Procedimientos de trabajo

En el incendio del vertedero Santa Marta, se comentó que hacía falta un Protocolo de trabajo y en la restricción que se han impuesto en los viajes presidenciales hacia los periodistas, se indica que se debe establecer un Protocolo.

Un Protocolo lo utilizo como un sinónimo de Procedimiento, que es el termino mas usualmente utilizado.

Por ello nuestro manual se denomina Manual de Procedimientos Operativos, los de emergencias se denominan Procedimientos Operativos de Emergencias, y en la manipulación de alimentos se denominan también Procedimientos Operativos Estandarizados.

Pero la idea en general, es establecer un procedimiento de trabajo adecuado, en la materia que corresponda.  

Cada organización puede establecer sus propios procedimientos de tabajo, es prácticamente obligatorio esa implementación, pues de lo contrario, al no existir nada establecido en forma escrita, cada persona puede realizar una actividad como le parezca mejor, que no es siempre lo que le conviene a la organización.

Veamos un ejemplo en un condominio, ¿quienes estan con los gastos comunes al día? es una interrogante al parecer sencilla de responder, vea las siguientes alternativas:.

a) los copropietarios que no deben nada.

b) los copropietarios que solamente deben un mes.

c) los copropietarios que deben solamente dos meses.

d) los copropietarios que no deben gastos comunes, aún cuando deban dinero por otros conceptos.

e) los copropietarios que deban solamente los gastos comunes del último mes que se encuentra en cobranza y cuyo plazo de pago aún no ha vencido.

Como es posible apreciar, las personas pueden interpretar de diferente manera una  misma disposición legal, y es por ello que se debe tener un procedimiento para determinar quienes se encuentran con sus gastos comunes al día, que todos interpreten de igual forma una situación, parece una materia sin importancia, pero si que la tiene al momento de determinar quienes deben ser copropietarios hábiles, para efectos de una votación en una Asamblea.

Y existen muchos condominios que  no tiene ningún procedimiento de trabajo establecido en forma escrita, ni uno solo.

Si en cualquier actividad que usted pueda verificar, se establecen procedimientos de trabajo, en un condominio tambien son importantes.

Ahora imagine más de 80 procedimientos de trabajo: para las asambleas, para el comite de administración, para el administrador y para los conserjes, sin duda es una ayuda valiosa, que todos reconoceran.

Aquí mas información de nuestros Procedimientos Operativos para condominios.

Ahora bien, si usted o su organización desean comenzar de 0, el trabajo de diseñar o desarrollar sus propios procedimientos, tambien disponemos de un excelente software para ese trabajo y usted puede conocerlo en www.procedimientosoperativos.cl

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La Sala de Máquinas de ascensores

Durante el trabajo de desarrollo de planes de emergencias en condominios, he debido inspeccionar muchas Salas de Maquinas de los ascensores.

Hay de todo, algunas francamente en malas condiciones de mantención, con óxido por todas partes mal construidas, en fin decepcionantes.

Otras, en que falta un poco de atención para que se pueda señalar que se encuentran en buenas condiciones, falta un poco de aseo, el extintor está en el suelo, y no existen escalas o barandas, para trabajar de manera segura.

Pero tambien existen condominios en los cuales sus Salas de Maquinas estan en buen estado, limpias, con extintores a la mano, pintadas, con barandas y escalas necesarias. Muy bien.

Dentro de un edificio, la Sala de Máquinas de los ascensores es una de las instalaciones más criticas, mucho de la vida de un condominio depende del buen estado de la Sala de Maquinas y de los carros. Imagine usted un edificio con 20 pisos y que sus ascensores o Sala de Maquinas, se encuentren en mal estado.

Se puede pensar que la propia Sala de Maquinas, no tiene posibilidad de estar en mal estado, pero desafortunamente no es así. 

Si los copropietarios de los edificios en que la Sala de Maquinas se encuentran en mal estado, conocieran el estado en que se encuentran, quedarían impresionados. El mayor daño en la costa lo produce al aire salino, genera nucho óxido. En los edificios de Santiago, en general, se encuentran en buenas condiciones.

La interrogantes es ¿cuántos administradores conocen la Sala de Máquinas de los ascensores?

Allí se debe trabajar en forma segura, y todas deben tener una malla de protección hacia los ductos, y una baranda en el nivel superior, si la Sala cuenta con dos niveles.

Y por supuesto, el acceso debe ser restringido solamente a personas autorizadas.

La intención al escribir ésta Entrada, es llamar la atención sobre éstas instalaciones criticas en un edificio, y preocuparse por la prevención tanto de las instalaciones como de los trabajadires que deben allí, efectuar su trabajo, aún cuando sean externos.

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Gastos comunes en los condominios

Todos quienes vivimos en condominios mas de alguna vez nos hemos peguntado el pórque siempre los gastos comunes van en aumento.

La verdad es que existen muchos factores que pueden afectar al valor de los gastos comunes, algunos correctos y otros incorrectos.

Dentro de los primeros podemos señalar:

1. Alza de las remuneraciones, que implica además una paqueña alza adicional en las cotizaciones previsionales de cargo del empleador.

2. Trabajos de reparación y de mantención que hayan sido planificados.

3. Alza el el valor de los contratos de matenciones.

4. Alza en el consumo de los insumos de aseo

5. Alza en el valor de los servicios básicos

6. y muchos mas de indole similar.

Entre los segundos, es decir valores que han sido gastados en forma  incorrecta, se pueden citar:

1. Cotizaciones pagadas en exceso por el administrador

2. Desarrollo de trabajos inutiles en el condominio

3. No efectuar el reclamo al seguro por daños que pueden ser indemnizados 

4. Multas de diferentes organismos fiscalizadores

5. No pago en forma oportuna de las cotizaciones previsionales

6. Permanencia de los integrantes del Comite de Administración, que no sean transparentes en su actuar

7.  Una deuda muy grande de morosos de gastos comunes

8. y también muchas otras situaciones de índole similar.

En una Administración bien planificada, muchas de las situaciones que aumentan los gastos comunes no se van a presentar, ya que se sabe de antemano cual o cuales son el o los trabajos que se pueden ejecutar, y cuales se deben postergar para más adelante.

Pero principalmente se conocerá antes, cual va a ser en forma aproximada el gasto.

Que es muy diferente a conocer el monto cuando ya se han realizado los trabajos, y uno los viene a conocer cuando al Administrador se le ocurre informar de ello a la Comunidad.

En nuestro Manual de Procedimientos de Operación para condominios, el usuario va a encontrar algunas ideas entre los mas de 80 Procedimientos incorporados, que le pueden ser de utilidad para manejar de mejor manera los gastos comunes.

Quedan ya pocos días para mantener el precio de lanzamiento y el día 1 de Febrero se le indicará el valor real del Manual.

editor

 

   

Plan de Emergencias para condominios

En los últimos meses hemos estado abocado a la confección de planes de emergencias para varios condominios que han compendido que la prevención es el camino a seguir.

El Plan de Emergencia no va a ser una solución completa de inmediato, pero es un importante comienzo.

Soluciona al menos -de inmediato,- el cumplimiento de la obligación legal. Pero hay mas.

Bueno, tambien soluciona el implementar en forma escrita los Procedimientos Operativos de Emergencias, que en muchos condominios no existen.

También se soluciona el tema de la señalización de aquellos aspectos relacionados con las emergencias. 

Pero quedan varios temas pendientes.

Por ejemplo:

• Funcionan todas las salidas de la red húmeda.
• Se efectúa una limpieza de las vías de evacuación?
• Se capacita a los Conserjes con el curso OS-10, o el de Seguridad para Conserjes?
• Se instalan las manguera de las red húmeda que faltan?
• Los extintores se encuentran con sus mantenciones al día?
• Se reparan aquellos aspectos indicados en el Informe de Inspección?
• Se realizan ejercicios de corte de energía eléctrica para comprobar el funcionamiento de las luces de emergencias?
• Se adquieren los extintores faltantes?
• Se procede a la limpieza de aquellas instalaciones en que el aseo es deficiente?
• Se aceptan aquellas recomendaciones que pueden mejorar los diferentes sistemas incluidos en el Plan de Emergencias?
• Etc. etc.

En fin, el Plan de Emergencias no es el fin de un trabajo, es el comienzo, pues luego de haber implementado el documento, en forma permanente se debe tener cuidado de mantener las instalaciones en buen estado.

Es la única manera de enfrentar de buena manera una emergencia.

Imagine por ejemplo un amago de incendio, y los extintores se encuentran con su matención vencida, o falta la manguera de la red húmeda.

El Plan de Emergencias es mucho más que un documento, es internalizar el tema de la prevención y de la seguridad.

Si necesita más información o desea confeccionar el Plan de Emergencias para su condominio escribanos a editor@eladministrador.cl

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Hoy la prevención es la clave

Cuándo se habla de prevención no solamente se está refiriendo a los accidentes que puedan ocurrir al interior de una organización, también se debe entender que se refiere a otros riesgos existentes y que se encuentran latentes en una organización.

