchas veces de algunas materias propias de profesiones técnicas como por ejemplo contabilidad.

El Comité de Administración debe estar integrado por personas que efectivamente fiscalicen al Administrador, en esta materia no se trata de mayor o menor confianza, se trata de proteger la propia responsabilidad de cada integrante.

Si eventualmente, un Administrador comete alguna acción u omisión que vaya en perjuicio del patrimonio del condominio, puede perfectamente arrastrar la responsabilidad penal del los integrantes del Comité de Administración, pues omitieron la fiscalización que deben mantener sobre el Administrador.   

Ahora bien, si el Administrador o integrante del Comité de Administración, cometen alguna acción u omisión, que perjudiquen el patrimonio del condominio, están cometiendo una acción constitutiva del delito de administración desleal, por el cual -eventualmente- diría casi con seguridad, deben ser denunciados, pues si no se denuncia, se está cometiendo una omisión..

Hace más de un año que, en nuestra legislación, se estableció el delito de administración desleal, pero al parecer, la situación no es muy conocida   

También no demandar a los morosos de gastos comunes, puede ser considerado como una omisión. En oportunidades, se puede llegar a tener una deuda de gastos comunes millonaria.

Revise su situación y la de su condominio, y con seguridad encontrará situaciones que mejorar.

editor

Demandas por cobro de gastos comunes en mora

Esta es la situación legal.

1.  Las Notificaciones pueden ser realizadas al domicilio del deudor en la unidad del condominio o al domicilio que haya designado ante la Administración.

2.  Si el deudor no hace uso de la facultad de designar un domicilio diferente. en el caso que no viva en el condominio. las Notificaciones las realizará o dejará válidamente el Receptor Judicial en la propia unidad del condominio.

3.  El Administrador o el Comité de Administración, NO deben permitir que una unidad se encuentre en mora SIN hacer ninguna acción con la finalidad de recuperar los gastos comunes adeudados. Si permiten la mora, pueden estar cometiendo una omisión en detrimento del patrimonio del condominio.

4.  Tanto el Comité de Administración como el Administrador, pueden estar expuesto a incurrir en una acción que vaya en perjuicio del patrimonio del condominio, acción penada por la ley 21.121, considerando lo señalado, como un acto de administración desleal.

5.  Lo recomendable es desarrollar entonces un Plan de Cobranzas de Gastos Comunes en Mora, en donde se señale en que mes se suspenderá el suministro de electricidad y quien lo realizará, y el mes en el cual se debe accionar judicialmente para lograr el pago de los valores adeudados.

6.  El Comité de Administración, debe fiscalizar el accionar del Administrador, y si este no acciona judicialmente, será el Comité, quien debe señalar al Administrador que lo debe realizar.

Por ejemplo, en un condominio en que durante los últimos seis años no se presentó ninguna demanda judicial, hoy ya se han presentado varias, por valores cercanos a los 20 millones. En este mismo condominio, en los mismos 6 años o mas, NO se habían entregado los Aviso de Cobro de Gastos Comunes, lo que a su vez impedía accionar judicialmente contra los deudores. El Administrador siempre dijo que era mucho trabajo.

El Aviso de Cobro de Gastos Comunes, es un documento que la ley le ha otorgado merito ejecutivo, lo que permite que a la sola presentación del documento ante los tribunales, permita acreditar la deuda.

Sin embargo, a pesar de la resistencia del Administrador, se ha logrado, que ese Aviso se entregue y se hayan presentado varias acciones judiciales para recuperar la deuda en mora.

Aun así, existen copropietarios e integrantes del Comité de Administración que avalan el accionar del Administrador. A pesar que ha actuado contra sus propios intereses.

En fin, personas que han estado en los Comités anteriores, -y que nunca hicieron nada por recuperar la deuda en mora- también ahora reclaman, consultan que se esta haciendo con los deudores morosos.

