Término de estudios

 Esta semana he terminado y aprobado el curso Plan de Contingencia y Continuidad de Negocios y el Post Grado de Seguridad Privada.

Pero debo terminar en un mes el curso ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos, luego el Diplomado Implementador de Sistema de Seguridad de la Información con la ISO /IEC 27001:2013. Luego debo terminar el Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015.

Entre todos esos curso debo terminar uno de Estándares de Calidad.

Y entre todos esos cursos he participado en cerca de 50 capacitaciones de seguridad privada y de diferentes normas ISO. Hoy por ejemplo, terminé de participar en tres Webinar de 8 horas cada uno, sobre la Seguridad en Bancos.

Y deseo realizar un curso sobre Compliance Officer e ISO 37001, sobre corrupción. Espero poder comenzarlo este mismo año.

La realidad ha cambiado, y ha cambiado para siempre. Eventualemnte en algún tiempo se volverá a una cierta normalidad como la existente hasta antes de la Pandemia, en el sentido de poder salir del hogar sin mascarilla y a la hora que se desee. Como digo, eventualmente pueda que suceda y se está trabajando en muchos países para ello suceda.

Pero la forma de trabajar ha cambiado. En muchas organizaciones el cambio será definitivo, muchas personas van a trabajar de manera permanente desde el hogar, personalmente lo hago hace mucho tiempo, y siento que a muchas personas les va a sentir como do esta forma de trabajo.

Es pues este el período en que se debe "afilar el hacha" ¿en que otro momento se podrá disponer del tiempo para preparase de manera adecuada para el nuevo tiempo en el cual se debe trabajar? Ahora es ese tiempo. 

La Pandemia va a permanecer muchos meses aun con nosotros y, espero sin embargo, que pronto se desarrolle una vacuna para combatir el virus, y esa misma circunstancia nos esta entregando la oportunidad de Afilar el Hacha.

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Lo que no se controla, no se puede mejorar

Efectivamente, lo que no se controla, no se puede mejorar.

Ni siquiera se puede saber si se está realizando bien o no el trabajo que no se controla. 

Se estima que se esta desarrollando de buena manera, se confía en el desempeño de las personas, pero finalmente, no se tiene certeza que el trabajo se desarrolle de buena manera. Y menos aún, que se pueda mejorar.

El problema es que si usted desea implementar controles, especialmente financieros, comienzan a surgir inconvenientes que nada tienen que ver con la implementación de los controles, por ejemplo, que si se desconfía de las personas, que la persona es honrada, que es conocida, y otras respuestas que no tienen nada que ver con la situación, por lo que se desea controlar son procesos, no personas.

Por ejemplo, ¿su administrador entrega alguna información del dinero recaudado en efectivo durante el mes y los valores depositados?. En muchos condominios aún el dinero recibido en efectivo como pago de gastos comunes, se utiliza para efectuar compras, en circunstancias que el 100% de dicho dinero, debiera ser depositado en la cuenta corriente del condominio.

También se debiera informar o quedar evidencia de las fechas de recepción del pago en efectivo y de la fecha de deposito de ese mismo dinero, pues si recibo un dinero como pago de gastos común y lo deposito en la cuenta del condominio 3 semanas después, algo querrá decir ese lapso de tiempo en que el dinero no se depositó.

¿Se revisa por ejemplo que los gastos pagados durante un mes, correspondan al 100% de los valores que se cobran como gasto común en ese mismo mes.?. Esos valores debieran ser los mismos.

En un condominio, existen muchos procesos que deben ser revisados y controlados y no por ello se estará desconfiando de las personas. Muchas hasta derraman lágrimas cuando se les va a controlar. Otros lo sienten como una afrenta.

Los controles en un condominio deben ser lo más natural, nada absolutamente nada se puede mejorar si no se controla.

Otro ejemplo. Si efectúo las liquidaciones de remuneraciones con una planilla Excel, se van a cometer con seguridad muchos errores, pero como no se revisa, se estima que el proceso se encuentra correcto, pero ciertamente se cometen muchos errores.

Lo mejor, que el condominio se dote de un sistema de remuneraciones y aumentará notablemente la confianza que puede depositar en el proceso de remuneración, y obtendrá mucha mayor información, que solamente las liquidaciones de remuneraciones.

Si en su condominio se utiliza Excel, revise las Liquidaciones de varios meses y compare sus resultados con el uso de un software de Remuneraciones. La diferencia es mucha, y en favor del condominio. 