Veamos por ejemplo el caso de los Reglamentos Internos de Higiene y Seguridad. Estos documentos se deben implementar en forma obligada para prevenir accidentes del trabajo, a través de la imposición de conductas que puedan evitarlos.

Pero esa no es su única finalidad. También se deben implementar para proteger la responsabilidad legal del empleador, precisamente frente a un accidente de un trabajador ya que el riesgo es permanente.

El Plan de Emergencias en un condominio, se implementa precisamente para prevenir situaciones de emergencias y para hacerles frente llegado el momento de enfrentarlas. Pero también para proteger la responsabilidad legal, en éste caso de los integrantes del Comité de Administración, que son los llamados legalmente a implementarlos.

El Manual de Procedimientos Operativos para condominios, también es un documento que se encuentra dirigido, en gran parte, a la prevención.

Pero la prevención en éste caso, es para evitar la ocurrencia de situaciones incorrectas en el actuar de las personas, para evitar que los integrantes del Comité de Administración cometan actos que lleguen a crear una convivencia desgastada y de rivalidad en la comunidad, y sus graves consecuencias posteriores que pueden durar décadas.

Pero también para determinar la conducta del Administrador y de los trabajadores de la comunidad. 

El objetivo finalmente es, establecer normas perdurables en el tiempo y a las cuales deben someter su actuar, todos quienes tienen facultad de representación, trabajan o viven en una comunidad.

La frase con la cual se títula ésta Entrada, no es propia, tampoco se dijo en un contexto de condominios, tampoco en situaciones referidas a los accidentes del trabajo, ni a la nomativa de piscinas en condominios, ni nada por el estilo.

La frase se comentó en el contexto de una de las  situaciones de colusión en la fijación de precios de ciertas empresas conocidas en el último tiempo, es decir debe existir prevención en al actuar ético de las personas y de las empresas.

Uno de los objetivos de nuestro Manual de Procedimientos Operativos, es precisamente contribuir a la prevención de esas materias, pero en el contexto de las comunidades de copropietarios.

Puede ser que en una primera mirada no se entienda así, pero si usted vive en un condominio que no tiene ninguna clase de procedimientos escritos, y analiza sus inconvenientes en la Administración, sí que comprenderá que el Manual de Procedimientos, puede contribuir notablemente a prevenir situaciones  incorrectas en el actuar de las personas.

editor  

 

Una respuesta para muchas interrogantes

Son muchas las consultas que nos llegan referidos a temas de Administración de Condominios, a veces consultas que, una lectura a la ley de copropiedad debiera ser suficiente para aclararlas.

Pero muchas personas no tiene el hábito de leer normas legales.

Ayer solamente una persona integrante de un Comité de Adminisración, nos reclamó porque no dabamos a conocer en forma más amplia, algunas de las obligaciones que aparecen en la ley. Pero ciertamente ese es trabajo de cada integrante de un Comité de Administración, conocer las normas legales que rigen la copropiedad, y sobre todo, el cuerpo colegiado que integra.   

Nosotros en lo que podemos, colaboramos con los condominios.

Uno de nuestros esfuerzos en esa colaboración, es el desarrollo del Manual de Procedimientos Operativos para condominios, un trabajo que puede significar una gran ayuda para quién lo utilice.

Son mas de 80 procedimientos los que se han incluido, y varios van a ayudar en una mejor convivencia en el condominio, por ejemplo determinar cuándo se pierde la calidad de integrante del Comité de Administración o cuando se debe renovar completa o parcialmente el mismo Comité de Administración.

En muchos condominios se tramitan Licencias Médicas, pero en pocos saben que esas Licencias Médicas, en ciertas oportunidades se pueden tramitar incluso, fuera del plazo legal normal que existe.

O en otros aspectos, saber mas o menos con claridad, cuándo un copropietario se encuentra al día en los gastos comunes, para de ser considerado copropietario habil o inhábil, para efectos de votaciones en Asambleas. 

Esas son interrogantes bastantes sencillas que en muchas ocasiones las respuestas que cada condominio se entrega, dificultan la convivencia sobre todo en Asambleas. Más aún cuando con cada cambio de Comité de Administración o de Administrador, se cambian las normas del  condominio.

Si usted vive en un condominio en que todo se encuentra claro, perfecto, pero deben ser de los menos. Los más, tiene muchas dificultades, precisamente porque no tienen procedimientos de trabajo escritos, y hacía esos condominios apunta nuestro trabajo.

Con estos Procedimientos Operativos, los condominios pueden establecer normas pemanentes en el tiempo, y ello, precisamente, les va a ayudar en su conviviencia.

Mas información.

editor 

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A los nuevos integrantes del Comité de Administración

En muchas oportunidades se deben incorporar al Comité de Administración, copropietarios que tienen poca experiencia en la administración de un condominio, que por cierto no es que se tenga que tener muchos conocimientos, pero si, ellos tienen una connotación especial, al ser personas representantes de sus pares copropietarios, a los cuales se les debe -en teoria- responder por sus actuaciones.

Digo en teoría pues en la práctica muy pocos lo hacen.

Para esos copropietarios, el Manual de Procedimientos para condominios, les será de una valiosa ayuda tambien, incluso me atrevo a asegurar que más que a quienes ya tiene un conocimiento de la ley de copropiedad y de los trabajos que se deben desarrollar al interior de un condominio.

En una primera mirada pareciera que todos quienes se integran al Comité de Administración tienen experiencia en el tema, pero la verdad es que ello no es así. A veces se deben integrar personas que no conocen nada de la ley de copropiedad ni de las obligaciones de los órganos de la administración.

Precisamente ellos, pueden encontrar en nuestro Manual una ayuda que no se pensaban.

A los integrantes del Comité de Adminisración en su conjunto, les puede ser de utilidad para coordinar sus trabajos, los del Administrador y de los Conserjes, conocer de las obligaciones que tiene el condominio en su calidad de empleador, que por cierto no son pocas.

Muchas de las consultas que nos envian reiteradamente los señores copropietarios o los integrantes de los Comités de Administración están allí respondidas. Un  nuevo integrante del Comité de Administración que estudie nuestro Manual, estará mucho, pero mucho mas preparado que si no lo hiciere, y por supuesto esa preparación va a repercutir en beneficio del condominio.

Si usted se está integrando a un Comité de Administración, o siendo parte ya de alguno, estima que su aporte no es lo que usted quisiera bridar, solicite el Manual de Procedimietos, y verá como cambia su participación de allí en adelante.

Visite nuestro sitoo web www.eladministrador.cl o vea nuestra Propuesta directamente desde aquí.

editor   

Manual de Procedimientos para condominios

En muchos condominios han sucedido situaciones verdaderamente desastrosas, nos llegan consultas y solicitudes de ayuda para situaciones que a veces se duda que puedan ocurrir en un condominio, pero las situaciones están allí.

Muchas o prácticamente todas las situaciones se habrían podido evitar, si el condmomio hubiera tenido implementado un procedimiento de trabajo, que hubiera impedido la situación o al menos haberla detectado en forma oportuna.

Condominios con décadas de funcionamiento y con muchos Administradores a cuestas, no tienen desarrollado ningún procedimiento de trabajo, permitiendo con ello, que situaciones incorrectas se sigan produciendo intencionadamente o simplemente se cometan errores por desconocimiento.

El implementar procedimientos en un condominio es importante para señalar que: de ésta manera se trabaja en éste condominio y no de la manera que el Administrador o los Administradores pretenden hacerlo.

Si no se tienen procedimientos de trabajo, y por ejemplo, en el transcurso del tiempo tiene  3 Administradores, perfectamente pueden estar trabajando de tres maneras diferentes, cada Administrador, trabajará de acuerdo a su experiencia y conocimientos.

Pero es muy diferente indicarle al Administrador, que el condominio trabaja de ésta manera y se deben adecuar a ello. 

Evidentemente todo es perfeccionable y los procedimientos de trabajo tambien, y a veces necesario de acuerdo al avance de la tecnología.

Hemos desarrollado un Manual de Procedimientos Operativos para condominios. Mas de 80 procedimientos de trabajo que con seguridad pueden contribuir en su condominio al desarrollo de un mejor trabajo, más ármonico y permanente en el tiempo, a pesar de los cambios en las personas que desempeñen los cargos en los órganos de la Administración.

Especialmente util podrá ser para condominios recién entregados, ya que si ordenan su trabajo desde un comienzo, pueden evitar muchas situaciones dolorosas en el futuro. Ayudará de igual manera a la convivencia de los copropietarios al tener normas claras de trabajo.

Solamente por el mes de Enero y como una forma de agradecer a los cientos de condominios que nos han encargado uno o mas trabajos, el valor de oferta será de solamente $ 35.000, un tercio de su valor a contar del 1 de Febrero. El Manual se entrega en un archivo PDF, y se emite Boleta de Honorarios.
Mas inormaciones a editor@eladministrador.cl
editor 

Feliz Año 2016

Hasta cierto punto estas son horas mágicas. Se está terminando un año y se esta a horas de comenzar uno nuevo.

