viernes, 24 de julio de 2020

Lo que no se controla, no se puede mejorar

Efectivamente, lo que no se controla, no se puede mejorar.
Ni siquiera se puede saber si se está realizando bien o no el trabajo que no se controla. 
Se estima que se esta desarrollando de buena manera, se confía en el desempeño de las personas, pero finalmente, no se tiene certeza que el trabajo se desarrolle de buena manera. Y menos aún, que se pueda mejorar.
El problema es que si usted desea implementar controles, especialmente financieros, comienzan a surgir inconvenientes que nada tienen que ver con la implementación de los controles, por ejemplo, que si se desconfía de las personas, que la persona es honrada, que es conocida, y otras respuestas que no tienen nada que ver con la situación, por lo que se desea controlar son procesos, no personas.
Por ejemplo, ¿su administrador entrega alguna información del dinero recaudado en efectivo durante el mes y los valores depositados?. En muchos condominios aún el dinero recibido en efectivo como pago de gastos comunes, se utiliza para efectuar compras, en circunstancias que el 100% de dicho dinero, debiera ser depositado en la cuenta corriente del condominio.
También se debiera informar o quedar evidencia de las fechas de recepción del pago en efectivo y de la fecha de deposito de ese mismo dinero, pues si recibo un dinero como pago de gastos común y lo deposito en la cuenta del condominio 3 semanas después, algo querrá decir ese lapso de tiempo en que el dinero no se depositó.
¿Se revisa por ejemplo que los gastos pagados durante un mes, correspondan al 100% de los valores que se cobran como gasto común en ese mismo mes.?. Esos valores debieran ser los mismos.
En un condominio, existen muchos procesos que deben ser revisados y controlados y no por ello se estará desconfiando de las personas. Muchas hasta derraman lágrimas cuando se les va a controlar. Otros lo sienten como una afrenta.
Los controles en un condominio deben ser lo más natural, nada absolutamente nada se puede mejorar si no se controla.
Otro ejemplo. Si efectúo las liquidaciones de remuneraciones con una planilla Excel, se van a cometer con seguridad muchos errores, pero como no se revisa, se estima que el proceso se encuentra correcto, pero ciertamente se cometen muchos errores.
Lo mejor, que el condominio se dote de un sistema de remuneraciones y aumentará notablemente la confianza que puede depositar en el proceso de remuneración, y obtendrá mucha mayor información, que solamente las liquidaciones de remuneraciones.
Si en su condominio se utiliza Excel, revise las Liquidaciones de varios meses y compare sus resultados con el uso de un software de Remuneraciones. La diferencia es mucha, y en favor del condominio. 
Todos los procesos en el condominio debieran  tener un indicador de cumplimiento, ya que para muchas personas, solamente los números no indican nada.
editor 

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