Todos los procesos en el condominio debieran  tener un indicador de cumplimiento, ya que para muchas personas, solamente los números no indican nada.

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Lo primero es Planificar

Si usted es Administrador de un condominio y se dedica a trabajar improvisando en su trabajo, y especialmente para hacer frente a situaciones de emergencias, mas temprano que tarde tendrá inconvenientes.

Por ejemplo, para enfrentar esta Pandemia, usted debe de haber desarrollado algún Plan de Contingencia, algunos Procedimientos de Trabajo, instrucciones escritas que tengan alguna relación entre los documentos.

Modificar el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, informar los nuevos riesgos del trabajo, entregar nuevos elementos de protección personal, vigilar la salud de los trabajadores en el contexto de Covid-19, y muchas otras actividades necesarias, para sobrepasar la el desastre sanitario sin mayores problemas. 

En otras palabras, trabajar para que no estar improvisando frente a cada situación que se le presente y que finalmente, solo demuestre su improvisación.

Improvisación: acto de inventar componer o interpretar con poca o ninguna preparación una reacción a lo inesperado.

Para muchas situaciones, en el contexto de Covid-19, se debe generar nuevos procedimientos de trabajo, es indudable que se debe hacer. Es un escenario nuevo que se debe enfrentar y se debe adecuar a ese escenario.

La enfermedad Covid-19, va a permanecer en el tiempo, no se sabe cuánto, pero por ahora no va a desaparecer, ni siquiera en Verano. Se debe estar preparado para los rebrotes, algunas medidas de protección o de prevención, van a quedar como permanentes durante un buen tiempo.

También es permanente la Obligación de Seguridad del empleador para con sus trabajadores y con los trabajadores de las empresas contratistas que ingresen al condominio, y por supuesto, ello implica que la responsabilidad legal, también.

La Planificación es el primer trabajo que debe realizar.

Si no lo hace, estará improvisando.

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El riesgo nunca duerme

Efectivamente, en cada momento estamos expuestos a uno o mas riesgos incluso de manera simultánea.

Entonces si el riesgo nunca duerme, podemos nosotros dormirnos.

Por supuesto que no. Y menos, en las actuales circunstancias.

Desafortunadamente el riesgo de contagio, esta allí, puede afectar a los copropietarios o trabajadores del condominio, y eventualmente el condominio puede ser sancionado por no cumplir con sus obligaciones laborales. 

Y, los copropietarios demandar del condominio las indemnizaciones que crean ser merecedores si se han contagiado en un ambiente que no se haya higienizado, ni adoptado medida alguna para prevenir el contagio. 

Ese es un solo riesgo: el contagio de Covid-19.

El riesgo en si no es el contagio, el riesgo verdadero, dice relación con que, una persona se contagie y desarrolle de mala manera su enfermedad, y finalmente fallezca.

Igual que una persona se contagie y no tenga consecuencias graves, solo por no haber tomado algunas providencias en higiene, no es una situación menor, pues se habrá expuesto a muchas personas a una situación, que no debió suceder.

De hecho, se presenta con esa situación, un importante riesgo de demanda en contra del condominio. La situación, como he señalado, no es menor.

Pero en el condominio también se presenta el riesgo de incendio, de accidente laboral, de terremoto, de corte de electricidad, de personas atrapadas en el ascensor, y decenas de otros riesgos.

Existen algunas situaciones en las que podemos ayudar, por ejemplo actualizar el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad con normas sobre Covid-19, desarrollar los procedimientos de trabajo sobre la misma enfermedad, y también desarrollar su Plan de Emergencias.

La situación va para largo, y como indiqué en el título de la Entrada, el riesgo no duerme. Usted como integrante del Comité de Administración o Administrador, ¿puede dormir tranquilo con esa responsabilidad?. 

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Retiro del 10% de las AFP

Mala idea por donde se mire.

Algunas situaciones que se deben tener en mente:

1.  Los Fondos retirados deben pagar el 7% correspondiente a cotización de Salud, sea Fonasa o el valor que corresponda a ISAPRE.

 Ejemplo, si se retiran $ 3.000.000, se deben pagar de inmediato $ 210.000 al Fondo de Salud, entonces ya no recibirá $ 3.000.000 sino que $ 2.790.000. Es lo que en justicia corresponde, pues en su momento no pago ese valor como cotización de salud.

2.   El valor retirado obviamente debe tributar de acuerdo a la tasa que le corresponda de acuerdo a la segunda categoría.