Para el año que termina, un Balance. Espero que para todos sea un buen Balance. Un resultado positivo.

Para el año nuevo que comenzará, las esperanzas de que no solamente todo resulte mejor que el anterior, sino que sea el mejor año de la vida de cada persona.

Para quienes leen las Entradas en las cuales, mi unica pretensión es hacer un aporte, que el año 2016, sea el mejor año de sus vidas.

Feliz Año 2016 !!!!!! 

editor

Procedimentos en los condominios

Frecuentemente nos estan llegando consultas acerca de las situaciones anormales que muchos condominios deben enfrentar, tanto con los órganos de la Administración, como con el trabajo de los Conserjes.

Sin embargo, muchas de esas situaciones, sino todas, se podrían evitar si el condominio tuviera implementado un Manual de Procedimientos Operativos.

"Lo que sucede es que nos falta tener  más organizado el trabajo"

"Aqui nunca se ha indicado como se deben hacer las cosas"

"En nuestro condominio siempre se ha trabajado mal" 

"En la práctica estamos sujetos a lo que nos indique el Administrador" 

"Nunca nos hemos preocupado de desarrollar procedimientos de trabajo, sabemos que es necesario pero no lo hemos hecho"

Esos y otros son los comentarios más frecuentes que hemos recibido, ya sea por teléfono o en correo eléctronico. 

Todos saben que falta implementar procedimientos de trabajo, pero no se animan a desarrollarlos. No es sencillo describir comoesarrollar cada trabajo, mas aún cuando son decenas en el caso de los condominios.

 Nosotros nos hemos dado ese largo trabajo.

Ahora disponemos de un Manual de Procedimientos Operativos con más de 70 procedimientos que se desarollan al interior de un condominio.

Sabemos que nos pueden faltar muchos, pero mas de 70 ya es un número importante.

Los hemos separado en Procedimentos de

* Las Asambleas

* El Comité de Administración

* El Administrador

* Los Conserjes

El Manual de Procedimientos Operativos, estará disponible desde los primeros días del año 2016.

Si necesita mayor información, escribamos a editor@eladministrador.cl

editor

Cámaras de seguridad versus derechos constitucionales

Con seguridad, en aquellos condominios en los cuales se han instalado camaras de seguridad, lo han hecho con la finalidad de utilizarse como un sistema inhibidor de acciones delictuales.

Creo que ese ha sido el objetivo que deben  de haber ponderado, tantos las Asambleas como los Comités de Administración, que han adoptado esa desición. Claro está que en muchos casos ni siquiera han debido adoptar esa desición, pues el condominio, originalmente fue construido con esas instalaciones.

Hago este alcance previo, en atención a que en el día de hoy,  han presentado recursos legales en contra de unos globos con cámaras de vigilancia, que surcaban los aires de dos comunas en la región de Santuago.

El argumento de esos recursos jurídicos, dice relación con que se violenta el derecho a la privacidad de las personas.

Ahora bien centremonos en los condominios.

Si se ha presentado un recurso en contra de globos que tienen una cámara de vigilancia en altura, podrá ser previsible que en alguna oportunidad se presente en contra de un condominio, pienso que puede ser.

Mas aún cuando una de las cualidades que se destacan de esas cámaras es el control a distancia.

Adonde quiero llegar.

Quiero llegar a que esa situacion debe estar debidamente reglamentada en el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, del condominio y además señalizar que existen esas instalaciones. Asi todas las personas que ingresen al condominio saben que estan siendo grabados.

Pero eso no es lo más importante.

Lo mas importante es resguardar la privacidad y honra de las personas, mediante la implementación de normas que ordenen el uso de las imagenes que se hubieren conocido a traves de las pantallas de control.

Para ejemplo un boton.

Pueden los Conserjes o cualquier otra persona, obtener fotografías de algunas imagenes que se encuentren mirando??

Pueden los Conserjes u otra persona hace una copia de algunas imagenes o de un dusco duro??.

Esas situaciones pueden constituir una agravio para la o las personas que han sido fotografiadas o copiadas, y por supuesto el dueño de las instalaciones, es decir, el condominio, es el responsable del manejo de dicha información.     

Con ello se estaría vulneranndo el derecho constitucional a la privacidad y a la honra de las personas.

Atención pues al trabajo con las cámaras de vigilancia.

editor

Y como ha resuelto usted la obligacion de informar??

Por mi experiencia pocos administradores de condominios conocen la Obligación de Informar los riesgos del trabajo.

Algo conocen pues han escuchado acerca del Derecho a Saber, pero la idea finalmente es más profunda que ello. 

Para mi no es lo mismo ya que la norma legal hace recaer en el empleador, la obligación de informar los riesgos del trabajo a sus trabajadores, en ninguna parte de la norma en comentario hace mención a un "Derecho del Trabajador".

Todas ls personas tenemos ciertos derechos y cada uno sabe como los aplica. Tambien tenemos algunas obligaciones, las tributarias tan de moda, el Estado se preocupa que las cumplamos.

En el aspecto laboral el trabajador no tiene un "derecho a saber", es el empledor a quien se le ha asignado una responsabiidad, cual es, informar de los riesgos del trabajo a sus dependientes. 

En cualquier demanda laboral producto de un accidente, el tribunal no investiga acerca de como el trabajor hizo uso del derecho a saber, eso no sale a relucir.

Lo que si se solicita es conocer en forma detallada y verificable, como el empledor cumplió oportunamente con su Obligación de Informar los riesgos del trabajo. 

En consecuencia, entre ambas situaciones, existe mucha, pero mucha diferencia.

Por lo mismo le consulto a usted amable lector ¿cómo ha solucionado en su organización este aspecto tan importante?

Muchas, pero muchas veces mas de lo conveniente, se ha copiado un Reglamento de aquellos muchos que circulan en internet, pensando que se ha hecho un buen trabajo y se ha ahorrado algunos pesos al empleador.

Nada mas lejano de la realidad. Se ha engañado uno mismo y al empleador.

Dar solución a la obligación de informar es sencillo, pero se debe saber como hacerlo y desafortunadamente en el último tiempo he debido analizar Reglamentos confeccionados por profesionales del derecho,  que no saben como hacerlo, y también han copiado sobre éste tema, tan importante para el empleador.

Por lo msimo, le pido analizar su situación particular y ver como ha resuelto éste importante tema, que por supuesto, no es importante porque lo diga éste editor, sino más bien, por lo que dicen las sentencias en aquellas demandas por accidentes del trabajo.

Solicite su Reglamento desde aqui.

editor

Contratación de seguros en condominios

La obligación es la de contratar un seguro de incendio para los espacios comunes y también de incendio para aquellas unidades que no han contratado en forma particular su propio seguro.

Ahora bien, será necesario  contratar el adicional de sismo.

En mi opinión, si que se debe contratar el adicional de sismo.

Vivimos en un territorio en el cual una de sus características es la frecuencia de sus terremotos.

Esa importante característica de nuestro territorio no debe ser pasada por alto en los condominios, ya que si en un edificio se generan daños por causas de un sismo, los valores que se van a ver involucrados son muy elevados, lo que eventualmente podrían impedir que los copropietarios asuman las reparaciones.

Al contratar un seguro la idea fundamental, es traspasar esa responsabilidad a la empresa en la cual se  contrata el seguro, es una eventualidad que puede o no suceder, pero si llegara a suceder, se tiene el respaldo de la cobertura que entregue la póliza.

Por lo mismo si no se contrata el seguro, esa responsabilidad recae en los mismos copropietarios.

Esta materia puede ser respondida con mucho más exactitud, por aquellos copropietarios que durante los terremotos han sufrido la pérdida de sus propiedades, al no contar con un seguro que entre sus adicionales hubiera tenido el de sismo.

He conocido el caso de un edificio que en el año 2010, sufrió importantes daños, pero estaba asegurado y recibió una importante indemnización.

Pero luego no ha contratado el adicional de sismo para no elevar los gastos comunes, en circunstancias que los copropietarios creen que sí se encuentran cubiertos en caso de un nuevo terremoto. En ese caso la responsabilidad la están asumiendo tanto el C. de Administración como el propio Administrador.

La intención de ésta Entrada en llamar a una reflexión a aquellos Administradores e integrantes de los C. de Administración, que no cuentan con un seguro de sismo, reconociendo que nuestro territorio es indudablemente sísmico. 

editor

 

Accidente en condominio

Hace apenas algunos días ha ocurrido un accidente en un condominio. Un trabajador que limpiaba vidrios, cayó desde unos 26 pisos, con consecuencias fatales.

El accidente ya ha ocurrido, y no se puede hacer nada para solucionar las situaciones que originaron o que se analizaran en la investigación del accidente.

Veamos.

El accidentado era un trabajador dependiente o independiente?. Si es dependiente, se analizará que hizo el empleador respecto al trabajador y dos aspectos esenciales, si se le había entregado un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad y también si se le habían informado los riesgos del trabajo.

