De las consultas que me han llegado, una traía una información sobre una Auditoria que se había efectuado en su Condominio.
Luego de haberse realizado en trabajo, se detecto un faltante de dinero de 39 millones de pesos. (He conocido otros casos mas graves)
¿De quién es la responsabilidad allí?
En mi opinión la Asamblea tiene responsabilidad, pero no tanta como pudiera parecer. Se puede pensar que ella puede exigir una Rendición de Cuentas, y en muchas ocasiones algunos copropietarios la solicitan, pero se lleva a votación y adivinen quien gana esa votación, ... exacto, aquellos que no quieren la auditoria, y se entregan los argumentos de rigop, que es un trabajo caro, que es lento, que esto y lo otro, al final nos e hace nada, y pasa lo que no es posible evitar por falta de control, la comunidad pierde de alguna manera sus fondos.
Ahora, las personas que firman los cheques son los directos responsables de que ocurra ello, y debieran responder de sus actos.
Pero todo eso ya pasó, ¿y que se hace para evitar que se reputa la misma situación?
Lo que debiera hacerse es que por norma general de administración, todos los ingresos deben ser depositados, nada y por ningun motivo debe quedar para financiar gastos sean estos urgentes o no lo sean.
Entonces cuando deba revisarse en una auditoría o por la comisión revisora de cuentas que elija cada condominio, las cosas debieran estar muy claras, cuánto se recaudó un día y cuánto se depositó, la diferencia siempre debiera ser "0"
Todos los pagos deben ser efectuados con la emisión de un cheque, y el manejo de un Fondo Fijo, si lo hubiera, tambien debiera tener su propio procedimiento. Si las empresas pequeñas lo tienen, ¿porqué no puede tenerlo un condominio?
Existen varios tipos de control pero para los efectos que nos interesa, dos son en los que no debieramos poner atención: a) el control previo a cada operación y b) el control posterior.
Durante mucho tiempo efectué Auditorias a traves del país en una empresa pública, luego me auditaron mi trabajo, ya en el sector privado.
A muchas personas no les gusta que le revisen el trabajo, y muchas personas también no saben como hacerlo. La idea que deben manejar las Comisiones Revisoras de Cuentas y también los Administradores, es que con ese trabajo no se está buscando irregularidades o situaciones similares, sino que se busca que el trabajo se esté desarrollando de acuerdo a las normas administrativas que el mismo condominio se ha impuesto, y entre todas ellas debe estar, aquella que he nombrado, en el sentido que todos los días debe efectuarse un deposito por todo el dinero recaudado, sin excepciones.
Aqui no vale el dicho que la excepción hace la regla.
La regla es que todos los ingresos deben depositarse en forma diaria
Ahora la persona que es revisada, en este caso el Administrador, debe entender que siempre ese trabajo le traerá beneficios, pues su trabajo siempres será transparente. Al comienzo puede no agradarle la revisión pero de todas formas se debe dar cuenta en su fuero intimo, que el trabajo le beneficia, pues si ha cometido algún error puede rectiificarlo a tiempo, y llegar finalmente a fines de año con un trabajo realizado en forma correcta.
Los señores copropietarios tiene mucho que hacer y decir en ésta materia.
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