Para integrar un Comité de Administración, no existen mas requisitos que los señalados en la ley de copropiedad, pero la prudencia indica que a lo menos, se debe conocer la materia -que no es poca- en la cual se están involucrando.

editor 

Comienzo de Post Grado en Seguridad Privada

A comienzo de año he realizado el Diplomado Jefe de Seguridad. Anteriormente he realizado el curso de Supervisor de Seguridad Privada y el de Guardia de Seguridad, mas el curso de actualización.

Esta misma semana, he comenzado un Post Grado de Seguridad Privada, que seguramente me mantendrá ocupado los primeros meses del año 2020.

Los estudios de Seguridad Privada y los de Protección Civil, son importantes para un condominio, y con seguridad lo serán más aun en los proximos meses.

Generalmente, se puede entender que, los condominios son un espacio seguro para sus residentes, pero son innumerables las pruebas que nos indican que ello, no es tan efectivo.

Lo principal es la protección de las personas, de eso no cabe duda alguna. Pero de todas maneras, siguen ocurriendo situaciones referidas a la seguridad privada, en que las personas son afectadas en ese espacio que se estima como seguro.

Robos, ingreso no autorizado a las unidades, escalamiento, e incluso homicidios, han occurrido en condominios, y de los autores no se tiene conocimiento.

Este tema de seguridad privada de manera permanente debe estar en el análisis tanto del Administrador como del Comité de Administración.

Lo mismo sucede con las variados aspectos que dicen relación con las emergencias de protección civil. Especialmente en esta época en que nos encontramos enfrentados a variados riesgos de que tienen una relación directa con la protección civil.

En esta materia, hemos desarrollado planes de emergencias, de aquellos exigidos en la ley de copropiedad, para condominios ubicados en las regiones de Valparaíso y Metropolitana.

Tanto los conocimientos teóricos como los prácticos acumulados de los estudios y trabajos realizados, son indispensables, pero mas lo son la importancia que cada comité y administrador, le otorgue al trabajo desarrollado.

Efectivamente, si un trabajo queda guardado en un cajón o se revisa una vez al año, que prácticamente es lo mismo, no es, a lo menos leído por el Administrador, sirve de muy poco, la utilidad es nula, pues el Plan de Emergencias para Condominios, debe ser revisado de manera permanente.

El Post Grado que he comenzado, claramente lo he realizado, con la intención de obtener un mayor conocimiento y transmitir a los trabajos desarrollados, ese conocimiento y experiencia.

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Aniversario del tsunami de Indonesia

Hoy 26 de Diciembre, se cumplió un año mas desde el tsunami que afecto a Indonesia y varios otros países, en el sudeste asiático.

Cerca de 300.000 victimas causo dicho tsunami, ocurrido en las primeras horas de la mañana y sin que se haya sentido de manera previa un sismo que las personas hayan percibido, aún cuando éste se produjo, pero en medio del océano. Un gran desastre que acabó con miles de personas de diversas nacionalidades.

El tiempo avanza con rapidez, y de este desastre y otros de éste u otro origen, se deben obtener lecciones que luego no nos hagan pasar por las mismas situaciones y eventualmente improvisaciones, que terminan luego con muchas victimas fatales.

En nuestro país, cada cierto tiempo, se presentan las mismas situaciones de riesgo, que también generan los mismos daños u otros similares, siendo por encima de todos, los daños a las personas.

Del tsunami del sudeste asiático, se han realizado algunas películas que han mostrado algunas historias reales y también han mostrado algunas escenas de lo sucedido en aquellos días, luego del tsunami, y referido a la búsqueda y reconocimiento de personas.

Entre las personas fallecidas estuvo la profesora chilena Francisca Cooper, quien en esos días se encontraba de luna de miel. Algunos años, el anterior Plan Deyse, se llamó precisamente Plan Francisca Cooper, en homenaje a esta mujer chilena fallecida en tierras tan lejanas.

Dicho Plan, hoy se denomina Plan Integral de Seguridad Escolar. 

Es bueno recordar, para que tengamos conciencia que, nuestro país en cualquier momento podemos enfrentar -de hecho en el año 2010 y 2015 a lo menos- hemos enfrentado terremotos y luego tsunamis.