Si es trabajador independiente, se analizará que hizo el condominio como medidas de prevención de riesgos. No olvidemos que estaba trabajando en sus instalaciones.

Luego, cómo es posible que se cortaran todas las cuerdas, ya que al parecer eso fue lo que sucedió.

Las cuerdas que se utilizan no son para soportar 100 o 200 kilos, son para soportar 1.000- 2.000 kilos, además que debió de haber tenido una cuerda de vida, que lo protegía si las cuerdas del sillin o andamio colgante, se cortaran.

Un tema super importante dice relación con su dependencia o no de un empleador. Si era dependiente, se encontraba cubierto por la ley de accidentes del trabajo, pero si trabajaba en forma independiente, puede ser que no hubiere cotizado para estar cubierto por dicha ley.

Y el daño moral de su familia, ¿quién lo asume?

Cuándo me comentaron el accidente, y luego de sentir el pesar por la victima, pensé en la comunidad de copropietarios, va tener que contratar una buena defensa legal, lo mismo, su empleador si fuera dependiente.

Se ha perdido una vida y luego todo se reducira a demostrar que en el accidente no se tuvo ninguna responsabilidad.

En estos casos es donde sale a relucir la real importancia del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, y el cumplimiento de la Obligación de Informar los riesgos a los trabajadores. Sin haber cumplido estas dos exigencias básicas, la eventual demanda ya ha sido perdida o ganada, según sea el caso.

Analice entonces cómo es su situación.

editor

Las acciones se deben acreditar documentalmente

Muchas de las tareas de un Administrador de un condominio, se realizan a traves de llamadas teléfonicas, por ejemplo, una liquidación de un siniestro.

Mas o menos es asi, se llama al Corredor para informarle del siniestro, se entrega el detalle del porque ocurrió, el lugar preciso del condominio, y los daños sufridos.

El Corredor o Compañía de Seguros, escuchará y efectuará sus comentarios, pero al final de la conversación le dirá, que por favor le envié todos los antecedentes por correo electrónico.

Luego sigue el trámite de la Liquidación y se solicitan o envián antecedentes referidos al siniestro, pero todo a traves del correo electrónico, hasta el momento de obtener la Liquidación del Siniestro.

Pero esa Liquidación es apelable también , el asegurado la puede rechazar, y se debe volver a realizar la evaluación de los daños.

Para finalmente obtener una Liquidación definitiva y el pago de la indemnización si corresponde.

Lo que deseo transmitir dice relación con la comunicación que corresponde realizar para llegar al término de la Liquidación, ella queda escrita en los correos electrónicos intercambiados entre los actores: Asegurado, Corredor, Liquidador y Compañúa de Seguros.

Lo que se desea transmitir a través de ésta Entrada, es lo siguiente: Si el Administrador no puede acreditar toda la comunicación anterior, quiere decir sencillamente que no hizo el reclamo original.

Todo el trámite requiere obligatoriamente trámites escritos, comenzando por la Denuncia del Siniestro, y si su Administrador no puede acreditar ello, la verdad es que debe preocuparse.

Si el Administrador informa todo en forma verbal pero no acredita a traves de documentos escritos , ninguna acción que haya realizado, la situación es complicada.

Entonces cuando vea ésta materia, y luego de solicitarle infomación verbal al Administrador, pidale que le entregue una copia de toda la comunicación realizada con el fin de obtener los resultados perseguidos por la Denuncia del Siniestro.

editor

En la confianza está el peligro

De esta forma comenzamos nuestra página  acerca de las Revisiones de Cuentas.

Pero vamos traduciendo el dicho.

Seguros Generales. La Póliza no tiene seguro de sismo. la verdad es el Comité de Administración no sabia, pero estaba seguro que el condominio tenía que contar con dicha cobertura. ¿Que le sucedería al propio Comité frente a un terremoto en el cual el condominio no se había percatado que el Administrador no había incorporado la cobertura de sismo en su Póliza de Incendio.? y ¿que les pasaría a los copropietarios que ni siquiera sabían de esa situación, pero que estaban seguros que debían contar con la cobertura??

Pago de Cotizaciones. Si usted revisa el pago de las cotizaciones les pueden mostrar las planillas pagadas, incluso en el caso que se paguen aún con planillas de papel. Primer error pagar con dichas planillas.

Pero aún cuando se paguen a traves del Portal Previred, quien asegura que se estan pagando correctamente.?  El asunto aritmetico estará bien, pues el Portal los calcula, pero ¿el contenido de las cotizaciones y pagos efectuados??

Caja Chica. Si no es absolutamente necesario, no implementen el pago a través de Caja Chica. Analice sus pagos por Caja Chica en forma mensual, que cantidad suman dichos pagos, es una cantidad importante y por conceptos que no pueden hacerse de otra manera, o es una cantidad mínima. Si es una cantidad mínima, elimine de inmediato la Caja Chica. 

Si es una cantidad muy importante, tampoco está bien, revise el movimiento de Caja Chica. Sobre todo si la Rendición de Cuentas se realiza con un tiempo superior a un mes.

Remuneraciones. Se estan pagando bien las remuneraciones, estan bien efectuados todos los descuentos, Estan descontados todos los Anticipos y los préstamos.

Conducta ética. Usted ha sabido o peor aún sufrido una falta a la verdad de su Administrador, que tenga que ver con el manejo financiero de su condominio.

En este aspecto el Administrador ha participado de alguna acción incorrecta para arreglar la propia comisión de sus errores u omisiones.

Practicamente todas esas situaciones y muchas otras, es posible detectarlas a traves de una revisión de cuentas, siempre que se encuentren ocurriendo.

A veces se comenta que en la confianza está el peligro, pero ciertamente no se sabe dimensionar cual es el peligro, porque incluso se desconce ese peligro, pero aún asi se mantiene la confianza.     

Finalmente se puede tener confianza en una persona que dice si a todo, y se descontrola cuando se  le habla de la falta de transparencia.

Espero que usted no vaya a ser otro de los integrantes de un comité de administración que vaya quedando con la boca abierta cuando se le vayan señalando todos y cada uno de los errores y omisiones de su condominio, y se le pregunte, ¿que hizo el Comité de Administración para evitar aquello?.

editor

Reglamento Interno de Higiene y Seguridad

Existe la mala, pésima costumbre de los Administradores de condominios que para solucionar el tema de la implantación del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, en adelante CPHS, copian uno de internet le cambian el nombre y lo implementan en su condominio.

Y ni siquiera saben lo que estan implementando.

Un ejemplo de lo que he encontrado en esos Reglamentos. Señalan que la obligación de informar a los trabajadores los riesgos del trabajo, se cumplirá a traves del Comité Paritario de Higiene y Seguridad.

Y el condominio por la cantidad de trabajadores existentes, no tiene la obligación de tener un funcionamiento dicho CPHS. 

Entonces la consulta es, si han implementado esa forma de entrega de información cómo lo hacen si no tiene ese Comité?

Esta situación  no es para nada irrelevante para un empleador.

Otro error comun en esos reglamentos de los condominios. 

Se señala que la empresa puede decidir cerrar total o parcialmente las actividades y otorgar a todo el personal un feriado colectivo.

Si usted piensa que no es verdad le puedo indicar que he visto varios e incluso uno de ellos, desarrollado por especialistas jurídicos.

Otro error referido al CPHS,  cuando el Comité Paritario compruebe que un accidente o enfermedad profesional se debió  a negligencia inexcusable del trabajador, lo comunicará al Servicio de Salud respectivo para los efectos pertinentes. 

Pero si no se tiene CPHS. Al menos en el condominio que estableció esta norma en su Reglamento.

Podría seguir enumerando otros errores, pero al escribir esta Entrada la intención era detenerme solamente en el primero de los señalados: la forma de informar los riesgos a los trabajadires.

Este es un tema de la mayor relevancia, por decirlo de alguna manera, el segundo luego de haber implementado el propio Reglamento Interno.

Debe saber el lector que he estudiado mas de 2 centenas de sentencias sobre accidentes del trabajo y en todas, sale a relucir los temas que he tocado: el Reglamento Interno y la obligación de informar los riesgo del trabajo.

Y desafortunadamente en todas las sentencias son principalmente desfavorables para el empleador, por no haber cumplido las dos o la segunda de dichas obligaciones laborales.

Entonces, primero verifique que tiene el Reglamento y luego que esta correcta la forma de informar los riesgos del trabajo.

editor

El resultado de una revisión de cuentas

He terminado un trabajo de revisión de cuentas de un condominio, muy acotado el trabajo, pero a la vez muy importante.

Tambien a traves de mi vida laboral he desarrollado muchos trabajos similares.

Pero lo cierto es que nunca había encontrado tantos errores y malos manejos en el ambito financiero. Las evidencias encontradas dan cuenta sino de un trabajo deliberado de hacer las cosas mal, al menos hacerlo con total irresponsabilidad y desconocimiento.

No debo dar cuenta de lo detectado, pero son errores y malos manejos impresionantes, que nunca pense poder encontrar. 