Los dineros que se encuentran en la AFP, no han pagado ni el porcentaje de salud como tampoco impuestos de segunda categoría si les correspondiera pagar. Esos valores los deben pagar cuando se pensionen de manera mensual, pero ahora estarán anticipando ese pago.

Entonces si retira $ 3.000.000 puede recibir de manera efectiva, un poco mas de $ 2.500.000. Quién va a quedar contento con ello, y mas encima se hace de una pedida actual y futura. Aquí no hay letra chica ni nada, es la aplicación exacta y correcta de las leyes.

Me imagino que no se pretenderá retirar esos fondos y no pagar un peso ni a salud ni como impuestos.

3.   En la AFP, el dinero representa la cantidad de cuotas que cada afiliado tiene en su cuenta individual, por ello, es posible perder dinero y luego recuperarlo, pues lo que varía es el valor de las cuotas.

Ejemplo, con la Pandemia, las cuotas de las AFP bajaron aproximadamente 20%, pero ahora esa pérdida ya está recuperada,

4.   En consecuencia si se retiran cuotas, que finalmente es lo que puede suceder, esas cuotas obviamente, ya no estarán en la cuenta y el dinero por el cual son representadas tampoco. Si una persona hubiere retirado esas cuotas cuando ellas bajaron su valor, habría hecho efectiva la pérdida. No solamente la que haya sufrido en el momento, sino que la futura también y esa es la importante.

5.   En medio de la Pandemia, las AFP han recuperado las pérdidas que sufrieron, no esta mal pensar que cuando la producción vuelva un poco a la normalidad, las acciones en las cuales se encuentran depositados los valores de las AFP, aumenten y también las ganancias de los afiliados. 

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Modificaciones al Reglamento Interno de Higiene y Seguridad por Covid-19

He contabilizado más de 20 modificaciones introducidas al Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, que confeccionamos para los condominios y otras empresas.

Todas las actividades que se realizan en el marco de la emergencia sanitaria, el Administrador o el Comité de Administración, debiera tenerlas escritas y en un archivo especial, especialmente para mantener un argumento verificable al momento de una eventual fiscalización.

El tema no es menor, hoy miles de personas trabajan para detener la expansión del virus, pero luego comenzarán a presentarse demandas para investigar eventuales responsabilidades civiles y penales, por la actuación durante la emergencia.

Y los documentos, son una prueba contundente.

En los condominios existen muchas normas que deben cumplirse para mantener a resguardo la responsabilidad como empleador, y el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad o de Orden, Higiene y Seguridad, según corresponda, es uno de los mas importantes.

El Dictamen 1116-004 de la Dirección del Trabajo, nos recuerda de manera directa la obligación de seguridad que el empleador tiene con sus trabajadores dependientes y también con los trabajadores dependientes de las empresas contratistas que prestan servicios al interior del condominio, como por ejemplo las empresas de mantención de ascensores o de bombas de agua potable.

El Reglamento de Higiene y Seguridad, es un documento principal para acreditar dicho cumplimiento, y no tenerlo actualizado, especialmente con la materia de esta emergencia sanitaria, revela un grave incumplimiento no solo de una norma laboral, sino que un grave descuido en la protección legal del condominio como empleador.  

Si desea la actualización de su Reglamento con las modificaciones referidas a la materia de Covid-19, escribanos a editor@eladministrador.cl

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Lo mas importante para controlar al Covid-19

Existen varias acciones que se pueden adoptar para prevenir y controlar a la enfermedad renombrada como Covid-19.

Distanciamiento social o físico como se quiera llamar, uso de mascarillas, lavado frecuente de manos, uso de alcohol gel, higiene en superficies comunes, etc, etc,. y etc.

Todas esas acciones son importante y la suma de ellas es mas aún.

Incluso la implementación de Procedimientos de Trabajo ayuda en gran medida.

Todo ayuda, pero es insuficiente.

Lo realmente importante para lograr el control de la enfermedad, es el comportamiento de cada persona frente al riesgo del contagio.

Si sabemos que, no respetando las normas que se nos están entregando, por diversas vías de comunicación, nos estamos exponiendo, incluso de manera temeraria, al contagio del virus, ninguna norma o elemento de protección personal será suficiente.

En consecuencia, una acción que se debe realizar es que las personas internalicen que las normas que se entregan para prevenir el contagio del virus deben ser cumplidas.

Lo señalo porque es lo primero que se debe saber, incluso antes que se aprenda a utilizar los EPP, necesarios para la protección.