Recordemos pues esta tragedia pensando que quienes se encuentran encargados del desarrollo de planes de emergencias de protección civil, tengan la conciencia y certeza especialmente, que en cualquier momento, vamos a enfrentar nuevamente estas situaciones de emergencias.

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Los riesgos que se encuentran presentes

En estos días los riesgos que en muchas comunas se encuentran presentes son:

Sequías. Es necesario señalar que mas de cien comunas se encuentran en emergencias hídricas y algunas han sido declaradas por la misma razón como zonas de catástrofes.

En mi opinión, cada día que pasa, aumenta el riesgo de racionamiento de agua.

Olas de calor. Esta semana y en algunos días, se han presentado temperaturas máximas que deben ser consideradas como una ola de calor. Ya se ha pronosticado que el próximo Viernes 27, comenzará otra ola de calor.

Incendios forestales. Ayer en Valparaíso se quemaron alrededor de 150 casas, luego que un gran incendio forestal alcanzara zonas de viviendas. Y también ya se han generado varios otros incendios forestales importantes. Al existir focos simultáneos, resulta relativamente sencillo concluir que han sido generados de manera intencionada.

Marejadas. En la práctica, durante casi todo el año, y cada semana al menos, existe una alerta de marejada, en gran parte de la costa chilena.

Saqueos. Si bien es cierto, este riesgo ha disminuido en los últimos días, creo que ninguna persona puede asegurar, en estos momentos, que no se volverán a repetir. Es mas, si uno midiera la magnitud del riesgos, de acuerdo al reforzamiento que los comerciantes han hecho de acceso al establecimiento, se debiera concluir que ellos esperan que se repitan en cualquier momento. 

Se han instalado luego de las cortinas del establecimiento barreras de acero, se han clausurado ventanales, en muchos locales, el acceso de los clientes es restringido a unos pocos por cada período, etc.     

Terremoto. Todos los días existe el riesgo que se genere un terremoto, y cada día que pasa sin que se produzca, se acerca el momento de ese terremoto.

Varias de estas situaciones de riesgos se van a mantener sin variación en los próximos meses, algunas de ellas, en los próximos años, y creo que se van a presentar nuevas situaciones que deberán ser medidas e incorporadas en los planes de protección civil.

¿Será una mirada muy negativa la que muestro? 

Podría ser, pero que sucede si la estoy viendo y no planifico la forma de actuar antes esas y cientos de otras situaciones que se presentan cada día en nuestro país. Prácticamente en todas se pierden vidas humanas y se afecta en forma notoria en medio ambiente.

La Planificación no resuelve todos los problemas, pero es el camino a seguir, no es tiempo perdido, es la actividad que nos va a indicar a que situación nos podemos enfrentar, además que son todas conocidas, nos va a indicar como podemos enfrentarlas y con que recursos y medios contamos para ello. A veces es un trabajo arduo, pero intente a trabajar sin Planificación, y veo sus resultados.

Si el daño que causa un desastre, la improvisación los va a multiplicar.

Disponemos de un buen software denominado precisamente Plan de Emergencias de Protección Civil, con el cual una comuna, gobernación o región, puede desarrollar el o los planes que le sean necesario.

Mas información desde este enlace.

Si desea información adicional, lo puede hacer a editor@eladministrador.cl

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Entrega de citaciones para asambleas de copropietarios

Las asambleas pueden ser Ordinarias y Extraordinarias.

Para efectuar las citaciones se debe estar a los plazos establecidos en la ley de copropiedad y en el Reglamento de Copropiedad del condominio, generalmente ambos son los mismos.

Para la entrega de las citaciones a los señores copropietarios, existen dos alternativas:

1.  De manera personal, dejando constancia en un Libro de Correspondencia.

2.  Mediante carta certificada dirigida al domicilio del copropietario. 

La primera modalidad es sencilla, se entrega una citación a cada copropietario de manera personal, dejando constancia de esa entrega en un Libro de Correspondencia, para que, de esa manera quede constancia que la citación se realizó conforme a la ley. 