Lo que si puedo señalar: lo primero que hice al comentar con el Adminisrador sobre el trabajo de la revisión de cuentas, fue recomendarle que no tratara de engañarme, y justamente fue lo que hizo, no en una sino en varias situaciones. 

Lo anterior me puede demostrar que el mal manejo no puede ser el resultado solamente de errores, pero ello se debe acreditar en forma fehaciente y estoy solicitando antecedentes para lograrlo.

Entre esos antecedentes he solicitado al condominio que se debe revisar, al menos los ingresos de gastos comunes de los dos últimos años y verificar el destino de los valores recaudados, -sería aun cuando podría significar mucho para mi en forma profesional-, muy malo para el condmonio si se verificarán las dudas que he presentado.

Desgraciadamente por las evidencias encontradas, lo mas probable es que se conviertan en realidad.

Al evaluar al Administrador he considerado dos aspectos; consideraciones técnicas para el desarrollo de su trabajo, y consideraciones éticas en su actuar, y lamentablemente no se en cual de las dos sale mas mal evaluado.

No estoy exagerando. Y tal vez quede corto en señalar lo anterior.

Finalmente mañana entregaré el Informe al C. de Administrador, y ya se verá cual es el resultado.

El trabajo realizado me permite recomendar que los condominios deben efectuar prácticamente en forma obligatoria una revisión de cuentas cada cierto tiempo. Si se piensa que ello no es necesario, bien, pero ya está dicho.

Tal vez las personas que no desean efectuar una revisión de cuentas piensen en el costo de ella, pero si existen problemas, puedo asegurar que el costo será mucho menor que los eventuales daños patrimoniales que pueda sufrir un condominio.

El daño en este caso es de varios millones de pesos y creo razonablemente si se hace la revisión recomendada, que el valor hasta se pueda hasta triplicar.

En nuestra página a la cual lo redirijo, usted podrá apreciar como iniciamos nuestra presentación: en la confunza está el peligro. 

editor

Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para piscinas en condominios

Ya estamos francamente en la temporada de piscinas y muchos condoinios aún no normalizan el uso de su pisicina.

Como he comentado en varias Entradas anteriores, existen las siguientes posibilidades:

1.  Contratar personal salvavidas y de primeros auxilios, que deben estar presentes durante todo el tiempo de uso de la piscina o,

2.   Confeccionar un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para el uso de la piscina.

El uso de personas para que cumplan las funciones señaladas en el número 1, va a incidir de manera importante en el total de los gastos comunes de cada uno de los meses en los cuales se use la piscna.

En cambio, la implementación de un Reglamento Interno, que es nuestra Propuesta, prácticamente no se va a notar en el primer mes, y en todos los restantes no tiene ninguna incidencia.

Por varias razones creemos que nuestra Propuesta es la mas adecuada para los condominios, y de hecho son centenares los condomnios de todas las regiones que ya la han aceptado.

Si se toma un ejemplo de cualquier condominio, se podrá apreciar que quienes utilizan la piscina, es la minoria de los copropietarios, muchos usuarios son visitas de ellos, pero muchos copropietarios nunca la han usado ni la usaran. Y ellos son principalmente las personas adultas. Las que pagan religiosamente y en forma oportuna sus gastos comunes. 

El objetivo de nuestra propuesta es entregar a la comunidad las normas que se consideran adecuadas para el uso de la piscina, para prevenir accidentes por inmersión y por la contaminación de las aguas, y con el agregado de evitar un mayor costo en los gastos comunes de los meses de Verano.

La planificación nos indica que los trabajos se deben realizar en forma oportuna. No sirve de mucho que quiera implementar un Reglamento Interno luego de un accidente o luego que sea fiscalizado por la Autoridad Sanitaria y se constate sus faltas a la normativa vigente.

Le invitamos a que visite nuestra pagina en la cual presentamos nuestra Propuesta de trabajo, para la confección de su Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para piscinas de uso público restringido, como es el caso de aquellas construídas en los condominios, hoteles, escuelas, etc.

editor  

Cuidado con la Caja Chica

En mis muchos años de experiencia laboral, incluyendo varios como auditor interno de una empresa a nivel nacional hace ya tambien muchos años, he debido revisar inumerables veces las rendiciones de cuentas de caja chica, que hasta el día de hoy -como profesional independiente- se repiten las mismas tonteras con la finalidad de justificar gastos que no se han generado.

• documentos incorporados en 2 o mas rendiciones de cuentas diferentes
• documentos rendidios con más de tres o cuatro meses
• documentos sin indicar el material que se ha comprado
• recibos de dinero justificando compras en locales en donde normalmente se emiten boletas y/o facturas
• no rendición de todos los valores entregados
• montos millonarios manejados como como caja chica
• rendicion con documentos por servicios que no prestan los locales que emiten esos documentos  
• y muchas pero muchas otras situaciones que permiten que se paguen rendiciones de cuentas que incorporan documentos o situaciones incorrectas.

En nuestra página en la cual ofrecemos el servicio de Revisiones de Cuentas, comenzamos señalando que en la confianza está el peligro, y los hechos que se van encontrando en una revisión tras otra, nos entregan cada día el convencimiento de ello.

Ahora bien, en una empresa se tienen los recursos humanos para efectuar esas revisiones de caja chica, ¿pero que pasa en los condominios?. Cuidado allí.

No basta con que los documentos cuadren aritmeticamente con el valor a rendir, existen otros aspectos que también se deben considerar, y como mínimo, que se deje una evidencia de la persona que ha revisado la rendición de cuentas.

Si bien el nombre es caja chica, el daño que se puede ocasionar por ese procedimiento, no es chico, pero lo peor es que practicamente no se piensa que por allí, se puede producir un daño material importante.

Asi que se reitera la recomendación: Cuidado con la Caja Chica. Si puede no utilice éste procedimiento.

editor

Más Revisión de Cuentas

Muchos de los trabajos que realizamos dicen relación con la prevención de riesgos, Reglamentos Internos, Plan de Emergencias, etc..

Tambien son muchas las solcitudes para efectuar una Revisión de Cuentas, y deseo comentar cual es la relación entre ambas situaciones señaladas.

¿Cuando se preocupan muchos empleadores sobre las exigencias de mantener un Reglamento Interno e Informar los Riesgos a los trabajadores?, precisamente, cuando ya ha ocurrido un accidente del trabajo y se dan cuenta que no han trabajado las materia de prevención. Muchas veces ya no hay nada que hacer.

Ahora bien, cuando los condominios estiman oportuno efectuar una Revisión de Cuentas, correcto nuevamente, cuando las cosas se han salido de control y la desconfianza es lo que prima.

Han subido los gastos comunes, se han cursado multas laborales al condominio, se ven muchos trabajos que parecen inoficiosos, las cuentas de los servicios básicos se pagan con retraso, etc. etc., es decir existen múltiples evidencias que las cosas no estan funcionando bien.

Entonces, luego de varios años,  se piensa en una revisión de Cuentas o en una Auditoria, ¿pero para que?.

Exacto nuevamente, para confirmar que todo lo malo que se pensaba estaba ocurriendo, ha sucedido ya.

Sirve de algo, confirmar las sospechas. Claro, sirve como experiencia, pues uno piensa que ya no volvera a ocurrir, pero nuevamente sucede.

Ahora si que se debe pensar en la Revisión de Cuentas, pero realizarla antes que puedan ocurrir los hechos incorrectos, como una manera de prevenir esa ocurrencia.

Al menos una vez al año, se debieran revisar los antecedentes de la Administración, que no son pocos, pero se debiera pedir una opinión independiente de como estan funcionando las cosas en el condominio.

A veces se puede estimar que se está trabajando bien, pero también pueden llegar las sorpresas y prácticamente todas, desagradables.

Si quisiera escribir una Entrada extensa, podría perfectamente escribir sobre los problemas que se pueden encontrar en una Revisión de Cuentas, estará toda la tarde en ello, pero la idea es escribir Entradas sencillas, cortas, que no cansen al leerlas, pero a la vez interesantes.

Entonces es el tiempo de la reflexión, ¿será necesario asegurar que las cosas se han estado administrando de buena manera en nuestro condominio?

editor

  
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Revisión de Cuentas en los condominios

Muchas veces nos escriben para efectuar una Revisión de Cuentas de algún condominio. Todo estaría bien si no fuera del porque escriben cuando ya tienen muchos problenas.

Todos los años se debiera efectuar ua Revisión de Cuentas, no para encontrar algo incorrecto, sino más bien para asegurarse que todo se esta ejecutando en forma correcta.

Existen  varios temas importantes que se deben analizar, por ejemplo: 

• unos 20 aspectos de los gastos comunes;
• también unos 20 del aspecto laboral
• unos 15 de Prevención de Riesgos
• unos 10 de Emergencias
• unos 6 de seguros generales
• unos 15 aspectos referidos a la ejecución de trabajos
• unos 15 del aspecto financiero, etc.

Y le puedo asegurar que en algunos se pueden encontrar algunas situaciones que se deben corregir, desafortunadamente en algunas ocasiones son muchos los aspectos a corregir, y en forma clara denotan la intención de cometerlos.