En esta situación, que no es igual a todas las anteriores, en un condominio -como centro de trabajo-, las partes interesadas no solamente son el empleador y los trabajadores, también se debe incluir a las familias de los residentes y de los propios trabajadores. Más aún, se deben contar las familias de los contratistas del condominio y diversos otros proveedores que ingresan a las instalaciones, a todos quienes de una u otra manera puede afectar un contagio dentro de las instalaciones.

Creo que por este año, debiéramos haber pasado ya, la mitad del camino, y por ello resulta pertinente, recordar que el comportamiento de cada cual, nos va a facilitar o dificultar todo lo que nos queda por recorrer.

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La cadena se rompe por el eslabón mas débil

En los condominios existen varias barreras de seguridad privada, entre otras:

• Rejas o muros perimetrales
• Cercos eléctricos
• Puertas de Ingreso
• Cámaras de Seguridad y pantallas de visualización
• Conserjes

Sin embargo, con esas barreras de seguridad y otras, igual los delincuentes pueden ingresar a las instalaciones y cometer un delito, sea en las personas, en las cosas o en ambas.

Luego se consulta que fue lo que sucedió, si teniendo las barreras que se estiman adecuadas, igual se cometió un robo y nadie vio nada.

Sin embargo, cada barrera de seguridad debe ser revisada para verificar que cumpla de manera eficaz su propósito, pues que sucede si un Conserje que debe estar mirando las pantallas de visualización se duerme, y sucede mucho más seguido de lo que se piensa, o un residente deja la puerta del condominio sin cerrar, o las cámaras de seguridad no enfocan adecuadamente todo el perímetro. 

La seguridad privada de las instalaciones se va a cortar por el eslabón mas débil, y es por esa circunstancia que todas las barreras deben estar siendo evaluadas de manera permanente, pues en alguna se va a encontrar alguna debilidad, que debe ser rectificada.

Las barreras de seguridad están destinadas principalmente a disuadir, a prevenir y a detectar eventuales intrusiones a las instalaciones, con la finalidad de cometer algún delito, pero esas barreras cumplirán su objetivo, si se mantiene un cierto control sobre ellas y sus resultados.

De lo contrario alguna de ellas, se convertirá en el eslabón más débil del sistema de seguridad privada, y por allí se puede permitir el ingreso no deseado de delincuentes.

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No basta solo tomar la temperatura del trabajador

En muchas organizaciones, incluidos por supuestos, condominios, se ha adoptado el procedimiento de tomar la temperatura corporal de los trabajadores, sea al ingreso o en otro horario de la jornada de trabajo, con un termómetro No Táctil.

Como en muchas otras actividades, todo parece sencillo, pero no, existen algunas situaciones que se deben determinar antes de comenzar a tomar la temperatura a los trabajadores.

La primera es incorporar al Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad una norma que permita esa toma de muestra y las actuaciones posteriores, en caso que un trabajador muestre síntomas de estar contagiado.

Parece que solamente basta la toma de muestra y ya. Pero no es así.

Luego, se debe determinar quién va a tomar esa muestra de temperatura, y además capacitarlo para que no se vaya a equivocar en la toma de la muestra y en el uso del termómetro.

También se le deben proporcionar los EPP, necesario para tomar esas muestras 

Listo tenemos todo lo anterior dispuesto. Ahora a tomar la temperatura.

¿Qué procedimiento va a seguir si la temperatura de un trabajador, se encuentra en el rango que se indica que corresponde a un síntoma de estar contagiado?.

Digamos que es un Conserje quien tiene la temperatura dentro del rango de 37,8°, tiene que esperar algunos minutos para volver a repetir la operación. Y mientras tanto, si se encuentran otros trabajadores esperando, todos van a ver que ese trabajador puede estar contagiado, puede, pero también puede que no lo esté.

Eventualmente, ese trabajador puede sufrir un menoscabo a su personalidad si finalmente no está contagiado, digo eventualmente pues si son pocos trabajadores y se tiene confianza entre todos, la situación no será igual a que existan muchos trabajadores y no exista una mutua confianza.

Finalmente, si el trabajador resulta que los síntomas persisten, necesariamente deberá enviarlo a un centro médico o mejor aún, solicitar a su mutual a la que se encuentra adherido, que lo vengan a buscar para hacerle un test PCR, para determinar si se encuentra contagiado o no.

Finalmente si se encuentra contagiado, se va a requerir un remplazo. ¿El Administrador tiene un Plan B?

Parece que se complica mucho la situación, pero la situaciones deben estar planificadas antes que sucedan, después va a tener que solamente improvisar.

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