La segunda modalidad, tiene algunas consideraciones, que se deben comentar:

A.  El costo del envío de una carta certificada. En estos momentos es de aproximadamente $ 3.000 por cada carta, y en consecuencia esta alternativa tiene un costo que puede ser elevado.

B.   Fijar el domicilio. La ley de copropiedad dispone que, si el copropietario NO ha fijado en la administración, un domicilio diferente, se debe entender como domicilio la dirección postal de su respectiva unidad en el condominio.

Entonces, si el copropietario, haciendo uso de una facultad que le otorga la ley, no fija un domicilio diferente al de su unidad en el condominio, las citaciones válidamente realizadas, son aquellas efectuadas en esa unidad.

Esta situación es bastante importante por dos razones a lo menos:

a.   La Citación se habrá realizado de manera correcta legalmente. Será una Citación que no puede ser reprochada.

b.   De la misma manera que lo anterior, en las cobranzas judiciales por deudas morosas de gastos comunes, las notificaciones se deben realizar siguiendo el mismo procedimiento, y es muy importante, pues si un copropietario ha sido demandado, y no ha fijado un domicilio diferente al de su unidad, luego no puede argumentar en tribunales, que la notificación no le ha sido entregada o puesta en su conocimiento de manera oportuna.

De poder, puede argumentar que no ha sido notificado, lo que se desea transmitir, dice relación con que, ese argumento, con seguridad sera rechazado, pues el mismo copropietario demandado, no hizo uso de su facultad de fijar un domicilio diferente. Obviamente, es el caso cuando el copropietario no reside en el condominio.

Finalmente, por estas razones a lo menos, es importante que el Administrador cumpla con su obligación legal de mantener en el condominio, una nómina actualizada de copropietarios y sus direcciones.

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Software Procedimientos Operativos

En muy pocas oportunidades, -como en estos tiempos- se deja sentir la necesidad de desarrollar e implementar Procedimientos Operativos o Protocolos de Actuación.

En un condominio por ejemplo, existen cientos de actuaciones que debieran estar escritas en un procedimiento de trabajo, y es justamente por la falta de esos procedimientos, que se producen situaciones irregulares.

Para muestra un botón: ayer solamente me comento un integrante de un Comité de Administración recién elegido, que el condominio había recibido un aporte de mas de 2 millones de pesos, pero que el Administrador, los había gastado en trabajos prácticamente inútiles. El argumento que entregó ese Administrador, fue que quien entregó ese aporte, exigió que se debía gastar de inmediato.

Ese es un argumento infantil, ya que tanto el integrante que cito como el suscrito, han participado en la misma operación anteriormente, y nunca el aportante ha señalado ninguna condición para gastar el dinero.

Si hubiera existido un procedimiento de trabajo, no se habría realizado el gasto de esos dineros, pues fueron utilizados para pagar trabajos que actualmente no tienen ninguna utilidad.

En una empresa, en un hospital, en una institución de las fuerzas armadas, y en general, en cualquier organización, existen centenares de procedimientos de trabajo que se deben desarrollar por escrito, para de esa manera estandarizar el trabajo, sea éste de operaciones o de emergencia o de cualquier otra índole.   

Resulta evidente que si no se desarrollan procedimientos de trabajo en una organización, allí el trabajo será siempre de manera improvisada y de acuerdo a la experiencia o conocimiento de cada trabajador, pero no necesariamente de acuerdo a lo que espera desarrollar la organización y que es, lo que realmente importa.

Disponemos de un buen software que le puede ayudar en el trabajo de desarrollar sus procedimientos de emergencias y todos los demás que su organización requiera. Incluso puede borrar todo lo que se entrega por defecto en el software y comenzar desde cero sus propios procedimientos.

El valor del software es de solamente $333.200 IVA incluido.