Lo peor de todas ls situaciones, es que ellas siempre generan un costo para la comunidad, que los copropietarios pagan sin saber de su ocurrencia, y pensando que todo esta bién.

Un ejemplo. Hoy 1 de Diciembre le pregunté a un Administrador que pasaba con la carta con la cual el organismo administrador al cual estan adheridos, informó en Septiembre al condominio de su nueva cotización adicional diferenciada, que deberá pagar entre el 1 de Enero de 2016 y el 31 de Diciembre de 2017.

Primero no tenía la carta, luego señaló que había una deuda con el organismo administrador, pero no sabía el valor ni de cuando se había generado.

Consulté al organismo administrador y se me entregó la información, existía una péqueña deuda de cotizaciones y se podía solicitar la rebaja de la cotización adicional a 0%.

El Administrador no había hecho nada porque me indicó que tenía planificado hacerlo ahora en Diciembre. En aproximadamente 1 hora ya tenía claro lo que se debía hacer y se le informó al Comité de Administración.

Un poco molesto, le indique que el plazo normal para solicitar esa rebaja era hasta el 31 de Octubre. Insistió que lo tenía programamdo para éste mes de Diciembre.

Ahora se debe pagar la deuda y solicitar la rebaja que comenzaría a efectuarse no en Enero sino que en Marzo del 2016, aún existe un plazo hasta el 31 de Diciembre.

Pero si no se hubiera revisado esa situación, junto con más de un centenar de otras situaciones, no se habría hecho nada, y el condominio hubiera seguido pagando cerca de $ 30.000 mensuales por 24 meses, y ese gasto no es visible para los copropietarios, pues se le indica que esa es la cotización a pagar y no se analiza mas allá.

Solamente por esa revisión  el condominio se ahorrará más de $ 700.000 en los dos próximos años, que si no ocurren accidentes del trabajo, se pueden extender por otros dos años y si sucesivamente.

En fin, lo que deseo transmitir, es la necesidad de efectuar las revisiones de cuentas, aún cuando no se haya llegado a situaciones más complicadas.

Mas información.

editor

Revisión de cuentas

En los últimos días he estado en un condominio, realizando una revision de cuentas solamente del año 2015.

Allí he podido detectar:

*  Prestamos a los trabajadores de una antiguedad de más de 7 meses sin descontar.

*  Uso de los ingresos en efectivo por concepto de gastos comunes, como Caja Chica, cerca de $ 2.000.000

*  Vacaciones proporcionales al Contador, sin corresponder legalmente

*  Pagos duplicados en Caja Chica

*  No desarrollo de Reglamento Interno

*  No se han informado los riesgos del trabajo a los trabajadores

*  No tienen Plan de Emergencias

*  Mora Presunta de cotizaciones sin conocimiento del Administrador

*  Falta de Rendiciones de Cuentas sobre cheques girados al Administrador

*  Falta de conocimientos legales sobre la ley de copropiedad del Administrador

*  Realización de trabajos en áreas comunes sin la autorización de una Asamblea Extraordinaria (art. 17 de la ley) 

*  Arriendo de espacios comunes sin autorización de una Asamblea Extraordinaria

*  No solicitar indemnización por daños en los cuales correspondía haber siniestrado la Póliza de Seguros.

*  Pago de Seguros de accidentes personales, en poliza diferente a la de Incendio, con una gasto muy superior.

*  No entrega de la información de los gastos comunes mensuales

*  No entrega de los saldos bancarios 

*  Cobranza a locales comerciales de un valor al que proporcionalmente les corresponde

Y, muchas, muchas otras situaciones que el Administrador deberá responder y solucionar a la brevedad, incluyendo devolución de valores.

Nos llegan muchos reclamos por gastos comunes excesivos o gastos comunes que no se debieran generar, y en forma indudable el principal responsable es el Administrador, pero los integrantes del Comité de Administración tambien tienen mucha responsabilidad, y también los copropietarios , especialmente quienes no participan de las Asambleas y dejan que muchas situaciones  incorrectas sucedan.

Si no desean particpar, al menos otorguen Poder para su representación en la Asamblea.

Espero que ésta revisión termine de la mejor manera posible para la comunidad.

editor     

Temporada de piscinas en condominios

A estas alturas del año, mas temprano que tarde, se comenzaran a utilizar las piscinas que se encuentran construidas en los condominios.

Recordar que allí se debe mantener personal salvavidas y de primeros auxilios, durante todas las horas de funcionamiento de las instalaciones, con el consiguiente aumento de los gastos comunes, producto de las remuneraciones de dicho personal.

No se debiera utilizar la o las piscinas, sin la presencia de dicho personal.

Sin embargo, la misma norma legal que dispone las exigencias anteriores, dispone que los condominios estaran eximidos de contar con el personal indicado, si cuentan con un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, que contenga medidas para pevenir accidentes.

Esta es nuestra propuesta de trabajo, por varias razones que ya hemos comentado anteriormente y que dicen relación con:

a.  el bajo costo de la propuesta.

b.  consiguiente con lo anterior, los gastos comunes no aumentan.

c.  en muchas unidades del condominio viven personas que nunca usaran la piscina por diferentes razones.

d.  la confección del Reglamento Interno, evita una injusticia ya que de otra manera, muchas personas deben financiar el esparcimiento de otras, que muchas veces ni conocen.  

He trabajado con varios administradores a los cuales les preocupa esta materia, entre otras situaciones, para que ante una eventual fiscalización de la Autoridad Sanitaria, no presenten observaciones que les impida utilizar su instalación.

Con ello, lo primero que hacemos es desarrollar su Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para piscinas de uso público restringido, para evitar la contratación del personal indicado en la primera parte de ésta Entrada.

Mas información.

editor

Modificación importante al Reglamento Interno de Higiene y Seguridad

En estos días he desarrollado una importante modificación al contenido del Reglamento Interno de Higiene y Seguridad.

La materia sobre la cual he trabajado y además introducido al Reglamento. dice relación con el trabajo de las cámaras de seguridad.

En efecto, los condominios han instalado cámaras de seguridad para la protección y prevención de acciones que puedan tener el caracter de delitos contra las personas o bienes.

Es clara la intención que debe haber tenido el condominio al instalar las cámaras de seguridad, y que no es otra que la ya señalada, la de seguridad y protección, no olvidarlo.

Ahora bien, ese trabajo choca frontalmente contra el derecho constitucional a la privacidad de las personas que en el artículo 19 N° 4, de la Constitución Politica dispone: "El respeto y protección a la vida privada y a la honra de las personas y su familia."

En consecuencia el acceso que se pueda tener a las imagenes que captan las cámaras de seguridad, deben ser protegidas de terceros que no tengan relación con el condominio y no permitir copias y menos fotografias obtenidas de manera incorrecta de situaciones observadas a traves de esas cámaras.

Es importante esta situación pues esas imagenes incluso pueden ser utilizadas para cometer delitos, por ejemplo de extorsión.

En consecuencia ésta materia debe ser tratada en el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, con la finalidad de determinar en forma clara el manejo de dicha información y señalar la gravedad de eventuales acciones incorrectas con el manejo de esas imágenes.

Finalmnte el objetivo perseguido es entregar normas que permitan resguardar la responsabilidad legal del condominio en la eventualidad que se conozcan imagenes que no debieran, y por ello enfrentar una eventual demanda de quienes se sientan afectados en su privacidad.
Si desea modificar su Reglamento, solicite más información a editor@eladministrador.cl 

editor  

Comportamiento humano

Frente a los sismos como los que se dejaron sentir durante la madrugada, muchas personas sienten temor y también muchas pierden el control de sus actos.

Estamos acostumbrado a la quietud en toda nuestra vida, si usted viaja en un avión frente a un movimiento del aparato frente a una turbulencia, nace de inmediato la preocupación, frente a un sismo, frente a vientos fuertes, frente a una lluvia intensa, frente a granizos de gran tamaño, y en general a situaciones a las cuales no estamos acostumbrado.

Y creo que nos hemos mal acostumbrado o estamos equivocados, todas las situaciones descritas y otras son situaciones que normalmente debieramos saber reconocer que son generadas por la actividad normal de la tierra.

Lo que ocurre es que tal vez deseamos que los mismos sean de una magnitud que no nos asuste, que llueva, pero en una cantidad que no nos incomode, que haga erupción un volcán pero lejos de nuestras vidas, etc. etc.

En todos los millones de años de nuestro planeta, seguramente han ocurrido situaciones de tal envergadura que tal vez no hayamos enfrentado aún, pero que nadie nos dice que no la tengamos que enfrentar. Solamente un ejemplo, ¿en algun momento volveremos a enfrentar un terremoto similar al de Valdivia, del año 1960?. Creo que si, pero ¿estaremos preparado para ello?.

Con todo, creo que los sismos nos fortalecen el espíritú, o al menos ya nos hemos acostumbrado a ellos, por lo menos debiera ser en Chile, ya que un sismo como el de la madrugada de 6.8 Richter, no causa tanta alarma o daños como en otras latitudes, el primero de grado 6 Richter, ni lo he sentido, y vivo en un piso 15.

Nuestra experiencia como habitante de estas tierras, nos debiera acercarnos más al conocimiento de los  eventos naturales, especialmente a los sismos, erupciones de volcanes, maremotos, y olvidarnos un poco de nuestra deseada tranquilidad. Debemos saber que cada cierto tiempo ocurrirá un terremoto, un volcán hará erupción y un maremoto de campo cercano o lejano nos afectará.

He estado mirando algunos documentales sobre algunos eventos catastróficos a nivel global que pueden incluso provocar la desaparación de las especies vivas, y en esas circunstancias, nace la interrogante ¿cuántos años se necesitaran para evacuar el planeta?. Tal vez más de un centenar de años y con toda seguridad solamente unos muy pocos podrán hacerlo y tal vez muchos tendrán o querrán quedar en su planeta.

Entonces frente a una situación de esa naturaleza, los sismos como los de ésta madrugada por fuerte que se dejen sentir, casi los tenemos que agradecer, pues nos indican que aún estamos, en un planeta vivo.

editor 

La sequía en la zona central

Se ha entregado en estos días el Informe "La Magasequía 2015 - 2015: una lección para el Futuro".

La sequía como lo he comentado un numerosas oportunidades, es una de las situaciones de emergencias que hay se encuentra generando enormes daños a muchos habitantes y zonas del país, y en donde se ha  incurrido en millonarios gastos e inversiones, se recuerda que centenares de comunas han sido declarados en emergencia por las consecuencias que la sequía ha dejado sentir..

Además que siempre está el riesgo la amenaza de un racionamiento de agua en la población de varias ciudades importante de la región central del país.

Algunos de los aspectos que generan la sequía se explica por razones naturales, como por ejemplo el fenomeno de La Niña u otros de indole cíclico, pero también existe un factor de la actiividad humana y especialmente la emisión de gases de efecto invernadero.

No deseo extenderme en los aspectos tecnicos del tema de la sequía, ni de las diferentes medidas que en general se nos recomiendan por diferentes autoridades de gobierno, en el sentido de ahorrar agua, salvo una que solamente deseo mencionar: se debiera prohibir la construcción de lagunas artificiacles en condominios que sean abastecidas por agua dulce.

En ésta Entrada, solamente deseo tratar complementar -si ello fuera posible- la situación descrita en el Informe de la Megasequía citado, con el documental: Cowspiracy: El secreto de la sostenibilidad que trata de un desastre ambiental que se está ignorando y que se genera justo frente a nuestros ojos. 

Ambos documentos citados, tiene relación con el consumo de agua: el primero nos habla sobre su poca disponibilidad y el segundo acerca de la manera que se consume en grandes cantidades sin siquiera muchos imaginarlo.

Ambos documentos tambien se relacionan con el ser humano, el primero nos indica la poca disponibilidad que dispondrá para el consumo, y el segundo, la forma em que incentivamos con nuestros hábitos de alimentación, el consumo excesivo de agua.

Solamente es mi intención con ésta Entrada, llamar a la reflexión de los hábitos de alimentación, de manera tal que, con un cambio de ellos, sea posible colaborar en la protección de nuestro planeta.

Pienso que sí es necesario hacer una reflexión al respecto.

editor  

Tramitación de Licencia Médica

He conocido el caso de un condominio en que uno de sus trabajadores presentó una Licencia Médica, más aún conocía de la enfermedad del trabajador y el día en que ese trabajador pretendía entregar la Licencia al Administrador, éste le indicó que volviera a entregarla al día siguiente, a pesar que el trabajador caminaba con visibles muestras de dolor.

Ahora revisando otros antecedentes he observado que a dicho trabajador aun se le esta pagando el sueldo por el condominio, es decir, no se tramitó la Licencia Médica, siendo ello en cualquier condominio responsabilidad del Administrador, o de quién éste designe.

Pero en el caso en cuestión no se hizo nada con la Licencia y se castiga al condominio a pagar un sueldo mensual por un mal trabajo del Administrador, la interrogante es ¿debiera el Administrador hacerse cargo de su error?

En  mi opinión sí que debiera hacerlo, porque incumplió sus obligaciones, porque el trabajo de tramitar una Licencia Médica es sumamente sencillo y porque el condominio que lo ha contratado no debe asumir los costos de sus errores.

Pero también por el desconocimiento de las normas que rigen la tramitación de las Licencias Médicas, ya que una Licencia se puede presentar a tramitación fuera del plazo exigido, siempre y cuando los plazos de la Licencia Médica aún se encuentren vigentes. 

En consecuencia la Licencia se pudo tramitar luego de vencido el plazo establecido para ello y tampoco se hizo, generando con ello un costo adicional en los gastos comunes de un sueldo mensual y ya van cerca de 5 meses de Licencia del trabajador.

editor

Nuestro trabajo

El trabajo que desarrollamos -principalmente a condominios- se enfoca en colaborar en la protección de la organización frente a determinados riesgos que enfrenta normalmente, ejemplo cumplimiento de la normativa vigente.

Por ejemplo los Reglamentos Internos de Higiene y Seguridad o de Orden, Higiene y Seguridad, o de Higiene y Seguridad para piscinas de uso público restringido, son en primer lugar para cumplir la norma vigente, y evitar en muchos casos las sanciones por el incumplimiento, ya que son varios los empleadores que solicitan los reglamentos solamente luego de ser fiscalizados.

Pero también es entregar al empleador, una seguridad legal frente a accidentes del trabajo graves o fatales, pues estos reglamentos son la primera acción frente a la obligación de seguridad que tiene el empleador con sus trabajadores y cuya exigencia se encuentra radicada en el artículo 184, del código del trabajo, que nos previene que el empledor debe realizar todas las acciones necesarias para proteger la vida y la salud de los trabajador.  

Desafortunadamente son muchos los empleadores que desconocen esta materia, y solamente toman conciencia de ella cuando enfrentan una demanda por un accidente del trabajo, pero infortunadamente en un momento en que ya no pueden realizar alguna acción en fin de protegerse legalmente.

Luego viene informar los riesgos del trabajo. 

Estas dos actividades, confección del reglamento interno e informar los riesgos del trabajo, son actividades sencillas, pero que deben ser realizadas en forma permanente, cada vez que se contrate a un nuevo trabajador o cuando se genere una nueva función que genere nuevos riesgos para el trabajador.

Si ello no se realiza, se genera un riesgo para el propio empleador.

El Reglamento de piscina.

Se conoce la exigencia que todos los condominios que cuentan entre sus instalaciones con una piscina, deben contar durante todas las horas de funcionamiento con personal salvavidas y de primeros auxilios. Pero existe la alternativa de implantar un Reglamento que exime al condominio de contratar al personal indicado.

En ese reglamento, se incluyen las medidas de para prevenir accidente por inmersión, para evitar la contaminación del agua, las prohibiciones, los horarios de uso, las personas que pueden ocupar la piscina y las que no, etc. 

En definitiva se entrega a cada unidad del condominio las normas que se deben cumplir al momento de utilizar esa instalación.

El Plan de Emergencias. En cualquier organización un Plan de Emergencias es fundamental para planificar la manera en que se actuará para hacer frente a diferentes situaciones de emergencias que se pueden enfrentar, sean ellas originadas por la naturaleza, o bién por la actividad humana.  

En definitiva el mensaje que deseo transmitir, dice relación con que con las actividades mencionadas se esta reduciendo la incertidumbre frente a diversas situaciones que pueden afectar a la organización: condominio, restaurant, empresa, por ejemplo. Esas situaciones pueden ser fiscalizaciones, accidentes, desastres naturales,  etc.

Le invito a visitar nuestro sitio web www.eladministrador.cl y conocer mas de nuestras actividades.

editor

     
 

Lo que no se debe hacer

Revisando los antecedentes de un empleador que me ha encargado la solicitud de rebaja de la CAD, observé que en su Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, señala que los riesgos del trabajo serán informados a los nuevos trabajadores, al momento de ser contratados.

Esa expresión se convierte en ley al interior de la organización y debe cumplirse en forma obligatoria.

Pero en el caso que he revisado no es así. No se le informan los riesgos en el  momento en que se contrata a las personas.

En definitiva el empleador se autoasigno una exigencia que no cumple.

Que sucede entonces si a un trabajador le ocurre un accidente grave o fatal.

En los tribunales se le va a hacer notar que además de la exigencia normativa sobre informar los riesgos del trabajo, el propio empleador aumento su responsabilidad, pues determinó en forma voluntaria que al momento de contratar a un nuevo trabajador se le informaría de los riesgos de su trabajo, situación que no se cumplió.

Entonces si el empleador se impone a si mismo, una norma como la comentada, debe cumplirla al 100 por ciento, contrata a un empleador y le informa los riesgos, antes de comenzar su primer día de trabajo.