Si deseas mas antecedentes, por favor escribir a editor@eladministrador.cl

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La Planificación

la Planificación como una actividad del proceso administrativo, entrega buenos resultados a quienes tienen la "mala costumbre" de trabajar como corresponde, y no solamente de copiar y pegar, muchas veces sin saber siquiera que se copia.

En un condominio, nos indica por ejemplo que trabajo de mantención debemos realizar, que nuevos trabajos se deben acometer, que nueva actividad es posible realizar para lograr una mejor prestación de servicios o un mejor desempeño del Comité de Administración.

Y lo mejor, es que si planificamos, podemos controlar, el trabajo realizado versus el trabajo planificado.

Pero si no se planifica, ¿que vamos a controlar?, lo realizado con que lo podemos comparar. Sencillo, lo que no se planifica, NO se puede controlar.

Si no realizamos una planificación, todo el trabajo se traduce en "apagar incendios", en realizar trabajos urgentes todos los meses, en no programar gastos y en otras situaciones similares, o peores.

Un Administrador de condominio, puede presentar cada año un Plan de Trabajo, y al termino del año señalar, que trabajos de los planificados se realizaron y cuales no y argumentar porque no se realizaron.

Existen situaciones de emergencias que nos pueden encontrar mal parados, ello puede ocurrir a todo nivel de organizaciones, pero si nos hemos acostumbrado a planificar nuestras actividades, las situaciones de emergencias que nos puedan afectar mas allá de lo razonable, serán cada vez menores y, en general el daño que puedan causar, también será menor.

Si usted como Administrador o como integrante de un Comité de Administración, se acostumbra a planificar el trabajo a realizar, estará contribuyendo de manera significativa al éxito de su gestión, y por ende al éxito y desarrollo de su condominio.

Ademas que, también comenzara a exigir que cada año, se entregue una planificación de los trabajos que se realizarán en los 12 meses siguientes, estará imponiendo como mínimo, un estándar de trabajo. Finalmente, es el condominio quien obtiene los mejores resultados de dicha Planificación.

Planificar, planificar y planificar, es el trabajo.

No lo olvide.

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Es necesario leer el Reglamento de Copropiedad

Recibo muchas consultas respecto a situaciones que ocurren en los condominios, en lo posible se trata de responderlas.

Sin embargo, muchas de las situaciones consultadas, quien consulta puede encontrar la respuesta en el Reglamento de Copropiedad de su condominio, pues allí se señalan las normas que se deben aplicar. 

Por ejemplo, ¿es posible aplicar multas por atraso en los gastos comunes?

Si esas multas no aparecen en el Reglamento de Copropiedad, NO se pueden aplicar.

Si el Reglamento señala que los poderes de representación para asistir a una asamblea deben ser simples, ¿será posible exigir un Poder Notarial?

No, se debe estar a lo señalado en el Reglamento.

Entonces es necesario que los copropietarios en un condominio, lean sus respectivos Reglamentos de Copropiedad, para que conozcan las normas por las cuales deben actuar dentro de su condominio.

En muchas ocasiones, se adquiere una unidad en condominio y no se solicita el Reglamento de Copropiedad, ello es un actuar erróneo, siempre se debe solicitar dicho Reglamento.

Incluso mas, en muchos condominios, aun mantienen el Reglamento de Copropiedad del condominio, aun cuando haya sido dictado con anterioridad a las ley 19.537 del año 1997. He conocido casos de condominios que aun tienen su Reglamento de antes del año 1960. Y además, esos estan escritos a mano y ya semí borrados.

El Administrador de un condominio, entre otras funciones, debe aplicar las normas del Reglamento de Copropiedad, en consecuencia, si un copropietario no cuenta con un ejemplar de dicho Reglamento, puede solicitarle una copia o fotocopia legalizada.

En otro sentido, si no se conocen las normas del Reglamento de Copropiedad, cualquier copropietario puede solicitar o exigir que se cumpla una tarea, que puede estar prohibida en el Reglamento.

Esta Entrada es solamente para recordar que, la lectura del Reglamento de Copropiedad, debe ser una tarea obligatoria para todo propietario de una unidad en un condominio.

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