Pero no ponga esa norma si no la va a cumplir o incluso si comprueba que se encuentra en su Reglamento, cambiela hoy mismo, por una más favorable a la organización.

editor  

Reglamento Interno de Higiene y Seguridad

Desafortunadamente, son muchos los empledores que a éste documento no le asignan ni ninguna relevancia, es para ellos solamente una exigencia molesta que deben cumplir.

Incluso muchos ni siquiera lo tienen implementado, demostrando con ello, la ninguna importancia que le asignan. 

He confeccionado más de trescientos Reglamentos Internos, ya sea de Higiene y Seguridad o de Orden, Hgiene y Seguridad, a empleadores de práctcamente todo el país, el primero exigido por la ley de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales a todos los empleadores, y el segundo exigido por el código ddel trabajo a los empleadores con 10 o más trabajadores.

En razón de ello he aprendido algunas situaciones que deben incorporarse al Reglamento a objeto de proteger la responsabilidad legal del empleador en caso de un accidente grave o fatal. Señalo estos dos tipo de accidentes, habida cuenta a que, más temprano que tarde, existirá una demanda en contra del empleador.

Y existen dos situaciones buen precisas que deben tenerse en mente, y que en cualquier demanda por accidentes del trabajo se le exigirá al empleador demandado, que acredite:

1.  Que tenga implementado el Reglamento Interno que le corresponda, de acuerdo a la cantidad de trabajadores que tenga contratado, y

2.  Que haya informado los riesgos del trabajo.

Esas dos exigencias son claves para mantener una defensa decorosa y no estar argumentando circunstancias que solamente van a demostrar (y empeorar) su frágil situación frenta a una demanda.

Ahora bien, con el desarrollo del Reglamento que le corresponda ya cumple la primera obligación.

La segunda obligación tiene varias formas para ser cumplida, y también depende de la cantidad de trabajadores que se tenga contratado, a saber:

1.  Si tiene más de 25 trabajadores, de 26 hacía arriba y hasta 100, debe hacerlo a traves del Comité Paritario de Higiene y Seguridad.

2.  Si tiene mas de 100 trabajadores, la obligación se debe cumplir a través del Departamento de Prevención de Riesgos.

3.  La interrogante es saber como se cumple cuando se tienen 25 o menos trabajadores,  La respuesta es mas sencilla de lo que se pueda estimar:  la exigencia se cumple de la forma que el empleador lo estime mas oportuno.

Pero esta situación debe estar descrita en el mismo Reglamento y citar la norma legal que así lo permite.

Es evidente que si el empleador desea agregar charlas de capacitación, tambien lo puede hacer.

Todo ello con la finalidad de proteger la responsabilidad legal del empledor frente a una demanda judicial, en caso de un accidente grave o fatal, en la cual se demanda el pago de millonarias indemnizaciones. Este punto no lo descuide nunca.

La recomendación es entonces cumplir sus obligaciones de una manera que se sea de ayuda, analice estos puntos en su Reglamento, si no los tiene, o peor aún, si no tiene el Reglamento que le corresponda, esta francamente en una situación muy desmejorada para enfrentar una acción judicial en su contra.

Mas información.

editor

Plazo para solicitar rebajas de la CAD

Estamos en pleno proceso de la reevaluación de la Cotización Adicional Diferenciada, CAD. El próximo proceso es en dos años, esto es: segundo semestre de 2017.

Es importante ésta materia para los condominios, cuya fuente de financiamiento son -generalmente- solamente los comuneros que efectuan su contribución a los gastos comunes de acuerdo a su proporción de los derechos condomnales.. 

Entonces, si bajan las cotizaciones, también baja la contribución de cada comunero, es todo un ahorro.

Ahora bien, durante éste mes de Octubre, se deben responder las cartas que han enviado los diferentes organismos administradores con la información pertinente de cada cada empleador.

Muchos empleadores no toman en cuenta esta carta, lo sé pues lo he visto directamente, no le otorgan ninguna importancia, teniendola y mucha.

Para muestra un boton.

Un empleador al cual le he realizado varios trabajos, me ha encargado que solicite la rebaja de su CAD, que puede rebajarla en un 2,38% y otro caso en un 0,68%.  Estas rebajas ya podría haberlas solicitado en años anteriores, pero no se hizo.

Este año le explique que podría hacerlo y me ha encargado ese trabajo.

Resumiendo, puede rebajar $ 170.000 cada mes, y como la nueva CAD dura 2 años, hasta el próximo proceso en 2017, el total que va a ahorrar, es de $ 170.000 x 24 meses =   $ 4.080.000

Pero no es solamente ese el trabajo. 

Además se le indica, cual es el máximo de días que puede perder a causa de accidentes del trabajo para los dos años siguientes para permanecer en la misma tasa adicional, que ahora será de 0%, pagará solamete la cotización basica de 0,95%

Además, también va a poder solucionar una tarea que generalmente no se toma con la importancia que tiene, cual es la Obligación de Informar los Riesgos a los Trabajadores.

El empleador del ejemplo, tiene su Reglamento Interno que le corresponde, allí aparecen algunos riesgos del trabajo, a ello en su Reglamento incorpora la Obligación de Informar a los trabajadores de los riesgos al momento de efectuar su contratación.

El asunto del Reglamento tal y como lo tiene es meramente a modo de exposición y luego no se Informa de los Riesgos al momento de la contratación.

El empleador tiene menos de 25 trabajadores y no tiene entonces la obligación de implementar un Comité Paritario de Higiene y Seguridad, y su Reglamento indica que debe informar los riesgos del trabajo a traves de su Comite Paritario o de su Departamento de Prevención de riesgos.

Pero como ya he indicado, por la cantidad de trabajadores,  no tiene la obigación ni del Comité Paritario y menos del Departamento de Prevención de Riesgos, entonces como cumple su obligación de informar los riesgos al momento de la contratación del personal?

La única forma es que un Prevencionista lo hiciera, o el propio empleador, pero no se hace ni lo uno ni lo otro.

¿Cómo se informa en este caso?

 El art. 23, del Decreto 40, dispone que el empleador lo puede hacer de la manera que lo estime necesario, pero esa manera debe estar señalada en el Reglamento Interno para proteger la responsabilidad del empleador en caso de una demanda por accidentes del trabajo, ya que una de las primeras aclaraciones que deberá realizar ante un tribunal es que si informó los reisgos del trabajo al trabajador accidentado.

Y de la manera descrita se puede acreditar.

Pero la Entrada es respecto a la CAD.

La recomendación es entonces a revisar la carta que le ha llegado de su organismo administrador y si no le ha llegado, acercarse a dicho organismo y solicitarla,.  usted puede eventualmente poder acceder a una buena rebaja de su CAD, pero si usted no hace nada, nadie lo hara por su condominio o empresa.

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Reglamento para piscina en condominios

Nuevamente escribo para comentar la alternativa que tienen los condominios que, entre sus instalaciones cuentan con una piscina.

La norma vigente señala que durante todas las horas de uso de la piscina, el condominio debe mantener personal salvavidas y de primeros auxilios, esto es una obligación.

Sin embargo, la misma norma legal, nos señala que si el condominio cuenta con un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para uso de la piscina, pueden eximirse de la contratación del personal indicado anteriormente. 

Nuestra propuesta, se encuenta dirigida a dar la solución a traves de la alternativa del Reglamento Interno, en atención por ejemplo, de las siguientes razones:

1. Costo. Como Administrador, conozco la problematica de los gastos comunes y de la sensación que tienen los comuneros respecto a que según ellos, los gastos comunes aumentan todos los meses. Entonces contratar personal salvavidas y de emegencias por toda una temporada, puede significar un aumento que los comuneros no esten dispuestos a financiar.  El Reglamento lo paga solamente una vez y en una cantidad inmensamente inferior.

2.  Uso de la instalación. Muchas personas en los condoinios no usan la piscina. Si la usan los adultos mayores es para tomar un poco de sol pero nunca ingresan al agua. 

3.  Claridad de las normas. Con un Reglamento es posible entregar normas claras a todas las unidades del condominio, y en consecuencia hacerlas respetar.

4.  Radiación UV. Entre esas normas, se entregan algunas para protegerse de la radiación ultravioleta de origen solar.

5.   Se entregan normas para evitar accidentes por inmersión y por contagio de enfermedades a traves del agua.    

Al menos por las razones indicadas, estimamos que la alternativa propuesta debiera ser de interés a los condominios, y en cierto modo, los mas de un centenar de Reglamentos ya confeccionados a condominios de prácticamente todo el país, nos estaría dando la razón.

Ahora que la nueva temporada de verano se nos viene encima, es el tiempo oportuno para implementar en su condominio un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad para piscinas de uso público restringido, como es el caso de aquellas construidas en los condominios.

Ahora bien, si no desea el Reglamento, debe obligatoriamente contratar personal, y en ese sentido, no recomendamos autorizar el uso de una pisicna sin que no tenga algunas de las dos alternativas comentadas, hacerlo es una exposición a un riesgo de manera innecesaria e inexcusable.

Mas información.

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